Hoe verwerk je een barterdeal in je administratie?

Als (startende) ondernemer kan het soms heel prettig zijn om een barterdeal te sluiten. Hiermee bespaar je op je uitgaven en dat geld kun je dan voor andere dingen gebruiken. En daarnaast kun je hiermee ook andere (startende) ondernemers helpen. Ideaal dus! Maar hoe zit het met de belasting van zo’n barterdeal? En hoe verwerk je een barterdeal in je administratie? Daar vertellen we je alles over in dit artikel.

Wat is een barterdeal?

Een barterdeal is een ander woord voor een zakelijke ruil, waarbij beide ondernemers de beurzen gesloten houden. Je kunt ook zeggen: wederzijdse betaling in natura of ruilhandel. Je ruilt jouw product of dienst tegen een product of dienst van een ander. Ondernemers die hier veel gebruik van maken, zijn de zogeheten ‘influencers’. Je krijgt bijvoorbeeld als YouTuber een product van een bedrijf en jij laat in ruil daarvoor dat product in je video zien en maakt dus reclame. In dat geval is er sprake van een barterdeal. Een ander voorbeeld is dat jij als redacteur een tekst schrijft voor een loodgietersbedrijf en de loodgieter in ruil een leiding voor jou aanlegt. Het is daarnaast natuurlijk ook mogelijk om een deel van de deal te barteren. Dat doe je als de waarde van het ene product of dienst aanzienlijk lager is dan van het andere. In dat geval wordt het verschil aangevuld met geld.

Beschouw een barterdeal als een gewone transactie

Er komt over het algemeen geen concreet geld aan te pas, maar bij een barterdeal is er wel sprake van een transactie. Je doet iets niet als vriendendienst, maar wisselt waarde met elkaar uit. Het beste kun je de barterdeal dan ook beschouwen als een reguliere transactie. Dat wil zeggen: het is verstandig om een offerte op te stellen en je algemene voorwaarden van toepassing te laten verklaren. Ook wissel je facturen uit. Hierdoor is je administratie compleet, en kun je daarnaast makkelijk vaststellen of het gaat om een gelijkwaardige ruil. Houd er rekening mee dat de prijs die je voor jouw product of dienst rekent, overeen moet komen met wat je ervoor vraagt in het economisch verkeer. Je mag dus niet zomaar een hogere of lagere prijs rekenen dan wanneer je het ‘gewoon’ zou verkopen. Daar zal de Belastingdienst doorheen prikken.

Hoe verwerk je een barterdeal in je administratie?

De barterdeal kan het best verwerkt worden door allebei een verkoopfactuur met het voor jou geldende btw tarief op stellen. Als de waarde van beide facturen overeenkomen, kunnen deze facturen tegen elkaar worden weggestreept. De factuur staat dan namelijk zowel aan de inkomsten als aan de kostenkant van je administratie. Als je op deze manier de transactie boekt, is het resultaat neutraal en hoef je ook geen extra belasting te betalen. Uiteraard draag je over deze deal wel btw af, maar die krijg je dus ook weer terug. Dat is dus wel alleen het geval als de waarde van de diensten of producten gelijk zijn en/of als jullie beide werken met hetzelfde btw tarief. Zoals bij alle kosten, is de dienst of het product dat je krijgt wel alleen aftrekbaar als het een zakelijk karakter heeft. In het voorbeeld van de loodgieter is dit dus niet het geval als de nieuwe leiding bij jouw thuis wordt gelegd.

Voorbeeldsituaties + rekenvoorbeelden

Om dit alles nog een beetje concreter te maken hebben we een aantal verschillende situaties voor jullie uitgeschreven. Aan de hand van de rekenvoorbeelden zie je precies wat bij een barterdeal de belasting consequenties zijn voor beide ondernemers. En daarna weet je dus ook precies hoe je de barterdeal in jouw administratie verwerkt.

