Op vakantie als zzp’er zonder stress: dit moet je regelen

Vakantie als zzp’er is fundamenteel anders dan vakantie als werknemer. Geen vakantiegeld, geen collega die je werk overneemt en doorlopende inkomsten zijn niet langer vanzelfsprekend. Veel zzp’ers nemen daarom te weinig vakantie. Of gaan op pad met een rugzak vol ‘had ik nog niet die factuur moeten sturen?’-stress. Dat hoeft niet. Met de juiste voorbereiding kun je als zzp’er net zo ontspannen op vakantie als iedere werknemer. In dit artikel lopen we erdoorheen: van hoeveel vakantie als zzp’er eigenlijk realistisch is, via de financiële en administratieve voorbereiding, tot écht offline gaan en weer terugkomen zonder achterstand.

Hoeveel vakantie is realistisch voor een ondernemer?

Werknemers hebben minimaal 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. Als zzp’er heb je geen wettelijke regeling. Jij bepaalt zelf hoeveel je opneemt. In de praktijk nemen veel zzp’ers daardoor te weinig vakantie. Logisch, want vakantie kan betekenen dat er een tijdje geen omzet binnenkomt. Toch is 4 tot 6 weken vakantie per jaar gangbaar. Bedenk: vakantie is geen luxe, maar ook gewoon gezond. Wie zichzelf nooit uitschakelt, wordt op een gegeven moment door zijn lichaam uitgeschakeld. Plan daarom minimaal 4 weken vakantie. Blok het in je agenda, zodat je niet in de valkuil trapt van werk dat ‘even’ tussendoor moet. .

Vakantiegeld als zzp’er

Werknemers krijgen automatisch 8% vakantiegeld bovenop hun loon. Zzp’ers krijgen niks. Dat betekent dat je het zelf moet reserveren. En 8% is daarbij eigenlijk een ondergrens, geen ideale richtlijn. Waarom? Omdat je vaste lasten doorlopen terwijl je (afhankelijk van je bedrijf) mogelijk geen omzet maakt. Je bedrijfsverzekering, je telefoonabonnement, je software, je AOV: alles blijft maandelijks van je rekening gaan. Voor zzp’ers is 10 tot 15% reserveren realistischer. Bij €60.000 winst per jaar zit je dan tussen de €500 en €750 per maand.

Tip: zet je eigen ‘vakantiegeld’ eventueel opzij op een aparte spaarrekening. Plan de overboeking automatisch in op de dag dat je factureert. Wat je niet ziet, mis je niet.

Wat regel je vooraf in je administratie?

Hier komt het praktische werk. Begin 2 tot 4 weken vóór vertrek, niet de week voordat je gaat.

Verstuur openstaande facturen op tijd

Klanten hebben gemiddeld 14 tot 30 dagen om je factuur te betalen, en grote opdrachtgevers nemen vaak nog langer. Verstuur je facturen 3 weken vóór vertrek, dan komt het geld nog binnen tijdens of vlak na je vakantie. Stuur je ze pas in de week dat je vertrekt, dan moet je na thuiskomst beginnen met herinneringen.

Bewaak je openstaande facturen

Loop de openstaande facturen (je zogenaamde debiteuren) door en stuur waar nodig een herinnering vóór je weggaat. Een vriendelijke betaalherinnering ongeveer 10 dagen voor vertrek doet meestal wonderen. Het voorkomt cashflow-problemen tijdens je vakantie en de stress van een leeg saldo bij thuiskomst.

Plan je btw-aangifte vóór vertrek

Vooral relevant in juni en juli: de btw-aangifte over Q2 moet uiterlijk 31 juli ingediend en betaald zijn. Ga je in juli op vakantie? Zorg er dan voor dat je in juni alles al netjes bijgehouden hebt en klaar hebt staan. In juli is het dan alleen nog een kwestie van de laatste facturen toevoegen, en dan ben je klaar. Wacht in elk geval niet tot na je vakantie, want dan loop je het risico op een boete. De Belastingdienst houdt helaas géén rekening met jouw vakantie 😉

Communicatie met klanten en samenwerkingspartners

Hoe je dit aanpakt bepaalt voor een groot deel hoeveel rust je tijdens je vakantie ervaart.

