Nieuw: import vanuit andere boekhoudprogramma’s
Heb je in het verleden je administratie bijgehouden in een ander programma dan Paperdork? En wil je graag je administratie compleet hebben in ons systeem? Geen enkel probleem! Het is mogelijk om de bestanden vanuit een ander boekhoudprogramma te importeren in Paperdork. Jouw cijferbaas helpt je daar graag bij.
Benodigde bestanden
Om een import te maken van jouw administratie in ons systeem hebben we 4 verschillende bestanden nodig, waarvan er 2 optioneel zijn.
- Excel bestand met alle informatie over inkomsten
- Excel bestand met alle informatie over uitgaven
- Zip bestand met alle bestanden van inkomsten (optioneel, maar aan te raden)
- Zip bestand met alle bestanden van uitgaven (optioneel, maar aan te raden)
In onderstaande stappenplannen kun je zien hoe jij de juiste bestanden kunt verzamelen. Deze kun jij aanleveren bij jouw cijferbaas.
add remove Moneybird
Het stappenplan voor het maken van een export vanuit Moneybird is als volgt:
- Klik op het tabblad ‘Facturen’
- Klik bovenin op ‘Exporteren’ en vervolgens kies je voor ‘ZIP’
- Je komt nu op onderstaande exportpagina, daar kun je ZIP downloaden
- Klik vervolgens op het tabblad ‘Inkomend’
- Klik wederom op ‘Exporteren’ en kies voor ‘ZIP’ en ‘Excel per regel’
- Je komt wederom op de exportpagina om de tweede ZIP te downloaden
Als het goed is heb je in onderstaand export overzicht nu 2 ZIP bestanden + 1 Excel bestand staan, deze lever je allemaal aan bij je cijferbaas. Lees verder onder de afbeelding.
Daarnaast hebben we ook je resultatenrekening en balans nodig. Die kun je als volgt exporteren:
- Ga naar het tabblad ‘Rapporten’
- Klik op ‘Resultatenrekening’
- Pas de periode aan naar het jaar waarover je de import wilt doen*
- Kies weergave ‘jaar’
- Exporteer dit naar Excel
- Ga vervolgens terug naar ‘Rapporten’
- Klik op ‘Balans’
- Pas de periode aan naar het jaar waarover je de import wilt doen*
- Kies weergave ‘jaar’
- Exporteer dit naar Excel
Lever beide Excel bestanden aan bij je cijferbaas.
* Als je over meerdere jaren de administratie wilt importeren, hebben we voor alle jaren de resultatenrekening en balans nodig. Het kan dus zijn dat je meerdere bestanden moet exporteren en aanleveren.
add remove E-boekhouden (volgt later)
Deze informatie volgt later.
add remove Eigen Excel of overig programma (volgt later)
Heb je jouw administratie altijd zelf bijgehouden in bijvoorbeeld een eigen Excel bestand? Of staat jouw boekhoudprogramma niet in het lijstje? Dan kun je jouw administratie ook in in ons format gieten waarmee wij een import voor je kunnen doen. Download hier onder de voorbeeldbestanden.
Bonnen en facturen
Je bestanden kun je ook in bulk uploaden. Je kunt je bestanden importeren door voor zowel je inkomsten en uitgaven 2 aparte zip bestanden te maken met facturen en bonnetjes. Zorg ervoor dat de bestandsnaam van de bon overeenkomt met het factuurnummer (bij inkomsten) of id van de bon (uitgaven). Op die manier worden jouw bonnen en facturen automatisch met de juiste kasboekregel gematcht. De bestandsformaten die vanuit de zip kunnen worden ingelezen zijn PDF, JPEG, JPG en PNG.
Disclaimer
Het maken van de import is een (gratis) onderdeel van de service van Paperdork, mits de input voor de import netjes en compleet wordt aangeleverd volgens bovenstaande richtlijnen en mits de administratie geen fouten bevat. Als wij zien dat er fouten zijn gemaakt in Moneybird dan kan dit problemen veroorzaken bij de import. Het kan in dat geval als gevolg hebben dat wij de import helemaal niet meer kunnen doen of dat er extra kosten aan verbonden zitten.
Ga de aangeleverde bestanden daarnaast niet handmatig toevoegen in je kasboek, want dan ontstaan er dubbele gegevens. Je bent zelf verantwoordelijk om de uitkomst van een import te controleren. Er kunnen tijdens een conversie namelijk altijd fouten ontstaan.