3 juridische documenten die onmisbaar zijn voor je bedrijf

“Juridisch gedoe is zó ingewikkeld! Ik heb geen zin om me daarin te verdiepen”. “Het uitbesteden is ook zo duur, ik kan nu echt niet zoveel investeren”. “Hoe moet ik sowieso weten welke documenten ik nodig heb? Ik heb daar toch niet voor gestudeerd”. En “Er is eigenlijk nog nooit iets fout gegaan in mijn bedrijf”.

De kans is heel groot dat jij je in één (of meerdere) van deze statements herkent en dat is helemaal niet gek. Zonder de juiste kennis lijkt het heel ingewikkeld. Er zijn juristen die met zoveel mogelijk moeilijke woorden praten en die dan ook nog eens een bizar hoog tarief rekenen, terwijl jij je geld en tijd voor zoveel andere dingen in kunt en wilt zetten. En toch lees jij nu dit artikel, een eerste stap richting jouw juridische fundament!

Facturen die te laat of helemaal niet worden betaald, jouw werk dat wordt gebruikt zonder toestemming of een deelnemer die halverwege jouw online traject wil stoppen en weigert verder te betalen. Het zijn op dit moment misschien zaken waar je nog geen last van hebt gehad, maar het zijn ook allemaal risico’s die nu eenmaal bij ondernemen komen kijken. Risico’s die jij uit kunt sluiten met een sterk juridisch fundament. Daarnaast zijn sommige juridische documenten zelfs wettelijk verplicht om te hebben. Én kunnen er hoge boetes worden opgelegd wanneer jij je niet aan deze wetgeving houdt.

Op de vraag welke juridische documenten je precies nodig hebt is helaas geen eenduidig antwoord te geven: dit hangt af van jouw onderneming, branche, de producten en/of diensten die jij aanbiedt en met wie je samenwerkt. Toch zijn er 3 documenten die jij volgens Sharon van Lady Lawyer als ondernemer echt moet kennen. Deze worden ook wel de Legal Trinity genoemd.

Algemene voorwaarden

Niet wettelijk verplicht, maar wel de basis van iedere onderneming en daarom ook echt voor iedere ondernemer aan te raden. Je kunt algemene voorwaarden beschouwen als de spelregels van jouw onderneming. Dit document bevat alle regels die op iedere overeenkomst die jij sluit van toepassing zijn. Je hoeft daardoor niet steeds met iedere klant opnieuw te onderhandelen over zaken die voor jouw onderneming belangrijk zijn. Daarnaast kun jij je met jouw algemene voorwaarden tegen veelvoorkomende risico’s indekken en zo eventuele conflicten sneller oplossen.

Privacyverklaring

Het hebben van een privacyverklaring is een wettelijke verplichting uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. IEDERE ondernemer, in welke branche en hoe groot of klein je ook bent, heeft verplicht een privacyverklaring nodig. In dit document komt te staan welke persoonsgegevens jij met jouw onderneming verwerkt (ja geloof me, dit doe jij ook), waarom je deze gegevens verwerkt, welke juridische grondslag je hiervoor hebt en hoe lang je de gegevens zult bewaren. Let op: de AVG brengt meer verplichte documenten met zich mee.

Cookiestatement

Het laatste document in Lady Lawyer’s Legal Trinity is een cookiestatement. Of dit juridische document voor jou verplicht is om te hebben hangt af van het soort cookies dat jij gebruikt. We kennen drie soorten cookies:
– Functionele cookies zijn cookies die ervoor zorgen dat jouw website goed werkt. Wanneer je alleen gebruik maakt van functionele cookies heb je géén cookiestatement nodig.
– Analytische cookies worden geplaatst wanneer jij gebruik maakt van een dienst als Google Analytics om de bezoeken van jouw website te analyseren. Met dit gebruik heb je in beginsel wel een cookiestatement nodig, tenzij jij instelt dat deze partij de gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt, je een verwerkersovereenkomst hebt afgesloten en een deel van het ip-adres laat maskeren.
– Tracking cookies zijn de laatste categorie en wanneer jij gebruik maakt van deze cookies heb jij altijd verplicht een cookiestatement nodig EN dien je voorafgaand aan het plaatsen van deze cookies toestemming te vragen aan jouw bezoekers door middel van een cookiebanner. Jij maakt onder andere gebruik van tracking cookies wanneer jij een Facebook Pixel hebt, social share buttons op je blog hebt staan of wanneer je gebruik maakt van reCAPTCHA. In dit statement komt te staan welke cookies jij gebruikt, hoe deze cookies werken en hoe bezoekers deze cookies uit kunnen schakelen.

Algemene voorwaarden, een privacyverklaring en cookiestatement kun je daarmee beschouwen als het juridische fundament van jouw onderneming. Wil je weten welke documenten jij nog meer nodig kunt hebben? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van deze benodigde documenten om veilig te ondernemen? Neem dan contact op met Lady Lawyer (op dit moment: Area Gris).