(Business) coach en online cursussen: niet zomaar aftrekbaar!

We zien dat steeds meer ondernemers flinke coachingstrajecten en prijzige (online) cursussen afnemen. Als je de aanbieders achter dit soort trajecten en cursussen mag geloven kan dat allemaal zakelijk. Maar, is dat wel zo? Groot grijs gebied. Dat is eigenlijk de korte samenvatting van dit artikel. En spoiler alert: regelmatig zijn kosten voor een (business) coach of online cursus niet aftrekbaar. Ondanks dat de wetgeving (nog) geen specifieke harde uitspraken heeft over een dergelijk aanbod zoals dit nu veel aangeboden wordt, zijn er wel wat handvatten om op te letten. Die zetten we in dit artikel voor je uiteen.

Wat is er al wel bekend over business coaching en online cursussen?

Het is natuurlijk niet het geval dat er nog helemaal geen regels zijn. Vanuit de belastingwetten en jurisprudentie (uitspraken van de rechter) is namelijk al wel het een en ander bekend. Wij zetten de belangrijkste gerelateerde regels voor je op een rijtje.

Algemene regel zakelijke kosten

Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. – Belastingdienst.

Kortom: als je kosten opgeeft in je zakelijke aangiftes, dan is het altijd belangrijk om aannemelijk te maken dat je deze kosten nodig hebt voor je bedrijf. Bedenk dus goed of het in de essentie zakelijke kosten zijn, of meer privékosten (waarbij het niet wegneemt dat je er niet ook zakelijk van kunt profiteren).

Aftrekbaarheid van zakelijke studiekosten

Als uw studiekosten zakelijk zijn, zijn ze aftrekbaar. Dat is dus het geval als u de kosten maakt in het belang van uw onderneming. Maar de kosten zijn alleen aftrekbaar als u ze maakt om bestaande vakkennis uit te breiden. Als u de kosten maakt om nieuwe kennis te verwerven, zijn de kosten niet aftrekbaar als zakelijke kosten. – Belastingdienst.

Echter deze bewoording is in onze ogen ook enigszins onhandig gekozen. In jurisprudentie wordt namelijk met andere woorden gesproken. In jurisprudentie wordt gesproken over studiekosten als aftrekbare kosten voor ondernemers indien ze tot doel hebben om de verworven vakkennis op peil te houden. Met op peil houden wordt in dat geval gerefereerd naar vakkennis die je nodig hebt en moet blijven aanvullen om te voorkomen dat je ondernemingsactiviteit er economisch op moet inboeten (bron: NTFR 2017/136).

Studiekosten die geen zakelijke kosten zijn

Sinds 1 januari 2022 is er de subsidieregeling STAP-budget voor werkenden en werkzoekenden. STAP staat voor Stimulering Arbeidsmarktpositie. Het STAP-budget geldt niet voor ondernemers. Maar als uw studiekosten geen ondernemingskosten zijn, kunt u kijken of er wel STAP-budget voor u beschikbaar is in de privésfeer. – Belastingdienst.

Met het STAP-budget kun je dus alsnog een vergoeding krijgen voor studiekosten die niet zakelijk zijn. Maar let op: niet zomaar elke cursus of opleiding komt hiervoor in aanmerking. Een lijst met opleidingen die in aanmerking komen voor deze subsidie vind je in het STAP scholingsregister. Houd er wel rekening mee dat indien de studiekosten hoger zijn dan je aan STAP subsidie ontvangt, dat deze kosten dus ook niet zakelijk zijn.

Persoonlijke ontwikkeling

In 2016 is er een rechtszaak geweest waarbij een vrouw diverse kosten voor persoonlijke ontwikkeling heeft opgegeven als aftrekbare studiekosten (momenteel vervangen door het STAP-budget). Het ging in haar geval om een cursus omgaan met stress en woede, en een cursus ‘body & mind’. In haar ogen had zij deze uitgaven nodig voor het vinden en behouden van werk. De Belastingdienst heeft dit destijds niet geaccepteerd als aftrekbare scholingsuitgaven in het privé gedeelte van de inkomstenbelasting aangifte. Het Gerechtshof heeft de Belastingdienst in het gelijk gesteld. Hoewel er door de rechter werd onderkend dat de persoonlijke ontwikkeling wel degelijk nuttig is geweest, werd besloten dat dit in te ver verwijderd verband staat met het verwerven van inkomen uit werk en woning (bron: ECLI:NL:GHARL:2016:2550).

Het is goed om de kanttekening te maken dat de vrouw in de rechtszaak geen ondernemer was, en de aftrekbare scholingsuitgaven onlangs zijn vervangen door STAP-budget. Deze rechtszaak geeft echter wel een beeld van hoe de Belastingdienst en Het Gerechtshof met dergelijke uitgaven in het verleden zijn omgegaan.

Kosten moeten in verhouding staan met je winst

U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is. – Belastingdienst.

De Belastingdienst mag nooit zomaar “op jouw stoel gaan zitten” voor wat je als ondernemer wel of niet nodig hebt. Maar: je kosten moeten dus wel in verhouding staan met je winst. Maak je veel kosten, en is daar amper omzet voor terug te zien? Bedenk dan of de verhouding nog wel redelijk is.

Business coaching, of persoonlijke ontwikkeling?

