New features

• Betaallinks versturen: je kunt vanaf nu ook losse Mollie betaallinks (zonder factuur) versturen. Dit is handig voor betalingen van particulieren, voor wie het niet verplicht is om facturen te versturen. Je kunt de betaallink kopiëren vanuit de pop-up om de e-mail te versturen (3 puntjes naast het kruisje), of vanuit de 3 puntjes bij de juiste regel in het kasboek. Let op: je moet hiervoor de account instelling ‘Betaallink kunnen kopiëren in het Kasboek’ aan hebben staan.
• Factuurregels kopiëren: het was al mogelijk om gehele facturen te kopiëren, maar nu kun je ook de losse regel op een factuur kopiëren en vervolgens wijzigen.
• Factuur e-mail pop-up uitschakelen: voorheen kreeg je altijd pop-up met de mogelijkheid om een e-mail te versturen na het aanmaken van de factuur. Dit is echter niet voor iedereen van toepassing. Voor die mensen is er nu de mogelijkheid om dit uit te schakelen. Dit kun je doen door de account instelling ‘Factuur e-mail scherm tonen’ uit te zetten. De factuur wordt dan na opslaan direct aangemaakt, en je krijgt geen pop-up meer. Indien je de factuur toch nog wilt mailen kun je dat doen via de 3 puntjes achter de Kasboek regel.
• Wijzigingen IB proces: het proces van de inkomstenbelasting is verbeterd op basis van bevindingen van vorig jaar. Er zijn een aantal vragen verduidelijkt, en een aantal extra vragen toegevoegd. Na het (compleet) invullen van alle gegevens krijg je een schatting wanneer je ongeveer aan de beurt bent. Daarnaast is het niet meer verplicht om een afspraak in te plannen om je aangifte te bespreken. En geen paniek als je de vragenlijst nu nog niet ziet. Deze gaan we ergens de komende weken uitzetten.

• Nieuwe datepicker: in het offertescherm en het kasboek is het vanaf nu mogelijk om flexibeler te zijn in het maken van selecties. Je kunt super snel een jaar, kwartaal of maand selecteren. De “YTD” functie laat automatisch alles van dit jaar t/m vandaag zien (waarmee je al je toekomstig geplande facturen eruit kunt filteren), en tot slot is het ook mogelijk om je eigen custom selectie te maken. Daarnaast is er in het kasboek de mogelijkheid toegevoegd om je resultaten voor een heel jaar (in plaats van per kwartaal) te laten zien.
• Preview bon: bij het toevoegen van een uitgave krijg je nu (mits je op een groter scherm werkt) een preview van de bon te zien. Zodoende kun je nog minder snel foutjes maken bij het overnemen van de juiste gegevens.
• Privégebruik investeringen: bij het toevoegen van investeringen is er een nieuw gegeven bij gekomen, namelijk het privégebruik. Op deze manier kunnen jullie die meteen invoeren in de app. En hoeven wij deze niet aan het einde van het jaar nog bij jullie op te vragen voor het maken van correcties.
• Bugfixes bij meerdere templates/handelsnamen: als je meerdere handelsnamen gebruikt dan werd dit niet onthouden met het omzetten van een offerte naar een factuur, nu is dat wel het geval. Hetzelfde geldt bij het kopiëren van een factuur als je meerdere factuur templates gebruikt.
• Bijlage toevoegen bij offertes: als je naast de algemene voorwaarden nog extra bijlages wilt toevoegen bij offertes dan kan dit vanaf nu. In dat geval klik je voor het versturen op de 3 puntjes naast het kruisje, en kun je daar een bijlage toevoegen (vergelijkbaar als bij facturen).
• Regelopmaak bij offerte/factuurregel: als je graag enters of zelfs wiltregels wilt gebruiken in je offerte- of factuurregels dan kan dat door <br> in je tarief en/of vrije regel te zetten. Elke <br> staat voor 1 enter.
• Minder to do’s: voor verzekeringskosten, personeelskosten en bankkosten zul je vanaf nu geen to do’s meer ontvangen om nog een bon toe te voegen. Voor deze categorieën is het namelijk logisch dat je geen bon of factuur ontvangt. Zorg wel altijd voor bewijs! Het kan bijvoorbeeld in het geval van een verzekering slim zijn om eenmalig je polis als bon te uploaden. Daarnaast zul je ook geen to do’s meer zien voor bonnen van toekomstige uitgaven, bijvoorbeeld in het geval van periodieke uitgaven.

