Is een stagevergoeding loon waarover je loonheffing moet betalen?

Stagiairs in dienst nemen is niet alleen handig, maar ook erg leuk. Zij staan nog aan het begin van hun carrière en zitten nog vol met nieuwsgierigheid en enthousiasme. Zij kunnen van jou leren, maar jij ook van hen. Een nieuwe, verse blik op de situatie of een probleem. Daar hoort in veel gevallen een stagevergoeding bij. Maar is een stagevergoeding echt loon? Moet je voor een stagiair een loonadministratie bijhouden en loonheffing betalen? In dit artikel lees je er alles over.

De stagiair krijgt geen stagevergoeding

Mocht je de stagiair geen stagevergoeding betalen, dan hoef je ook geen belasting te betalen. Oftewel hoeft je bedrijf niet aan te melden als werkgever en je hoeft geen loonadministratie voor de stagiair bij te houden. De stagiair is dan niet in dienst en je hoeft ook geen bijdrage te rekenen voor de Zorgverzekeringswet of werknemersverzekeringen.

De stagiair krijgt een stagevergoeding

Als jij je stagiair een stagevergoeding betaalt dan betekent dit dat de stagiair bij jou in dienst komt. Je moet hiervoor te allen tijde loonbelasting betalen, ook als het slechts om een onkostenvergoeding gaat. Er wordt in dit geval onderscheid gemaakt tussen een fictief dienstverband en een echt dienstverband.

Fictief dienstverband

Bij een fictief dienstverband moet de stagevergoeding in redelijkheid te zien zijn als onkostenvergoeding en moet die vergoeding lager zijn dan het minimumloon en CAO-loon. Het moet duidelijk zijn dat de student in dit geval hoofdzakelijk bij het bedrijf komt om te leren. Het is verstandig om dit vast te leggen in een stageovereenkomst. Maar let op: ook bij een fictief dienstverband moet de stagevergoeding worden opgenomen in de loonadministratie. Op de stagevergoeding moet je loonheffing en premie volksverzekeringen inhouden. Daarnaast moet je een werkgeversbijdrage doen voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). De stagiair is in dit geval verzekerd voor de Wet Wajong en voor de Ziektewet.

Regulier dienstverband

Als je jouw stagiair een reële vergoeding geeft die hoger is dan het minimumloon dan is er sprake van een regulier dienstverband. In dit geval is een stagiair dus eigenlijk een reguliere werknemer. Het grootste verschil met een fictief dienstverband is dat je in dit geval ook premies werknemersverzekeringen moet betalen. Daarnaast valt een stagiair in dit geval onder de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte van de werkgever.

De stagiair treedt in dienst na stage

Ben je zo tevreden over je stagiair dat je hem of haar niet meer wilt laten gaan? Dan kun je ervoor kiezen om hem of haar in dienst te nemen. Je moet dan uiteraard minimaal het minimumloon gaan betalen. Daarnaast wordt het een regulier dienstverband waarbij je alle premies (ZW/WW/WIA) over het salaris moet betalen. Maar let op: je moet dit ook met terugwerkende kracht betalen over de stagemaanden. Ook als er daarvoor nog sprake was van een fictief dienstverband. Dit is het zogenaamde ‘inhaaleffect’. De premies worden namelijk berekend over het cumulatieve salaris en hier valt de stagevergoeding ook onder. Uiteraard moet het salaris in dit geval ook worden meegenomen in de loonadministratie.

Wat moet ik regelen voor mijn eerste stagiair?

Wanneer je een stagevergoeding geeft dan is er dus sprake van een soort loon waarover je onder andere loonheffing moet betalen. Om dat te kunnen doen is het belangrijk dat je je bij de Belastingdienst aanmeldt als werkgever. Als je dit hebt gedaan ontvang je een loonheffingsnummer en moet je maandelijks aangifte loonheffingen doen. Dan is natuurlijk de volgende vraag: ga je deze aangiftes zelf doen of geef je de loonadministratie uit handen? Bijna iedereen kiest voor dat laatste omdat de regels rondom loonbelasting vrij complex zijn. Ook wij van Paperdork kunnen dit – via een partner van ons – uit handen nemen. Trek dus even aan de bel bij je cijferbaas als je plannen hebt voor het aannemen van een eerste stagiair of werknemer.