De eisen van een factuur volgens de Belastingdienst, incl. gratis download (Word template)

Na het leveren van je product of dienst is het tijd voor het leukste onderdeel: het versturen van je factuur. Je wilt tenslotte wel beloond worden voor je werk. En beter verstuur je zo’n factuur in 1x goed, zodat je ook professioneel overkomt. Maar wat zijn de eisen aan een factuur volgens de Belastingdienst? Lees snel de blog om hier achter te komen.

Eisen aan de factuur volgens de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een factuur. Een factuur moet er overzichtelijk uitzien en het moet duidelijk zijn dat de factuur van jou afkomstig is. Ook moet je de factuur zo snel mogelijk versturen na het leveren van je dienst of product, dit moet in ieder geval voor de 15e van de volgende maand. Ook moeten bepaalde zaken op de factuur vermeld worden:

• Je btw-identificatienummer: dit is het nummer die begint met ‘NL’ en die niet je BSN-nummer bevat (dat is namelijk je omzetbelastingnummer die je alleen voor communicatie met de Belastingdienst gebruikt);
• Je KVK-nummer;
• De factuurdatum: dit is ook de daadwerkelijk datum dat je de factuur verstuurt. Het is niet de bedoeling dat je dit in de toekomst of in het verleden zet;
• Het factuurnummer: deze moeten opeenvolgend en uniek zijn. Vaak gebruiken ondernemers een reeks, bijv. 2021-01;
• De datum waarop je hebt geleverd;
• De naam en het volledige adres van jouw bedrijf en van je klant;
• Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd;
• De prijs per stuk, uur, kilo of een andere eenheid, exclusief btw (per btw-tarief);
• Het btw-tarief en -bedrag;
• Het aantal stuks of uren die je in rekening brengt.

Niet verplicht, wel gebruikelijk

Naast bovenstaande factuureisen zijn er ook wat ongeschreven regels. Dit zijn geen eisen op de factuur, maar het is wel gebruikelijk om de volgende gegevens op de factuur te zetten:

• Je logo;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres en/of naam van je website;
• Eventuele korting die je aan de klant verleent;
• Het totaalbedrag, dus exclusief kortingen en inclusief btw;
• De betalingstermijn
• Betalingsmethode en het bankrekeningnummer met de naam die daarbij hoort.

Eisen bij een factuurbedrag van €100 of minder

Op een factuur voor maximaal €100 incl. btw gelden er minder eisen voor het opmaken van de factuur. Dit noemen ze ook wel een vereenvoudigde factuur. Dit geldt overigens niet bij intracommunautaire leveringen, andere leveringen naar het buitenland of afstandsverkopen. Op je factuur van €100 of minder incl. btw gelden de volgende factuureisen:

• De factuurdatum;
• De naam en het volledige adres van jouw bedrijf;
• Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd en de prijs daarvan;
• Het btw-bedrag.

Andere bijzondere gevallen voor factuureisen

Naast de factuur van maximaal €100, is er nog een heel rijtje met gevallen waarvoor andere factuureisen gelden. Denk aan de volgende gevallen:

• Wijzigingsfactuur of verzamelfactuur: bij leveringen mag je bonnen afgeven die niet aan de eisen van een factuur voldoen. Maar dan moet je wel een verzamelfactuur maken die op zichzelf of samen met de andere bonnen wel voldoet aan de factuureisen.
• Vrijgesteld van btw: als je bent vrijgesteld van btw dan reken je geen btw op je factuur. In dat geval is het ook aan te raden om te benoemen op grond van welk artikel je bent vrijgesteld. Zo is voor jouw klant ook duidelijk waarom er geen btw op de factuur staat.
• Buitenlandse facturen: bij buitenlandse klanten is het gebruikelijk om het btw-nummer en het land op de factuur te vermelden. Daarnaast staat er vaak extra informatie op de factuur die uitleg geeft over hoe de btw tot stand is gekomen.
• Groothandel of detailhandelaar: je hoeft in dit geval alleen een factuur uit te reiken als de klant erom vraagt of wanneer je weet dat je klant een ondernemer is.

Naast bovenstaande lijst bestaan er nog vele gevallen waarbij de factuureisen verschillen. Alle informatie hierover kun je vinden op de website van de Belastingdienst.

Je hebt een factuur ontvangen die niet correct is

Het kan natuurlijk voorkomen dat je zelf een keer een factuur ontvangt die niet aan bovenstaande eisen voldoet. Met name in het buitenland komt dat regelmatig voor. In dat geval is het aan te raden om om een nieuwe factuur te vragen. In het geval van een foutieve factuur kan de verstrekker namelijk een verzuimboete krijgen, en kun jij de btw niet terugvragen.

Gratis download factuur template

Om het je gemakkelijk te maken hebben wij een voorbeeld factuur voor je klaargezet. We hebben er een handige Word template van gemaakt die je alleen nog maar hoeft in te vullen met je eigen gegevens. Exporteer hem vervolgens als PDF en je hebt binnen een minuut een nette factuur voor je klant. Ga je vaker facturen maken? Dan is het aan te raden om te werken met een handig boekhoudprogramma die automatisch facturen maakt. Dat werkt super snel, weet je zeker dat je geen rekenfoutjes maakt en dan staan ze meteen in je administratie.

Let op: je hebt voor het voorbeeld de lettertypen Nunito en Share Tech Mono nodig. Deze kun je gratis downloaden.