Snel en eenvoudig professionele offertes maken incl. online ondertekening
Paperdork is een innovatief boekhoudprogramma mét de persoonlijke hulp van een cijferbaas. De moderne app, beschikbaar in je browser en voor je mobiele telefoon, is ontworpen volgens het ‘keep it simple & clean’ principe. Een heel eenvoudig boekhoudprogramma om mee te werken dus! En nee, je hoeft niet in te leveren op functionaliteit. Op deze pagina vertellen we meer over de mogelijkheid om digitale offertes te maken en deze online te laten ondertekenen.
Wat is het belang van offertes?
Offertes zijn voor je boekhouding geen must. Aangiftes worden namelijk altijd gedaan op basis van definitieve facturen. Maar: offertes kunnen wel heel handig zijn. Je kunt daarmee namelijk vooraf je aanbod duidelijk maken, en je ook onderscheiden van je concurrent. Veel potentiële klanten willen namelijk eerst vergelijkend onderzoek doen om te weten wat ze kunnen verwachten van jouw aanbod, en voor welke prijs. Maar minstens net zo belangrijk: je kunt met een offerte ook vooraf duidelijk maken welke voorwaarden er gelden voor jouw aanbod. Wist je dat je jouw algemene voorwaarden ter beschikking moet stellen voordat de opdracht tot stand komt? Stuur je jouw voorwaarden pas mee met een factuur, dan ben je te laat. De offerte is dus de perfecte plek om je algemene voorwaarden mee te sturen.
Online offertes maken met Paperdork
Offertes maken is in een optionele account instelling bij boekhoudprogramma Paperdork. Je moet de instelling dus eerst activeren. Vervolgens verschijnt er een nieuw menu waarbij je offertes kunt maken. Dit werkt qua opbouw vrijwel hetzelfde als het maken van facturen. Heel eenvoudig dus!
Offertes in je eigen huisstijl
Voordat je jouw eerste offerte verstuurt kun je nog eerst je offerte template bewerken. Daarmee kun je de offertes voorzien van jouw eigen huisstijl en schrijfstijl. Het kan daarbij ook aan te raden zijn om de belangrijkste punten van je algemene voorwaarden nogmaals te benoemen. Niet iedereen neemt de moeite om algemene voorwaarden te lezen, en zo voorkom je verwarring daarover.
Stuur standaard je algemene voorwaarden mee
Daarnaast kun je bij de template ook jouw complete algemene voorwaarden als bestand toevoegen. De algemene voorwaarden worden dan automatisch als bijlage meegezonden bij iedere offerte die je verstuurt vanuit Paperdork. Zo weet je zeker dat je jouw voorwaarden op tijd ter beschikking hebt gesteld aan jouw klanten.
Offertes online laten ondertekenen
Het is bij boekhoudprogramma Paperdork ook mogelijk om je offertes online te laten ondertekenen. De potentiële klant ontvangt dan niet alleen een mailtje met de offerte, maar daarbij is er ook een mogelijkheid om de offerte goed te keuren. Dat wordt gedaan middels een handtekening die de klant digitaal kan plaatsen. Na goedkeuring krijgen zowel jij als de klant een mailtje met de ondertekende offerte. Yes, een nieuwe opdracht binnen! Je zult daarnaast zien dat de offerte in Paperdork automatisch de status ‘goedgekeurd’ krijgt.
Goedgekeurde offertes factureren
Offertes maken vanuit je boekhoudprogramma is geen vereiste. Je kunt je facturen ook maken met andere software. Het voordeel van offertes maken via Paperdork? Met een druk op de knop tover je jouw goedgekeurde offerte om tot factuur! Op die manier heb je jouw offerte- en facturatieproces heel efficiënt ingericht en ben jij er amper tijd aan kwijt.
Bekijk de andere functionaliteiten
Een (persoonlijke) demo?
Wil je graag een demo van het boekhoudprogramma? Dat kan! Je kunt een afspraak maken met een van onze cijferbazen om kennis te maken, waarbij we je meteen een persoonlijke rondleiding geven door het systeem. Wil je liever zelf de demo bekijken? Dat mag ook. Klik op onderstaande button om de demo in te plannen.