Nieuw: Paperdork webshop koppeling met WooCommerce
Wil je jouw webshop gegevens graag automatisch in je administratie verwerken? Dat kan super makkelijk met onze WooCommerce koppeling! Met onze plugin koppel je super gemakkelijk je WooCommerce account aan je Paperdork account, en kun je zelf instellen hoe je wilt dat de bestellingen in je administratie worden verwerkt. Hoe dat werkt, vertellen we je alles over in dit artikel.
Wat kun je allemaal automatiseren met de webshop koppeling?
Zodra de koppeling tussen jouw WooCommerce webshop en Paperdork is gelegd zijn er veel mogelijkheden om te automatiseren. Hieronder een aantal dingen die er mogelijk zijn:
- Zet webshop bestellingen automatisch in je administratie
- Verstuur automatisch Paperdork facturen naar je webshop klanten
- Verwerking van de juiste btw-regels voor buitenlandse facturen inclusief btw-nummer check in de checkout (let op: er bestaan altijd uitzonderingen).
- Automatisch creditfacturen maken voor terugbetalingen
- … en meer!
Installeer de webshop koppeling
Je kunt de Paperdork koppeling vinden in de Wordpress plugin store. Vanuit daar kun je de plugin downloaden en activeren. Als je dat hebt gedaan dan moet je jouw Paperdork account nog eenmalig koppelen. Hiervoor moet je een mailtje sturen naar he***@pa*******.nl met daarin de URL van je webshop. Wij geven je dan een client id en een secret, waarmee je de koppeling in Wordpress kunt maken.
Hoe werkt de webshop koppeling?
De webshop koppeling werkt eigenlijk heel simpel. Via het instellingen menu kun je zelf een aantal instellingen aanpassen om te bepalen hoe je wilt dat de bestellingen worden verwerkt in Paperdork. De meeste instellingen spreken voor zich, maar hieronder behandelen we alle instellingen nog even. Daarnaast zijn er 2 situaties waarvan het handig is dat je je hiervan bewust bent:
- Virtuele producten: als het een dienst betreft (iets dat niet fysiek verzonden hoeft te worden) dan is het belangrijk om dit in te stellen als virtueel product in WooCommerce. Diensten zorgen namelijk voor specifieke btw regels als je factureert naar het buitenland. Door er een virtueel product van te maken herkent Paperdork dat het om een dienst gaat, en wordt de factuur op de juist wijze opgesteld.
- Zakelijke klanten: zakelijke klanten kunnen bij de check-out hun btw-nummer vermelden. Als ze dat doen wordt de factuur op een zakelijke manier opgesteld (waarbij de prijzen exclusief btw worden getoond in plaats van inclusief btw). Voor buitenlandse klanten is dit helemaal belangrijk, omdat ze in dat geval geen btw hoeven te betalen. Dit wordt bij een juist btw-nummer automatisch verwerkt in het winkelmandje.
Tip: Kom je er zelf niet uit hoe je alles goed instelt? Wij adviseren je om contact op te nemen met Lindsay Arts van heelscherp.nl. Lindsay helpt klanten om dit soort technische systemen goed in te richten en is goed bekend met zowel WooCommerce als Paperdork.
Instellingen
De Paperdork plugin in WooCommerce heeft de volgende instellingen.
add remove Algemene btw instellingen
Als je de Paperdork plugin gaat gebruiken dan is het belangrijk dat je de btw instellingen in WooCommerce goed hebt staan. Als hier ook maar één wijziging/foutje zit dan zal WooCommerce zelf met de btw tarieven gaan rekenen en ontstaan er fouten, met name bij buitenlandse bestellingen. Onderstaand zie je een afbeelding van hoe je het btw tarief moet instellen. Ditzelfde doe je bij het tabblad “gereduceerde tarieven”, alleen daar vul je als btw percentage 9% in. Zorg ervoor dat (mits je voldoet aan de voorwaarden in de disclaimer) in dit overzicht geen andere/extra regels staan, dat veroorzaakt dus mogelijk fouten.
add remove Algemene opslag instellingen
WooCommerce heeft twee manieren om je bestelling gegevens op te slaan. De verouderde manier (Wordpress berichten opslaan) of de nieuwe manier (Krachtige opslag van bestellingen). Beide vormen van opslag kunnen gebruikt worden. Maar houd er rekening mee: als je de krachtige opslag gebruikt dan is het belangrijk dat de compatibiliteitsmodus ingeschakeld staat. Als je dat niet doet dan krijgt de plugin geen berichten binnen. Je komt hier via de Wordpress instellingen > Geavanceerd > Functies.
add remove Algemene checkout
Als je de Paperdork plugin goed wilt gebruiken dan is het belangrijk dat je de oude versie van de WooCommerce checkout gebruikt. Eind 2023 heeft WooCommerce een nieuwe checkout geïntroduceerd: het Woocommerce blok ‘Afrekenen’. Het nadeel van de nieuwe checkout is echter dat deze geen mogelijkheid heeft om een btw-nummer veld toe te voegen. Zonder een btw-nummer veld ontstaan er fouten bij het maken van met name buitenlandse facturen.
