EU btw-nummers: dit houdt het in en zo verwerk je ze.

Als ondernemer heb je te maken met btw-nummers. Van je leveranciers, maar ook van je klanten. Voor Nederlandse klanten doe je daar over het algemeen niet veel mee, maar met name bij buitenlandse klanten en leveranciers zijn ze belangrijk. Soms kom je ineens een btw-nummer tegen dat niet met ‘NL’ (of bijvoorbeeld ‘DE’) begint, maar met ‘EU’. Wil je weten wat zo’n EU btw nummer inhoudt en wat je daarmee moet? Lees dan snel verder!

Wat is een btw-nummer?

We frissen je geheugen even op. Vrijwel elke onderneming heeft een btw-nummer. Dit nummer krijg je als onderneming als je je aanmeldt bij de Kamer van Koophandel. Met dit nummer ben je makkelijk herkenbaar voor de Belastingdienst. Je gebruikt dit nummer voornamelijk in je communicatie met de Belastingdienst, maar je zet het ook op de facturen die je naar je klanten stuurt. Voor buitenlandse klanten is het vaak zelfs verplicht om ook het btw-nummer van de klant op te vragen en deze op de factuur te vermelden. Je hebt dit dan namelijk nodig om bijvoorbeeld je ICP aangifte te doen.

Waarom een EU btw-nummer?

Ieder land heeft zijn eigen btw-nummers, met een unieke landcode. Nederlandse btw-nummers beginnen met ‘NL’. Maar soms kom je een btw-nummer tegen dat begint met ‘EU’. Dit nummer wordt toegekend aan bedrijven die geen vestiging of registratieplicht in de EU hebben, maar wel in de EU handelen. Zij hebben een willekeurig EU-land als land van registratie gekozen en daar hoort dan een Europees btw-nummer bij. Het betreft vaak ondernemingen die telecommunicatie- of online diensten leveren. Denk dan aan bijvoorbeeld Wix. Zij zitten gevestigd in Israël maar hebben wel een btw-nummer dat begint met ‘EU’.

TIP: het kan ook zijn dat je een factuur krijgt van een bedrijf buiten de EU met bijvoorbeeld een Nederlands btw-nummer. Een voorbeeld hiervan is Microsoft (denk aan je MS Office licenties). In dit geval behandel je dit bedrijf als een Nederlands bedrijf, en zal er ook reguliere Nederlandse btw op de factuur worden gezet. Deze mag je weer verrekenen in je btw aangifte.

Het technische verhaal voor de niet-dorks

Jij geeft bij de btw-aangifte het bedrag van de vergoeding en de verlegde btw aan bij ‘Leveringen/diensten uit landen binnen de EU’ (rubriek 4). Als de verlegde btw goederen of diensten betreft die je gebruikt voor belaste activiteiten voor je onderneming, dan mag je de verlegde btw aftrekken. Je vult in dezelfde btw-aangifte de verlegde btw en de aftrekbare btw in. Uiteindelijk hoef je dan niets te betalen. Gaat het niet om een buitenlandse leverancier, maar om een buitenlandse afnemer met een Europees btw-nummer? Dan geef je in btw-aangifte aan over welke omzet je btw hebt verlegd, bij ‘Prestaties naar of in het buitenland’ (rubriek 3). Je kunt hier ook meer over lezen in dit artikel.

TIP: brengt de buitenlandse leverancier wel btw in rekening op de factuur, dan mag jij die btw niet terugvragen. Dan moet je de leverancier om een correcte factuur vragen, waarbij de btw naar jou wordt verlegd. Je leest daar meer over in dit artikel. 

EU btw-nummer controleren

Er is een Europees verificatiesysteem om btw-nummers te controleren: het VIES-systeem. Helaas staan daarin alleen btw-nummers met een specifieke landcode. Je kunt in dit systeem dus niet controleren of een btw-nummer met een EU-code klopt. Twijfel je of het btw-nummer wel echt is? Vraag dan je leverancier naar bewijs.