Situatie 1: barterdeal met gelijke waarde, voor beide ondernemers zakelijk

Denk in dit geval aan een fotograaf die een zakelijke shoot aanbiedt aan een jurist in ruil voor algemene voorwaarden. Laten we zeggen dat in beide gevallen de waarde van de shoot en algemene voorwaarden €250 excl. btw is.

Voor beide ondernemers geldt:
Verkoopfactuur van €250 + €52,50 btw
Inkoopfactuur van €250 + €52,50 btw
—
Onderaan de streep is er geen winst gemaakt en draag je evenveel btw af als dat je weer terug mag vragen.

Situatie 2: barterdeal met verschil in waarde, voor beide ondernemers zakelijk

In dit voorbeeld kun je denken aan een influencer die een Instagram post maakt in ruil voor een product. De influencer rekent normaal gesproken €100 voor een post. Een elektronicabedrijf wil graag een nieuwe draadloze oplader onder de aandacht brengen ter waarde van €60 en stelt een barterdeal voor.

Influencer
Verkoopfactuur van €100 + €21 btw
Inkoopfactuur van €60 + €12,60 btw
—
Onderaan de streep heeft de influencer dus €40 winst gemaakt en moet hij of zij daarnaast nog €8,40 aan btw afdragen.

Elektronicabedrijf
Verkoopfactuur van €60 + €12,60 btw
Inkoopfactuur van €100 + €21 btw
—
Onderaan de streep heeft het elektronicabedrijf (naast het opsturen van het product) dus €40 kosten gemaakt. Ze kunnen nog €8,40 aan extra btw terugvragen.

Situatie 3: barterdeal met gelijke waarde, voor slechts 1 ondernemer zakelijk

In het geval van de tekschrijver in het artikel die een barterdeal sloot met een loodgieter is de deal niet voor beide als zakelijk aan te merken. Ook zijn voor beide diensten de kosten hetzelfde, namelijk €1000. Voor het loodgietersbedrijf zijn de diensten van de tekstschrijver zakelijk, omdat de website van het bedrijf naar een hoger niveau wordt geteld. Maar de nieuwe leiding in de woning van de tekstschrijver is niet als zakelijk aan te merken. Die kosten mogen dan ook niet in de administratie worden opgenomen.

Tekstschrijver
Verkoopfactuur van €1000 + €210 btw
Geen inkoopfactuur (want kosten zijn niet zakelijk)
—
Onderaan de streep heeft de tekstschrijver dus een winst gemaakt van €1000 en moet er €210 btw worden afgedragen.

Loodgieter
Verkoopfactuur van €1000 + €210 btw
Inkoopfactuur van €1000 + €210 btw
—
Onderaan de streep is er dus geen winst gemaakt en moet de loodgieter evenveel btw afdragen als dat hij of zij weer terug mag vragen.

Situatie 4: barterdeal met gelijke waarde, met 1 btw vrijgestelde ondernemer

Het kan natuurlijk zo zijn dat je een barterdeal doet met een ondernemer die is vrijgesteld van btw. In dat geval gaat het tegen elkaar wegstrepen niet zomaar op. In dit voorbeeld kan het zo zijn dat jij als btw plichtige marketeer een dienst van €100 ruilt tegen een product van €100 bij een webshop ondernemer die in de KOR valt.

Marketeer
Verkoopfactuur van €100 + €21 btw
Inkoopfactuur van €100, vrijgesteld van btw
—
Onderaan de streep heeft de marketeer dus geen winst gemaakt en moet hij of zij nog €21 btw afdragen, die overigens gewoon betaald is door de webshop ondernemer.

Webshop ondernemer in de KOR
Verkoopfactuur van €100, vrijgesteld van btw
Inkoopfactuur van €100 + €21 btw
—
Onderaan de streep maakt de webshop ondernemer een verlies van €21. Dit komt omdat de btw die hij of zij moet betalen aan de marketeer niet kan worden teruggevraagd.