Dubbelcheck dus heel goed of jij na het installeren van de Paperdork plugin een (optioneel) btw-nummer veld ziet in je checkout. Is dat niet het geval? Dan kun je onderstaande stappen volgen om de juiste versie van de checkout op je pagina te verwerken.
Checkout vervangen met de Gutenberg editor
Checkout vervangen met de klassieke editor
add remove Bestellingen automatisch verwerken
Als je dit vinkje zet dan worden de bestellingen die worden gedaan automatisch doorgestuurd naar jouw Paperdork account. In principe heb je dit vinkje altijd aan staan als je wilt dat de koppeling actief is.
add remove Genereer facturen
Je kunt er voor kiezen om automatisch facturen te genereren op het moment dat er een bestelling is gedaan. Je kiest zelf voor welke bestelstatussen er een factuur moet worden gegenereerd. Let op: WooCommerce zet over het algemeen een bestelling eerst op status ‘in de wacht’, waarna je deze zelf moet afronden. Daarom kan het aan te raden zijn om vinkjes bij zowel ‘in de wacht’ als ‘afgerond’ te zetten. De factuur wordt altijd maar 1x gegenereerd.
add remove Factuur verzending
Bij deze instelling kun je aangeven of je wilt dat de factuur na de bestelling wordt verzonden. Je hebt de volgende 3 opties:
- Factuur aanmaken zonder versturen: deze optie zorgt ervoor dat de bestelgegevens met bijbehorende factuur netjes in Paperdork worden gezet, maar de factuur wordt niet verzonden naar de klant. Dit is aan te raden als jouw klanten allemaal particulieren zijn, aangezien het voor particulieren niet per se nodig is om een factuur te versturen. Mocht een klant achteraf alsnog vragen om de factuur, dan kun je deze downloaden en alsnog verzenden.
- Factuur versturen per e-mail: deze optie zorgt ervoor dat de factuur wordt aangemaakt en in Paperdork wordt gezet, en dat deze daarna ook wordt verzonden naar de klant.
add remove Factuur template
Je selecteert hier de factuur template van Paperdork die je wilt gebruiken voor het versturen van mailtjes en facturen naar je klanten. Tip: het kan aan te raden zijn om een aparte factuur template te maken voor je webshop klanten. In de meeste gevallen zullen webshop klanten namelijk direct betalen. In dat geval zou het gek zijn als er in het mailtje wordt gevraagd om de factuur zo snel mogelijk te betalen (wat voor reguliere facturen buiten de webshop om vaak wel het geval is). Met een aparte factuur template voor je webshop klanten kun je ook andere e-mailteksten verwerken.
add remove Betaaltermijn
Vul hier de betaaltermijn in dagen in die je wilt hanteren voor de webshop. Voor de meeste betaalmethodes zal er direct betaald worden, en is de betaaltermijn niet van toepassing. Maar deze is wel van toepassing voor bijvoorbeeld bestellingen met een handmatige bankoverschrijving.
add remove Vrijgesteld van btw
Als je bent vrijgesteld van btw (bijvoorbeeld omdat je in de KOR zit of omdat je werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw) dan is het belangrijk dat je dit vinkje aanzet. In dat geval wordt er namelijk helemaal geen btw meer gerekend op de facturen. In zo’n geval is het ook aan te raden om in je factuur template in Paperdork te benoemen waarom je bent vrijgesteld, zodat dit ook voor je klant duidelijk is. Als je gewoon btw plichtig bent, dan laat je dit vakje gewoon open staan.
add remove WooCommerce besteloverzicht
WooCommerce verstuurt standaard besteloverzichten naar klanten die een bestelling plaatsen. In principe is het niet nodig om deze besteloverzichten nog te versturen, aangezien deze wordt vervangen door de factuur die ze zullen ontvangen vanuit Paperdork. Maar: het kan zijn dat jij om bepaalde redenen (bijv. voor het verwerken van track & trace codes van verzendingen) nog wel besteloverzichten wilt sturen.
add remove Adresregel 2 gebruiken als het huisnummer
Paperdork gebruikt standaard de 1e adresregel en het huisnummer om het adres op te bouwen in het Paperdork klantenbestand en op de Paperdork factuur. In sommige webshops wordt het huisnummer niet in huisnummer veld toegevoegd, maar in de tweede adresregel. In dat geval kun je dit vinkje aanzetten om te voorkomen dat de tweede adresregel niet wordt meegenomen in Paperdork.
