De klant betaalt de factuur niet: wat nu?
Je hebt je uiterste best gedaan om je product of dienst netjes en op tijd te leveren aan je klant, maar dan betaalt de klant de factuur niet. Helaas zijn er situaties waarin een klant niet wil of kan betalen. Of misschien is de klant gewoon vergeten te betalen. Deze situaties zul je zonder twijfel gaan meemaken in je ondernemerscarrière. Dit kan best frustrerend zijn. Maar wat doe je hieraan? In deze blog vind je een stappenplan zodat jouw klant (hopelijk) alsnog je factuur betaalt na het verlopen van de betaaltermijn.
Stap 1 – Controleer de factuur en jouw rekening
Hè balen.. Je klant betaalt de factuur niet. Maar weet je zeker dat het probleem niet bij jou ligt? Controleer allereerst of de factuur wel klopt. Staan bijvoorbeeld het KVK- en Btw nummer erop? Bij Paperdork zal dit automatisch worden ingevuld als jouw gegevens compleet in het systeem staan. En kloppen de factuurdatum en betalingstermijn? Fouten in de factuur kunnen de er oorzaak van zijn dat de klant de betaling niet kan doen of uitgaat van een andere termijn dan jij. Daarnaast kan het natuurlijk zo zijn dat de betaling wel binnen is maar dat deze aan je aandacht is ontglipt. Dubbelcheck dit dus ook altijd even op je rekening voor je overgaat naar de verdere stappen.
Stap 2 – Stuur een eerste schriftelijke herinnering
Als je er zeker van bent dat de klant een correcte factuur heeft ontvangen, kun je nadat de betaaltermijn is verstreken een eerste betalingsherinnering versturen. Dit is een vriendelijk verzoek aan de klant om de factuur alsnog te betalen. Dit kan je doen door een mailtje te versturen. Meestal heeft iemand de factuur simpelweg over het hoofd gezien en heeft hij of zij alleen maar een herinnering nodig. Zorg ervoor dat het verzoek vriendelijk geformuleerd is. Daarnaast geef je de klant in deze brief nog minstens 14 dagen de tijd om de factuur alsnog zonder extra kosten te betalen.
Tip: gebruik een boekhoudprogramma waarmee je automatisch betaalherinneringen kunt versturen (hint: Paperdork 😉 ). Dat is niet alleen handig en snel, het voelt ook minder persoonlijk.
Stap 3 – Neem telefonisch contact op
Als de eerste herinnering niet heeft geholpen, is het tijd voor de volgende stap: neem telefonisch contact op met de klant. Dit is persoonlijker, maar wel iets dwingender dan een e-mail en het werkt vaak het snelst. Let erop dat je het gesprek zakelijk en vriendelijk houdt. Dit vergroot de kans dat er (snel) wordt betaald.
Stap 4 – Stuur een tweede schriftelijke herinnering
Het gebeurt niet vaak, maar soms leveren de schriftelijke en telefonische herinnering niet het gewenste resultaat. In dit geval stuur je een tweede herinnering. In deze herinnering verzoek je de klant alsnog snel (met een benoemde betaaltermijn) te betalen. Hierbij geef je aan dat je anders genoodzaakt bent verdere stappen te ondernemen. Je kunt eventueel ook benoemen wat de kosten daarvan zijn. Formuleer ook deze e-mail nog steeds op een zakelijke en vriendelijke toon.
Stap 5 – Neem een incassobureau in de arm
Mocht de factuur nog steeds niet betaald zijn na de vorige stappen, dan kun je overwegen een incassobureau in te schakelen. Het voordeel is dat je dan zelf niet streng hoeft op te treden tegen je klant. Een incassobureau int de vordering namens jou. De klant wordt dan officieel in gebreke gesteld. De incassokosten zijn voor rekening van de klant. Bij consumenten bepaal je niet zomaar zelf welke incassokosten je doorrekent, dit is bepaalt in de Wet Incassokosten.
Tip: Als startende onderneming kan je kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. Dit wil zeggen dat jij het incassobureau niet hoeft te betalen als het bureau het niet voor elkaar krijgt om het geld te innen.
Stap 6 – Stap naar de rechter
Als ook het incassobureau geen succes heeft, dan kun je als laatste stap de rechter inschakelen. De rechtbank stuurt je klant een dagvaarding, met daarin jouw eis. De klant wordt daarin op de hoogte gesteld van de procedure en de details hiervan: wat je eist, welke bewijzen er zijn en waarom de klant wordt gedaagd. Je moet je echter afvragen of dit proces – en de bijbehorende kosten – het waard zijn.
Tip: Om de hoge kosten van een advocaat te voorkomen, kun je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering afsluiten. Als je zo’n verzekering hebt, krijg je iemand toegewezen die je adviseert en eventueel bijstaat bij dit proces.
