Makkelijk bonnen scannen met de scan en herken functie
Paperdork is een innovatief boekhoudprogramma mét de persoonlijke hulp van een cijferbaas. De moderne app, beschikbaar in je browser en voor je mobiele telefoon, is ontworpen volgens het ‘keep it simple & clean’ principe. Een heel eenvoudig boekhoudprogramma om mee te werken dus! En nee, je hoeft niet in te leveren op functionaliteit. Op deze pagina vertellen we meer over de scan en herken functie voor het scannen van bonnen in de app.
Scan & herken technologie
In ons boekhoudprogramma gebruiken we scan en herken technologie (ook wel: OCR) om bonnen zo goed mogelijk te herkennen. Met deze technologie wordt informatie uit de bon uitgelezen en gekoppeld aan slimme context. Zo kunnen we de informatie uit de bon zo goed mogelijk uitlezen en op de juiste manier automatisch verwerken. We gebruiken daarvoor onze eigen scan en herken algoritmes. Onze algoritmes zijn continu in ontwikkeling, en worden regelmatig verbeterd.
De scan en herken functionaliteit levert jou als zzp’er een aantal voordelen op. Het grootste voordeel is dat het je vooral veel tijd bespaart. Jij hoeft namelijk alleen nog maar de ingelezen gegevens te controleren. En minder werk is altijd beter, toch? 😉 Daarnaast zorgt het voor minder fouten doordat gegevens van de bon meteen goed worden overgenomen in het boekhoudprogramma. Minder handmatig werk zorgt zo voor minder kans op invoerfouten.
Eenvoudig bonnen scannen in Paperdork
In het boekhoudprogramma van Paperdork werkt het bonnen scannen met de scan en herken functie eigenlijk heel simpel. De functie staat standaard ingeschakeld, en zal automatisch zijn werk doen als je één van onderstaande acties doet:
- Upload een digitale bon of factuur in het kasboek (bijv. pdf, png of jpeg)
- Maak een foto van een fysieke bon of factuur met de mobiele app
- Stuur een bon of factuur door naar je Dorkmail e-mailadres
Nadat je één van bovenstaande acties hebt gedaan wordt de scan en herken technologie real-time uitgevoerd. In slechts enkele seconden zul je zien dat een aantal gegevens uit de bon zijn uitgelezen. Dit herken je aan de ‘roze bolletjes’ bij de invoervelden. Bij elk veld waarbij zo’n roze bolletje staat, heeft het algoritme iets herkend. In eerste instantie wordt geprobeerd om de bedrijfsnaam, de factuurdatum, het factuurbedrag en het btw percentage te herkennen. Bij sommige bonnen zal er daarnaast nog extra informatie aan worden toegevoegd in de vorm van een omschrijving en/of kostenpost. Controleer de ingelezen gegevens altijd goed!
Scan en herken optimaal benutten
De kwaliteit van de scan en herken is grotendeels afhankelijk van de kwaliteit van de foto. En ondanks dat de technologie steeds verder verbetert, heb je nog steeds zelf een invloed op het resultaat. Met name wanneer je zelf een foto maakt van een bon. De volgende tips kunnen je daarbij helpen:
- Zorg ervoor dat je een foto maakt bij voldoende licht zodat er genoeg contrast op de foto zichtbaar is
- Leg de bon zonder kreukels op een plat oppervlak, en zorg dat deze recht op de foto staat
- Zorg ervoor dat de volledige bon (met alle kenmerken) zichtbaar is, en dat deze ook goed leesbaar is (dit is ook een vereiste van de Belastingdienst!)
- Zorg voor het juiste bestandsformaat (bijv. pdf, jpeg en png). Gebruik bijvoorbeeld geen live foto’s (.HEIC) van een iPhone.
Uiteraard slaan wij bij Paperdork ook de originele bon op. Je kunt het ingelezen bestand dus altijd inzien en downloaden. Tegelijkertijd bouw je een digitaal dossier op, die nodig is om te voldoen aan je bewaarplicht.
Bekijk de andere functionaliteiten
Een (persoonlijke) demo?
Wil je graag een demo van het boekhoudprogramma? Dat kan! Je kunt een afspraak maken met een van onze cijferbazen om kennis te maken, waarbij we je meteen een persoonlijke rondleiding geven door het systeem. Wil je liever zelf de demo bekijken? Dat mag ook. Klik op onderstaande button om de demo in te plannen.