add remove Negeer €0 bestellingen
Als je deze instelling hebt ingeschakeld dan komen bestellingen met een waarde van €0 niet in je Paperdork administratie terecht. Dit kunnen bijvoorbeeld zogenaamde ‘freebies’ zijn. Voor de administratie hebben bestellingen van €0 geen effect, maar ze kunnen wel je kasboek en overzicht vervuilen.
add remove Debug modus
Deze instelling is alleen nodig in uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld omdat er fouten ontstaan en/of bepaalde bestellingen niet goed doorkomen in Paperdork, en alle overige instellingen goed staan ingesteld. Met de debug modus aan ontvangen onze ontwikkelaars extra logging om eventuele fouten op te sporen.
add remove Proxy modus
Deze instelling is alleen nodig in uitzonderlijke gevallen. Schakel deze functie alleen in op verzoek van je cijferbaas.
Let op met andere plugins
Hoewel de Paperdork plugin met veel van je plugins gewoon zal samenwerken, kan het natuurlijk zo zijn dat er bepaalde plugins zijn (bijv. WooComerce EU VAT assistant) die conflicten veroorzaken. We raden je in ieder geval aan om even te dubbelchecken welke plugins je voor WooCommerce hebt geïnstalleerd. Plugins voor het versturen van facturen of die ervoor zorgen dat er een btw-nummer veld in de checkout komt/wordt gecheckt kun je bijvoorbeeld verwijderen. Die wordt automatisch gedekt met de Paperdork plugin.
Onze plugin is getest op de standaard WooCommerce omgeving. Wij verlenen geen ondersteuning op problemen die ontstaan als gevolg van conflicten met third party plugins.
Disclaimer
Deze koppeling is niet geschikt als jij digitale diensten (lees hier wat dat inhoudt of neem contact met ons op) levert buiten de Europese Unie en/of als je de MOSS regeling of One Stop Shop (éénloketsysteem) toepast. Daarnaast ben je altijd zelf verantwoordelijk voor jouw administratie, ook als je deze gaat automatiseren. Verkeerde instellingen in Wordpress, WooCommerce en/of de Paperdork plugin kunnen zorgen voor fouten in je administratie. Monitor dus regelmatig of het automatiseren helemaal goed gaat. Met name voordat je aangeeft gereed te zijn voor aangiftes is het belangrijk om te checken of al je bestellingen goed zijn doorgekomen. En geef ons bij fouten ook even een seintje, zodat wij ook met je mee kunnen kijken 🙂
Last but not least: wij raden je aan om auto updates in te schakelen. Op die manier weet je zeker dat je op de laatste versie zit, ben je het beste beveiligd en voorkom je fouten. Om er zeker van te zijn dat een nieuwe update geen problemen veroorzaakt voor je website raden we je aan om (al dan niet automatisch) back-ups te maken van je website.
Troubleshoot
Kom je er niet uit met de plugin? Controleer dan of het misschien met één van de volgende dingen te maken heeft:
- Staat de laatste versie van de plugin geïnstalleerd op je website? (en ben je ook bij met updates van Wordpress/WooCommerce?)
- Heb je een Client ID en Client Secret aangevraagd? Je maakt de koppeling in WooCommerce dus niet met je Paperdork inloggegevens, je moet echt codes opvragen.
- Weet je zeker dat je alles goed hebt ingesteld volgens de beschrijving in dit artikel? (dubbelcheck bijvoorbeeld even goed of je de btw-tarieven en opslag instellingen goed hebt ingesteld)
- Heb je de plugin even de tijd gegeven om zijn werk te doen? Het kan zijn dat er wat tijd zit tussen de bestelling, en de transactie die in Paperdork komt te staan. Geeft het een uurtje de tijd.
- Heb je gekeken naar de status van de bestelling in combinatie met je instellingen? WooCommerce zet bestellingen vaak standaard op ‘in behandeling’, en niet meteen op ‘afgerond’. Daardoor kan het zijn dat je factuur nog niet meteen wordt aangemaakt.
- Heb je misschien andere plugins actief die conflicten kunnen veroorzaken? (denk aan plugins voor facturen, de check-out, nummering van bestellingen of bijv. staging)
- Staat je webshop nog steeds op de URL die je aan ons hebt doorgegeven voor het installeren van de plugin?
- Komen bestellingen ineens niet meer binnen, terwijl de koppeling actief is en je niets hebt veranderd? Dit kan te maken hebben met een tekortkoming in WooCommerce waarmee soms oude tokens worden gebruikt. Geef ons dan even een seintje, dan kunnen we je token refreshen.
- Nog steeds niet opgelost? Activeer de debug-modus en stuur ons een mailtje, zodat wij in de logs beter kunnen meekijken of we gekke foutmeldingen zien.
Naomi
Heel duidelijk voor beginnende webshops