Waarom boekhouden in Excel een slecht idee is

Je bent net gestart met ondernemen. Wohoo! Maar dan moet je nog iets verzinnen voor die vreselijke administratie. Voor je het weet heb je wat dingen ingevoerd in Excel. Lekker makkelijk en laagdrempelig. “Ik neem wel een boekhouder als mijn bedrijf verder gegroeid is”, horen we dan. En to be fair: onze cijferbazen zijn ook stuk voor stuk Excel freaks. Maar doe het alsjeblieft niet! Boekhouden in Excel kan grote problemen veroorzaken én neemt onnodig veel tijd in beslag. In dit artikel gaan wij daar dieper op in.

Excel is foutgevoelig

Fouten tijdens het boekhouden in Excel zijn al snel gemaakt. Voor ons de belangrijkste reden om niet de boekhouding in Excel te doen. Voor je het weet klik of druk je op een verkeerde toets, en wordt er ergens een wijziging gemaakt zonder dat je het door hebt. Het zal niet de eerste keer zijn dat bedragen niet goed zijn overgenomen in Excel, en vervolgens wel automatisch worden opgeslagen met de auto save. Helemaal wanneer je veel administratie aan het invoeren bent dan ben je niet altijd meer even scherp. Boekhoudprogramma’s hebben vaak handige standaard validaties om foutjes te voorkomen, Excel niet. Of wat dacht je van fouten met verschillende versies van bestanden? Helemaal wanneer je samenwerkt met iemand anders in je bedrijf (bijvoorbeeld je compagnon of een boekhouder). Excel bestanden over en weer sturen is dan niet heel efficiënt. Fouten kunnen ervoor zorgen dat je geld misloopt en veel tijd kwijt bent om de fout op te lossen.

Weinig inzicht in Excel

Wie van mijn klanten heeft er al betaald, en wie nog niet? Hoe staat het ervoor met de omzet, kosten en winst? Loop ik op schema voor de financiële doelen die ik dit jaar heb gesteld? Heb ik alle bonnetjes zelf al betaald en compleet? Door boekhouden in Excel verlies je het overzicht al snel. Jij hebt echt niet altijd je laptop in de buurt en sommige bonnen zullen in de tussentijd misschien kwijtraken. Daarnaast heb je geen makkelijk inzicht in je financiële gegevens, waardoor het tijdens aangiftes misschien wel als verrassing komt hoeveel belasting je moet afdragen. En natuurlijk: Excel heeft ook mogelijkheden om allerlei grafiekjes uit te draaien. Maar daar moet je dan eerst heel wat tijd en werk in stoppen, terwijl dit in een boekhoudprogramma allemaal al voor je klaar staat.

Boekhouden in Excel is tijdrovend

Twee woorden negen letters. Duurt lang! Een groot nadeel aan boekhouden in Excel is dat het ontzettend veel tijd kost. Je moet voor het opstarten van een goedlopende boekhouding allerlei formules invullen of op zoek gaan naar het juiste sjabloon online (welke je ook weer moet aanpassen naar je eigen situatie). Vervolgens moet je handmatig al je bonnen, facturen en bankgegevens in Excel gaan invoeren. Laat staan als je een webshop hebt waar ook nog tientallen bestellingen binnenkomen. Of nog erger: alle facturen die je naast Excel ook handmatig moet gaan opstellen 🤯 Alles invoeren in Excel klinkt in eerste instantie makkelijk en laagdrempelig, maar je bent hier waarschijnlijk uren of zelfs dagen mee bezig. Super zonde! Het is tegenwoordig écht niet meer nodig om een vaste administratiedag te hebben.

Boekhouden via Paperdork

In plaats van urenlang bezig te zijn in Excel, met alle foutjes van dien, kun je veel beter eens kijken naar een boekhoudprogramma. Want we beloven je: als je daar eenmaal in begonnen bent dan had je gewild dat je dit eerder had gedaan. Bij Paperdork zijn er veel validatie- en automatiseringsmogelijkheden waardoor fouten worden bespaart. Daarnaast kun je via de app gemakkelijk je bonnetjes inscannen, je eigen doelen stellen en in een mum van tijd je facturen maken. Je cijferbaas (waar je ook nog al je vragen aan kunt stellen) kijkt dan nog met je mee of alles klopt, en de aangiftes worden vervolgens allemaal voor je gedaan. Nooit meer geklooi in Excel dus! En voor een vaste scherpe prijs per jaar.

Benieuwd hoe Paperdork jou kan helpen ten opzichte van je huidige administratie in Excel? Plan een gratis en vrijblijvende kennismaking en demo in. We horen graag meer over jou en je bedrijf, en dan kun jij checken of een boekhoudprogramma écht zoveel makkelijker is 😉