Onterecht btw betaald in het buitenland: wat moet je doen?
Misschien heb jij afgelopen zomer wel lekker doorgebracht in het zonnetje aan de Middellandse Zee. En heb jij jouw vakantie hier en daar gecombineerd met werken in het buitenland. Nu kan het natuurlijk voorkomen dat je ook in het buitenland zakelijke uitgaven hebt gedaan, en dat je daarvoor een bon met btw hebt ontvangen. Of dat je in een Europese webshop iets hebt aangeschaft met btw op bon. Wat doe je als je onterecht btw hebt betaald in het buitenland? Daar vertellen we je in dit artikel meer over.
Onterecht btw betaald in het buitenland
Heb je btw betaald in een EU-land waar je geen btw-aangifte doet? Dan was dat waarschijnlijk niet de bedoeling. Normaal gesproken hadden ze de btw namelijk naar jou als ondernemer moeten verleggen. Het kan zijn dat het bedrijf waar je de uitgave hebt gedaan niet wist dat je een ondernemer was. Of soms is het simpelweg niet mogelijk voor hen om facturen met dit soort specifieke regels op te stellen, bijvoorbeeld wanneer je iets koopt in een lokale winkel. Gelukkig zijn er manieren om dit te corrigeren.
Plan A: check of je een nieuwe factuur kunt vragen
De makkelijkste en veruit de snelste manier om onterecht betaalde btw te corrigeren is om terug te gaan naar jouw leverancier. Benoem bij de leverancier dat je een btw-plichtige ondernemer bent. Dit kun je doen door jouw btw-nummer aan ze door te geven. In zo’n geval zou de leverancier jou eigenlijk een nieuwe factuur verschaffen waarop de btw is verlegd. De onterecht betaalde btw kunnen ze dan terugstorten.
Plan B: probeer de btw terug te vragen via de Nederlandse Belastingdienst
Als jouw leverancier jou om wat voor reden dan ook geen nieuwe factuur kan of wil verschaffen, dan is er gelukkig nog een plan B. Je kunt dan namelijk proberen om de onterecht betaalde btw in het buitenland terug te vragen via de Nederlandse Belastingdienst. Je moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen:
– Je onderneming is in Nederland gevestigd
– Je hoeft geen btw-aangifte te doen in het land waar je btw terugvraagt. Is dit wel het geval? Dan kan je de btw daar als voorbelasting aftrekken.
– De diensten en goederen worden gebruikt voor met btw belaste bedrijfsactiviteiten
Het is niet mogelijk om je btw terug te vragen indien je geen ondernemer bent voor de btw. Dat is bijvoorbeeld het geval als je in de Kleineondernemersregeling (KOR) valt. Of wanneer je uitsluitend vrijgestelde goederen en diensten levert.
Drempelbedragen voor het terugvragen van btw uit het buitenland
Om btw terug te vragen uit het buitenland zijn er drempelbedragen aanwezig. Dit zijn twee verschillende drempelbedragen:
– Een verzoek tot teruggaaf over een heel kalenderjaar of het resterende deel van een kalenderjaar kent een drempelbedrag van 50 euro. Een verzoek tot teruggaaf over het resterende deel van een kalenderjaar moet wel altijd de maand december bevatten. Voorbeelden hiervan zijn: een verzoek over januari t/m december, augustus t/m december of over de maand december op zich.
– De drempel van 400 euro geldt voor een verzoek van ten minste 3 maanden, maar minder dan een kalenderjaar. Hiervan zijn voorbeelden: een verzoek van januari t/m maart of over juli t/m oktober.
Btw teruggaaf verzoek indienen
Het verzoek om btw terug te vragen moet binnen zijn voor 1 oktober van het volgende jaar. Dus wil je over 2020 btw terug vragen, dan moet je verzoek binnen zijn voor 1 oktober 2021. Mocht je het verzoek later versturen dan kan het zijn dat andere EU-landen het mogelijk niet meer in behandeling nemen. Maar liever vraag je gewoon altijd zo snel mogelijk de btw terug. Dan loop je verder geen risico. In september kan het namelijk wel eens zo druk zijn waardoor de site overbelast raakt en je niet kunt inloggen. Het verzoek kun je indienen via deze link. Het verzoek kan je gewoon indienen bij de Nederlandse Belastingdienst. Zij zorgen er vervolgens voor dat het bij het juiste EU-land terechtkomt.
Wanneer krijg je je btw terug?
Na je verzoek krijg je binnen 4 maanden een beschikking van de Belastingdienst van het EU-land waar je de btw van terugvraagt. In deze beschikking staat of je verzoek is goedgekeurd, afgekeurd of gedeeltelijk is goedgekeurd. Indien je verzoek is goedgekeurd wordt het btw-bedrag binnen 10 werkdagen na de vier maanden door het betreffende EU-land terugbetaald. Het kan zijn dat er meer informatie nodig is, in dat geval gelden er andere termijnen.
Btw terugvragen uit een niet-EU-land
Heb je onterecht btw betaald in een land buiten de EU? Dan is het ten zeerste aan te raden om plan A te proberen uit bovenstaand artikel. Het is namelijk niet mogelijk om deze btw via de Nederlandse Belastingdienst terug te vragen. In dit scenario moet je dus via de buitenlandse belastinginstantie proberen om de btw terug te vragen. Dat is vaak – helemaal als kleine ondernemer – vrij lastig.