Het aantal coaches is de afgelopen jaren exponentieel gestegen. Daar is de afgelopen tijd al genoeg over gezegd, en daar willen we ons nu verder niet in mengen. Wel vinden wij het interessant om te kijken in hoeverre dit soort (business) coachingstrajecten aftrekbaar zijn. Er wordt namelijk vrijwel altijd uitgegaan van wel – logisch gezien de term ‘business’ coaching – maar dat is zeker niet altijd zo. De inhoud van dergelijke trajecten verschilt namelijk enorm. Ga je aan de slag met jouw doelgroep, je verdienmodellen en strategie? Dan sta je sterk in het aantonen van de zakelijkheid van deze kosten. Maar: steeds vaker bevinden dergelijke coachingstrajecten zich op het snijvlak van spiritualiteit en/of (algemene) persoonlijke ontwikkeling. De kans is dan groot dat deze trajecten te algemeen zijn om in aanmerking te komen voor zakelijke aftrek. Daarnaast hebben we hierboven ook gelezen dat de Belastingdienst in het verleden ook streng is omgegaan met kosten voor persoonlijke ontwikkeling.

Online cursus: algemene kennis of op peil houden van je vakkennis?

Waarschijnlijk nóg populairder dan coaches op dit moment: (online) cursussen. Een meer laagdrempelige manier om ergens beter in te worden. Bij cursussen is er geen twijfel dat het om kennisontwikkeling gaat. En dus geldt de regel: als het gaat om het op peil houden van je eigen vakgebied dan is het zakelijk aftrekbaar, en anders niet (en kun je evt. gebruik maken van het STAP-budget). Bij een fotograaf die een cursus Photoshop voor gevorderden volgt is het duidelijk dat dit gaat om kennis op peil houden. Maar júist het aanbod met meer algemene cursussen is enorm toegenomen. Denk aan onderwerpen als law of attraction, human design, mindfulness, breathwork et cetera. We zien de cursussen regelmatig voorbij komen van ‘grote’ vrouwelijke ondernemers die influencers zijn op dit gebied. Maar: zijn dergelijke algemene cursussen wel aftrekbaar?

Uitkomst recente belastingcontrole

Uit een recente belastingcontrole bij een vrouwelijke ondernemer – waarvan wij de officiële uitspraak van de inspecteur in handen hebben – zijn alle kosten voor laatstgenoemde cursussen afgekeurd. In dit geval zelfs specifiek de cursussen van één van de ‘grote’ business influencers, die vaak beweren dat hun cursussen wél aftrekbaar zijn. Het oordeel van de inspecteur is dat de cursussen te algemeen zijn, en niet als doel hebben om ‘bij te blijven’ in het specifieke vakgebied waarin de ondernemer actief is. Het is wel toegestaan om voor dergelijke cursussen (indien mogelijk) gebruik te maken van het STAP-budget.

Uiteindelijk is het ook jouw persoonlijke situatie die telt

Een inspecteur zal bij een controle altijd kijken naar het complete plaatje. Jouw persoonlijke situatie is dus ook zeker wat telt. Want zoals we in het begin al noemden: jouw kosten moeten in verhouding staan met je omzet. Heb je al een tijdje een goed lopend bedrijf (met een goede winst)? Dan zal een inspecteur wellicht minder streng kijken naar een cursus of coachingstraject als dat slechts een fractie is van je omzet.

En ook hier geldt: de ene inspecteur is de andere niet. Grijze gebieden blijven lastig, die op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden. Dus zelfs als dergelijke kosten bij anderen wel worden goedgekeurd, kan het zijn dat ze bij jou alsnog worden afgekeurd.

En maak je geen zorgen: de Belastingdienst begrijpt echt wel dat je soms eerst moet investeren om een succesvol bedrijf op te bouwen. Maar: pas op bij structureel hoge kosten en weinig omzet. Één van de criteria om ondernemer te zijn is namelijk dat je winst moet maken. Als je allerlei coachingstrajecten en cursussen hebt opgevoerd als zakelijke kosten waarvan het resultaat niet/beperkt is terug te zien in de omzet, dan kan het zijn dat verliezen niet langer worden geaccepteerd door de Belastingdienst.

Vertrouw niet blindelings op de aanbieder, ga bij twijfel in gesprek met de Belastingdienst!

Wees al-tijd kritisch op de inhoud van online cursussen of coachingstrajecten. Is dit écht zakelijk? Of is het meer een persoonlijke aangelegenheid? Vertrouw nooit blindelings op het oordeel van de aanbieder, want die is subjectief. Vertrouw ook niet blindelings op de fabels die rondgaan op social media. Regelmatig horen we de “ja maar die ondernemer doet het al jaren”. Dat iemand dergelijke kosten heeft ingediend bij een aangifte, is geen bevestiging dat het ook mag. Vaak zijn deze ondernemers simpelweg nog nooit gecontroleerd. Ook zijn deze uitspraken vaak niet afkomstig of getoetst bij experts, of zijn ze niet direct op jou toepasbaar omdat je situatie anders is.

Ga hierover dus altijd in gesprek met je boekhouder, en niet te vergeten: bij twijfel ook met de Belastingdienst. Je kunt altijd vooraf een bindende uitspraak afdwingen middels een vooroverleg.