Informeer klanten 2 tot 4 weken vooraf

Stuur een korte mail aan klanten waarmee je op dat moment werkt: wanneer je weg bent, wanneer je terug bent, en of er iets is dat ze nu nog even snel moeten regelen. Het geeft hen ruimte om te plannen en jou ruimte om zonder vragen te vertrekken.

Stel een goede out-of-office in

Vermijd vage ‘Ik ben afwezig’-mailtjes. Wat erin moet:

• De exacte datum waarop je weer reageert
• Eventueel een alternatief contact voor echte spoed
• Wat ze van jou kunnen verwachten (bijvoorbeeld: ‘Ik beantwoord je bericht binnen 3 werkdagen na 22 juli’)

Een goede out-of-office voorkomt frustratie bij klanten en de drang bij jezelf om ‘even snel’ te reageren.

Maak afspraken voor echte noodgevallen

Heb je klanten waarvoor een noodgeval kan optreden? Spreek dan vooraf een backup af: een collega-zzp’er die kan opvangen, of een afspraak over wat een spoedgeval is en wat niet. Zonder die afspraak ga je zelf invullen wat spoed is en dat is niet goed voor je vakantiegevoel.

Of toch een workation? Werk en vakantie combineren

Voor sommige zzp’ers is 100% offline gaan geen optie. Misschien werk je voor internationale klanten, heb je een eenmanszaak zonder backup, of vind je het gewoon prettig om te blijven werken in een mooie omgeving. Een workation kan dan een uitkomst zijn: een paar werkdagen op een vakantielocatie combineren met vrije tijd.

Voordelen: je werkt in een andere setting, je kunt langer wegblijven, en je hoeft niet voor honderd procent een vervanging te regelen. Nadelen: afleiding van vakantievibe, tijdverschil bij buitenlandse bestemmingen, en het risico dat je werkdagen uitlopen omdat je toch ‘even’ iets nakijkt.

In hoeverre je zo’n workation mag meenemen als zakelijke kosten leggen we uit in ons artikel in hoeverre is een werkvakantie of workation aftrekbaar?

Tijdens je vakantie: hoe (bijna) écht ontspannen?

De voorbereiding is gelukt, je zit op je bestemming. Maar wij weten zelf ook: het hoofd van een ondernemer zit nooit stil. Hoe zorg je dat je werkbrein écht uitschakelt? Een paar dingen die kunnen helpen:

• Vaste e-mailmomenten in plaats van continu checken. Bijvoorbeeld eens per 3 dagen, maximaal 15 minuten. Buiten die momenten: telefoon weg.
• Notificaties uit. Niet alleen e-mail, ook WhatsApp Business, Slack, je zakelijke Instagram of welk kanaal je ook zakelijk gebruikt.
• Fysieke afstand tot je laptop. Laat hem in de koffer, of beter nog: thuis. Een telefoon is voor de meeste werkzaken al genoeg, en die heb je toch wel mee.

Eerlijk: 100% offline lukt vrijwel geen enkele zzp’er. Er komt altijd wel iets binnen waarvan je denkt ‘even snel’ (guilty). Maar 80% offline is al een mooie prestatie en geeft je vakantie het meeste rendement.

Terugkomen zonder direct vol gas

De manier waarop je terugkomt bepaalt hoe lang je vakantie-effect aanhoudt. Een paar tips:

• Plan je eerste werkdag bewust zonder afspraken. Gebruik die dag om je inbox door te werken, je administratie weer op de rit te krijgen en mentaal op te starten.
• Prioriteer e-mails op spoed, niet op volgorde van binnenkomst. De meeste vragen die op dag één van je vakantie binnenkwamen, hebben zichzelf inmiddels opgelost.
• Plan eventueel een rustige eerste week zonder grote nieuwe projecten. Als je net 3 weken niet hebt gewerkt is het niet realistisch om weer meteen op volle snelheid vooruit te gaan.

Hoe beter je deze terugkomperiode inricht, hoe groter de kans dat de vakantie ook na drie weken nog voelt als vakantie.

Vakantie als zzp’er kost meer voorbereiding dan vakantie als werknemer. Daar valt niets aan te veranderen. Maar met een goede planning vooraf, eerlijke communicatie met klanten en de discipline om écht weg te zijn, kun je perfect ontspannen. Het belangrijkste: zie vakantie niet als luxe, maar als onderdeel van duurzaam ondernemen.

Snel vraag & antwoord