• Shopify koppeling (bèta): we hebben een Shopify app gepubliceerd waarmee je automatisch bestellingen vanuit je webshop in je Paperdork account kunt zetten. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om automatisch Paperdork facturen naar je webshop klanten te versturen. Als je deze koppeling wilt gebruiken dan raden we je aan om dit artikel goed door te lezen. Let op: houd er rekening mee dat dit een eerste bètaversie is, waarin het (ondanks het vele testen) altijd kan voorkomen dat er nog bugs zitten. Het is dus aan te raden om vooral in de eerste periode goed te monitoren.

• Woocommerce koppeling (bèta): we hebben een Wordpress plugin gepubliceerd waarmee je automatisch bestellingen vanuit je webshop in je Paperdork app kunt zetten. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om automatisch Paperdork facturen naar je webshop klanten te versturen. Als je deze koppeling wilt gebruiken dan raden we je aan om dit artikel goed door te lezen. Let op: houd er rekening mee dat dit een eerste bètaversie is, waarin het (ondanks het vele testen) altijd kan voorkomen dat er nog bugs zitten. Het is dus aan te raden om vooral in de eerste periode goed te monitoren.
• Zapier koppeling (bèta): het is nu mogelijk om de Paperdork app te koppelen met duizenden andere apps middels de tool Zapier. Via Zapier kun je allerlei processen op een laagdrempelige manier (zonder programmeerkennis) automatiseren. Om een idee te krijgen van wat er mogelijk is en hoe het werkt kun je er alles over lezen in dit artikel. De basisversie voor Zapier is gratis, maar voor bepaalde automatiseringen kan het zijn dat je een (betaald) premium account nodig hebt. Let op: houd er rekening mee dat dit een eerste bètaversie is, waarin het (ondanks het vele testen) altijd kan voorkomen dat er nog bugs zitten. Het is dus aan te raden om vooral in de eerste periode goed te monitoren.

Heb jij een Shopify webshop? Nog even geduld! De Shopify koppeling staat hierna op de planning 🙂 Wij raden je dus aan om dat nog even af te wachten. Zonde om daarvoor in de tussentijd een duur Zapier account voor aan te schaffen.

• Periodieke facturen: het is vanaf nu mogelijk om periodieke facturen aan te maken. Daarmee wordt er automatisch een reeks aan facturen ingepland, handig als je werkt met abonnementen. De periodieke facturen is optionele functie die je zelf moet aanzetten via de account instellingen. De instelling verschijnt wanneer je ook de account instelling “Concept facturen maken en inplannen” hebt aangezet. Let op: periodieke facturen is een wat meer geavanceerde optie waarbij het handig is dat je weet hoe dit in zijn werk gaat. Wij raden je aan om eerst dit artikel met uitleg te lezen voordat je er zelf mee aan de slag gaat.
• Datumtags: voor periodieke facturen is het handig als je automatisch de periode op de factuur kunt zetten waarop deze betrekking heeft. Dat kun je vanaf nu doen met datumtags. Meer informatie over deze feature vind je ook in bovenstaand artikel over de periodieke facturen.

• Concept facturen: het is vanaf nu mogelijk om gegenereerde facturen eerst als concept op te slaan. In dat geval is het – in tegenstelling tot reguliere facturen – mogelijk om de facturen na het opslaan als concept te wijzigen. Wanneer een concept factuur wordt verzonden is deze pas definitief en krijgt deze ook een definitief factuurnummer. Om van deze functie gebruik te kunnen maken moet je de account instelling “Concept facturen maken en inplannen” aan hebben staan. Als deze instelling is geactiveerd ontstaat er naast de opslaan knop bij het maken van facturen een pijltje waarmee je de een concept kunt aanmaken i.p.v. definitief opslaan.
• Facturen inplannen: naast het maken van concept facturen is het met de nieuwe instelling ook mogelijk om facturen in te plannen om te versturen op een later moment. Je kunt zelf een datum en tijdstip kiezen waarop je de factuur wilt verzenden. Houd er daarbij rekening mee dat er enkele minuten vertraging in kan zitten en dat het dus kan zijn dat de factuur een paar minuten later wordt verzonden. Deze instelling werkt op een vergelijkbare manier als de conceptfacturen.

