Mijn opdrachtgever is vrijgesteld van btw: hoe maak ik mijn factuur?

Raak jij wel eens in de war als jouw opdrachtgever aangeeft dat ze vrijgesteld zijn van btw, maar jij zelf gewoon btw-plichtig bent? Dan ben je niet de enige. Regelmatig zien we dat er dan gevraagd wordt om een factuur zonder btw. Wat doe je daarmee? In dit artikel gaan we in op de factuur bij klanten die vrijgesteld zijn van btw.

Bedrijven die vrijgesteld zijn van btw

Ondernemers die zich als eenmanszaak bij de KVK inschrijven, krijgen een btw-identificatienummer. In de basis ben je als bedrijf btw-plichtig. Toch zijn er op deze regel enkele uitzonderingen.

Er zijn bijvoorbeeld branches en beroepen die zijn vrijgesteld van btw. Zo hoeven bijvoorbeeld medische professionals geen btw te betalen. En ook erkende kinderdagverblijven, stagiaires, postdiensten en bepaalde journalisten vallen onder deze regeling.

TIP: vraag jij je af of jouw bedrijf/beroep onder deze regeling valt? Bekijk dan deze lijst van de Belastingdienst.

Het hoeft niet altijd zo te zijn dat iemand vanwege de aard van zijn/haar beroep is vrijgesteld. Het kan bijvoorbeeld ook zo zijn dat het bedrijf een stichting is die is vrijgesteld van btw, of dat het bedrijf is aangemeld voor de Kleineondernemersregeling (KOR).

Wat gebeurt er als een bedrijf niet btw-plichtig is?

Een organisatie die niet btw plichtig is, hoeft onder andere (in de meeste gevallen) geen btw-aangifte te doen. Ook mag de organisatie zelf geen btw in rekening brengen en heeft de organisatie geen recht op teruggaaf van btw die ze aan leveranciers betalen. Dat betekent dat het bedrijf dus onder aan de streep 21% (of een ander btw percentage) meer betaalt voor hun inkoop. Daartegenover staat dat ze ook geen btw afdragen, dus 21% (of een ander btw percentage) meer overhouden aan hun “verkoop”.

Wat zet jij op jouw factuur als de organisatie is vrijgesteld van btw?

Btw vrijstellingen zijn absoluut niet overdraagbaar. Voor het bepalen of je btw moet rekenen op de facturen moet je kijken naar de diensten of goederen die je zelf levert, ongeacht of de klant wel/niet is vrijgesteld van btw. Dus wanneer jouw opdrachtgever aangeeft dat je geen btw op de factuur hoeft te vermelden omdat het bedrijf vrijgesteld is, is dit niet waar. Dubbelcheck dit eventueel bij een boekhouder en laat je niet direct meeslepen met het verhaal van een ander.

Situaties waarin je toch facturen zonder btw verstuurt

Let op! Het kan in sommige situaties toch zo zijn dat je een factuur zonder btw moet versturen. Er zijn namelijk gevallen waarin geen btw op de factuur hoeft worden geheven. Dit heeft echter nooit te maken met het feit dat de opdrachtgever wel of niet is vrijgesteld.

• Transacties met het buitenland. In veel gevallen hoef je bij buitenlandse facturen geen btw in rekening te brengen. Je bent wel verplicht om het btw-nummer van jezelf en de afnemer te vermelden. Dubbelcheck dit wel goed, want voor het buitenland bestaan vele scenario’s over hoe om te gaan met de btw.
• Je bent zelf vrijgesteld van btw. Wanneer je goederen of diensten levert die vrijgesteld zijn van btw, hoef je ook geen btw op de factuur te berekenen. Je bent wel verplicht om te vermelden dat er een vrijstelling van toepassing is.