Reiskosten op de factuur: hoe doe je dat?

Wanneer je als ondernemer voor jouw opdrachtgever op pad moet, maak je natuurlijk reiskosten. Misschien werk je wel op locatie, of moet je een bezoek brengen aan het kantoor van je opdrachtgever. Maar hoe zet je deze reiskosten eigenlijk op de factuur? Wij zien dat hier regelmatig foutjes worden gemaakt. Maar geen zorgen, in dit artikel leggen we uit hoe het zit.

Mag ik reiskosten declareren als zzp’er?

De allereerste vraag is natuurlijk of je überhaupt reiskosten mag declareren als zelfstandige? Het antwoord is ja, dat mag absoluut. Reiskosten worden door de Belastingdienst gezien als zakelijke kosten welke je aan de opdrachtgever mag doorberekenen. Reiskosten kun je op twee manieren factureren.

Methode 1: Je neemt de reiskosten op in je uurtarief. In dat geval heb je bij de bepaling en onderhandeling van je uurtarief eigenlijk al rekening gehouden met de onkosten die je maakt voor het reizen. Deze methode bevat weinig administratief werk en voorkomt onnodige discussies met je opdrachtgevers.

Methode 2: Je zet de reiskosten apart op de factuur. Maak hierbij een afspraak met de opdrachtgever hoe je dit doet. De meest gebruikelijke optie is om een kilometervergoeding af te spreken. Maar het kan ook zijn dat je bijvoorbeeld je kosten voor het openbaar vervoer rechtstreeks doorfactureert.

TIP: wist je dat het onzin is dat je maar €0,21 per kilometer (2023) mag doorfactureren aan de klant? De (nu nog) €0,21 per kilometer staat wel vast voor het invoeren van kosten in je administratie. Maar wat je doorfactureert aan de klant dat mag je zelf weten, die vergoeding mag dus ook een stuk hoger liggen (en dat is met de huidige brandstofprijzen ook helemaal niet gek).

Btw en reiskosten op de factuur

Er worden vaak veel fouten gemaakt bij het doorfactureren van reiskosten en de btw. De regel is dat je in principe de kosten exclusief btw op de factuur zet, en daar vervolgens de btw op heft van het hoofdproduct of de hoofddienst. Dus stel je hoofddienst is belast met 21% btw, dan reken je ook 21% op de doorberekende reiskosten.

Wanneer je als ondernemer btw-plichtig bent dan mag je de eventuele btw over gemaakte reiskosten op de factuur (bijv. bij OV-kosten) terugvragen. Dit kun je in de btw aangifte aangeven.

Voorbeeld

Stel, je bent een btw-plichtige ondernemer en je levert diensten waarop 21% btw zit. Je hebt in deze situatie de volgende reiskosten gemaakt die je graag wilt doorbelasten aan de klant waarvoor je de dienst levert:

• Kilometervergoeding: €0,30/km x 160km = €48 (geen btw)
• Treinkosten: €36,40 (incl. 9% btw)
• Vliegticket: €430 (geen btw)

Voor het doorbelasten van de reiskosten geldt dat je eerst de gemaakte kosten exclusief btw als uitgangspunt neemt. In het geval van de treinkosten betekent dit dat je de 9% btw er nog af moet halen (dit vind je op de factuur). Vervolgens moet je zelf wel btw op de reiskosten rekenen, namelijk hetzelfde btw percentage als het hoofdproduct of de hoofddienst op de factuur. In het geval van deze ondernemer is dat dus 21% btw.

Dat betekent dat de reiskosten in dit voorbeeld als volgt op de factuur komen te staan:

• Kilometervergoeding: €48 + 21% btw
• Treinkosten: €33,39 + 21% btw
• Vliegticket: €430 + 21% btw

Reiskosten verwerken in je boekhouding

Om het overzicht in je reiskosten te bewaren kan het raadzaam zijn een online boekhoudpakket te gebruiken zoals Paperdork. Je verwerkt dan gemakkelijk je gemaakte kosten bij de uitgaven, en factureert bij inkomsten binnen no time je gemaakte reiskosten door aan de opdrachtgever. Hoef je ook niet zelf moeilijk te gaan rekenen met btw enzo 😉 Laat je daarnaast bij een eventuele auto ook goed informeren door een boekhouder of het wel of niet handig is om de auto op de zaak te zetten!