• Betaalherinneringen: deze functie kun je aanzetten via de account instellingen. Met betaalherinneringen kun je eerste en tweede betaalherinneringen versturen op het moment dat een factuur niet is betaald. De eerste betaalherinnering kun je versturen vanaf 1 dag nadat de betaaltermijn verstreken is. De tweede betaalherinnering kun je versturen vanaf 14 dagen nadat de 1e betaalherinnering verstuurd is. Je hebt zelf invloed op welke klant je wel of niet een betaalherinnering verstuurt. De inhoud van de betaalherrineringsmails pas je aan bij je templates (Bedrijfsinfo > Facturatie > Templates).
• Bijlage toevoegen bij de factuur: in het pop-up scherm voor het verzenden van een gegenereerde factuur vind je nu 3 puntjes (naast het kruisje) waarmee je o.a. een bijlage kunt toevoegen bij het versturen van een factuur. Dit kan handig zijn voor bijv. urenspecificaties.
  Let op: gebruik dit niet voor het meesturen van je algemene voorwaarden. Als je jouw algemene voorwaarden pas verstuurt met je factuur ben je te laat en zijn ze niets rechtsgeldig. 
• Opschoning klantgegevens: het contactgegevens onderdeel bij het aanmaken van een factuur is versimpeld. Je krijgt nu 1 veld waarin je de klantnaam/bedrijfsnaam kunt typen. Indien deze wordt herkend uit het klantenbestand kun je deze selecteren, indien dit een nieuwe klant is kun je een nieuwe klantrecord aanmaken (die wordt dan ook automatisch aangemaakt in het klantenbestand). Bij particuliere klanten verdwijnt tevens ook de naam van de contactpersoon (die staat immers dan al bij de klantnaam).
• Referentieveld optioneel: het referentieveld op de factuur is een account instelling geworden omdat dit voor veel ondernemers niet van toepassing is. Hiermee maken we het scherm voor het maken van een factuur weer een beetje overzichtelijker. Als je toch graag referenties op een factuur wilt zetten kun je dit dus activeren via de account instellingen
• Wijzigingen (factuur)nummering: factuurnummers (voor zowel inkomsten als uitgaven) en offertenummers kun je nu zelf gemakkelijk aanpassen. Via Bedrijfsinfo > Facturatie kun je nu zelf instellen wat je als format wilt en wat het volgende nummer moet worden. Indien je een jaartal in de nummering hebt verwerkt dan kun je ook instellen dat het volgnummer elk jaar opnieuw op 1 begint.
• Bonnummer uitgaven: bij uitgaven is het bonnummer standaard verdwenen. Wij geven automatisch nummers 1 t/m 100 etc. Indien je toch graag zelf de nummering bij uitgaven wilt aanpassen (hoeft niet van de Belastingdienst!) dan kun je dit aanzetten via de account instellingen.
• Crediteren: je kunt nu een factuur heel gemakkelijk crediteren door via de puntjes naast de kasboekregel op ‘Crediteren’ te klikken. De factuur krijgt dan de titel Creditfactuur, de factuurregels worden negatief en de betaalgegevens verdwijnen van de factuur. Let op: met deze functie crediteer je de gehele factuur. Het is (nog) niet mogelijk om facturen via deze button gedeeltelijk te crediteren.
• Particuliere facturen: bij particuliere facturen wordt de btw regel nu weergegeven met de tekst “waarvan btw” om duidelijker te maken dat bij het subtotaal bedrag de btw al inbegrepen zit.
• Land op factuur: als je facturen naar het buitenland verstuurt dan staat nu ook bij jou eigen adresgegevens het land op de factuur.