Online offerte maken: hier moet je aan denken

Vragen steeds meer klanten bij jou om een offerte? Of begin je net en wil je alvast een template voor offertes opstellen? Dan zit je goed! We leggen je het verschil tussen een offerte en een factuur uit en geven je handige tips mee om een goede online offerte te maken.

Het verschil tussen een offerte en factuur

Als ondernemer krijg je in de loop van de tijd vaak te maken met zowel offertes als facturen. Alhoewel ze op het eerste oog veel op elkaar lijken, zijn het twee verschillende documenten die je op een ander moment als ondernemer inzet.

Een offerte moet je zien als een aanbod of voorstel, waarin staat voor welk bedrag je bepaald werk wil verrichten en welke voorwaarden daarbij horen. Een offerte wordt voor dat de klant een dienst/product afneemt opgestuurd. Een factuur daarentegen is een document dat een betalingsverplichting van een klant weergeeft. Deze kan vooraf of achteraf worden betaald, het is maar net wat je met de klant afspreekt.

In de meeste gevallen wordt een offerte aangevraagd door de klant zelf, om een kostenoverzicht te krijgen en eventueel te vergelijken met de concurrent. Een factuur daarentegen stuur je als ondernemer natuurlijk uit eigen initiatief.

Tips voor een online offerte maken

Wil jij jouw potentiële klanten overtuigen door een winnende online offerte te maken? Neem de onderstaande tips dan zeker mee!

Zorg voor de juiste inhoud in je offerte

In een goede online offerte komen de volgende aspecten absoluut terug:

• Bedrijfsgegevens en klantgegevens
• Datum en offertenummer
• Samenvatting van gevraagde werkzaamheden
• Het uurtarief of de totale prijs
• Geldigheidsduur van de offerte

Vermeld eventuele bijkomende kosten

Het is belangrijk dat de klant een goed overzicht krijgt van alle kosten die er bij de opdracht komen kijken. Des te concreter jij bent, des te kleiner het risico is dat je later met achterstallige betalingen te maken krijgt. Vermeld daarom naast het standaard uurtarief ook altijd eventuele bijkomende kosten in de offerte. Denk aan het btw tarief, reiskosten, en vermeld (afhankelijk van de opdracht) ook of er andere randvoorwaarden van toepassing zijn (zoals materialen die aanwezig moeten zijn bij aanvang).

Splits je werkzaamheden

Probeer jouw werkzaamheden op de offerte zo goed mogelijk op te splitsen, in plaats van één omschrijving met één totaalbedrag. Hierdoor geef je de klant een helder inzicht in welke werkzaamheden je uitvoert tegen welke prijs en vergroot je de kans dat je de opdracht mag uitvoeren.

Verwijs naar je algemene voorwaarden

Alhoewel het niet verplicht is, is het verwijzen naar algemene voorwaarden bij de offerte heel slim. Op deze manier weet een potentiële klant waar hij aan toe is en dek je je in voor eventuele conflicten.

Tip: als je de algemene voorwaarden pas stuurt bij de factuur, dan ben je te laat en zijn ze niet rechtsgeldig. Een offerte is dus een goed moment hiervoor!

Leg contact na de offerte

Heb je twee weken terug een offerte verstuurd maar heb je nog steeds niets gehoord? Stuur de klant dan een vriendelijk berichtje en vraag hoe ze er in staan. Op deze manier kun je makkelijker vragen beantwoorden en net dat laatste duwtje geven om de opdracht binnen te halen. Op zoek naar een duidelijk stappenplan? Bekijk deze tips van de KVK!

Gemakkelijk online offertes maken met Paperdork

Werk jij samen met boekhoudprogramma Paperdork? Dan kun je niet alleen gemakkelijk offertes opstellen, ook kun je ze online laten ondertekenen.

Als je deze functionaliteit wilt gebruiken kun je dit menu activeren via je naam (rechtsbovenin) en vervolgens ‘Instellingen’. Het opstellen van offertes werkt vergelijkbaar als het opstellen van facturen. Ook voor offertes maak je namelijk een template aan met je eigen huisstijl en schrijfstijl.

Je kunt de offertes online laten ondertekenen en als je jouw algemene voorwaarden upload (bij de e-mail tekst template) worden deze automatisch meegestuurd. Zodra een offerte is goedgekeurd kun je deze heel gemakkelijk doorzetten naar een factuur en wordt deze klant ook opgeslagen in het klantenbestand.