Btw aangifte checklist: check of je compleet bent voor het kwartaal

Is het binnenkort voor jouw bedrijf weer tijd voor de btw aangifte? Neem dan zeker eventjes de tijd om dit artikel door te lezen. Er worden namelijk regelmatig kosten vergeten. Zonde natuurlijk als je daardoor voordeel misloopt! Aan de hand van deze btw aangifte checklist zorg je dat je het maximale uit jouw btw aangifte haalt.

Deadlines btw-aangifte

De btw die jij als ondernemer verschuldigd bent aan de Belastingdienst, betaal je per maand, kwartaal of jaar. Daarvoor doe je btw-aangifte. De meeste ondernemers kiezen ervoor om dit per kwartaal te doen. Dit houdt in dat je te maken krijgt met de volgende deadlines:

Let op: je moet niet alleen je aangifte voor deze deadline hebben ingediend, je moet ook de eventueel verschuldigde btw betaald hebben. Vergeet dit niet, anders krijg je alsnog een boete en dat is zonde!

Checklist btw-aangifte

Doe jij binnenkort jouw aangifte? Loop dan voor de zekerheid de onderstaande lijst met zakelijke kosten langs die vaak vergeten worden.

1. Kosten telefoonabonnement

Op je telefoonabonnement zit (met uitzondering van eventuele aflossing van een toestel) 21% btw. Is deze btw voor honderd procent aftrekbaar? Dat ligt er een beetje aan. Als je de telefoon uitsluitend zakelijk gebruikt wel. Maar dat is heel lastig aannemelijk te maken als je daarnaast niet nog een toestel hebt. Vaak gebruik je een mobiele telefoon zowel privé als zakelijk. In dat geval mag je de btw naar rato terugvragen. Je zet dus alleen het zakelijke deel van je kosten in je administratie.

2. Kosten van een boekhouder/boekhoudprogramma

Jouw boekhouder of boekhoudprogramma vallen ook absoluut onder zakelijke kosten. De btw die je dus over Paperdork (of ander boekhoudprogramma/boekhouder) betaalt mag je gewoon terugvragen. Vergeet de facturen niet op te nemen in je administratie.

3. Kilometervergoeding

Bereken je de kilometers door aan jouw opdrachtgever? Dan moet je hierover btw berekenen. De kilometervergoeding maakt namelijk deel uit van de factuur die je naar je opdrachtgever verstuurt. De kilometervergoeding van een zakelijk gebruikte privé auto of fiets mag je weer terugvragen. De onbelaste kilometervergoeding bedraagt in 2023 €0,21. Hoewel je deze kosten zonder btw in je administratie zet, zijn ze wel belangrijk om niet te vergeten. De kosten drukken namelijk wel de winst voor je inkomstenbelasting.

4. Kosten zakelijke rekening en verzekeringen

Nog zo eentje zonder btw, maar niet minder belangrijk. Bankkosten en verzekeringen worden vaak vergeten in de administratie. Hierop wordt geen btw berekend, en voor je btw-aangifte zijn ze dus eigenlijk niet relevant. Maar ze zijn wel belangrijk voor je inkomstenbelasting.

5. Software abonnementen

Heb jij voor jouw werkzaamheden bepaalde software nodig, zoals Adobe Photoshop? Dan zijn dit voor jou waarschijnlijk zakelijke kosten. Tip: dit soort software abonnementen betaal je vaak maandelijks. Maak in je administratie een periodieke transactie aan zodat je de kosten niet kan vergeten (en alleen nog maar de bon hoeft toe te voegen).

6. Marketingkosten

Uiteraard mag je de btw over marketingkosten voor jouw bedrijf ook terugvragen. Wist je dat je over Facebook en Instagram advertenties ook te maken hebt met (buitenlandse) btw? Hoewel de btw als het goed is naar jou verlegd is (en je dus niet daadwerkelijk btw betaalt), moet je dit wel opgeven in je btw-aangifte.

Vergeet ook je inkomsten niet!

Naast bovenstaande kosten is het natuurlijk ook belangrijk om je omzet niet te vergeten. Zorg er dus ook voor dat je administratie compleet is met alle uitgaande facturen. Denk daarbij naast je standaard facturen ook aan eventuele extra inkomsten zoals affiliate inkomsten.

Tip: merk je dat je vaak dingen vergeet? Dan kan een bankkoppeling misschien een handig hulpmiddel zijn!