Nieuw: bankkoppeling voor het verwerken van banktransacties in je boekhouding

Het boekhoudprogramma van Paperdork heeft vanaf nu een bankkoppeling! Dat maakt het voor jou nog makkelijker en sneller om banktransacties te verwerken in je boekhouding. In dit artikel lees je meer over hoe je deze functionaliteit werkt.

Wat kun je met de bankkoppeling?

De bankkoppeling kan een handige manier zijn om er zeker van te zijn dat je geen transacties vergeet in te voeren in je administratie. Het is eigenlijk een alternatief voor bonnetjes invoeren via het kasboek. In plaats van dat je de transacties rechtstreeks vanuit je kasboek toevoegt (met meestal een bon als basis), doe je dat met de bankkoppeling met je banktransacties als basis. In the end is het resultaat hetzelfde: het vullen van je inkomsten en uitgaven in het kasboek.

Je kunt met de bankkoppeling:

• Banktransacties handmatig importeren met een MT940-bestand
• Banktransacties automatisch importeren met GoCardless (voormalig Nordigen)
• Facturen (inkomsten) en uitgaven aanmaken vanuit je banktransactie
• Banktransacties koppelen aan onbetaalde transacties in het kasboek
• Slimme voorstellen krijgen voor te koppelen banktransacties met (onbetaalde) kasboek regels
• … en meer!

Onderstaand lees je meer over hoe de bankkoppeling werkt.

1. Activeer de account instelling

De bankkoppeling staat standaard uitgeschakeld. Het is namelijk niet verplicht om de bankkoppeling te gebruiken. Het is ook gewoon mogelijk om via het kasboek je administratie te doen. Wil je de bankkoppeling wel graag uitproberen? Dan kun je de instelling eerst aanzetten bij de ‘account instellingen’. Deze vind je in de rechterbovenhoek onder je eigen naam, en vervolgens in het tabblad ‘automatiseren’.

2. Importeer je banktransacties

Er zijn twee manieren om je bank te koppelen: via een handmatige import met behulp van MT940-bestanden, of via een automatische koppeling.

Import van bankbestanden (MT940-bestanden)

De optie voor het importeren van je bankbestanden is gratis en simpel in gebruik. Een MT940-bestand is een standaard format die banken gebruiken voor de uitwisseling van gegevens. Vrijwel iedere bank heeft de mogelijkheid om MT940 bestanden te exporteren. En je kunt deze bestanden vanaf nu dus heel simpel weer importeren in Paperdork. Een bonus is dat het ook mogelijk is om vanuit enkele payment providers (zoals Mollie) MT940-bestanden te exporteren.

Klik op de afbeeldingen van de bank voor het stappenplan hoe je bij jouw bank een MT940-export kunt maken. Gebruik je ASN? In dat geval download je een CAMT053-bestand in plaats van een MT940.

Automatische bankkoppeling

Als je geen zin hebt om elke keer handmatig bankbestanden te exporteren en importeren (terecht) dan is er een nog snellere optie: de automatische bankkoppeling. Via GoCardless (voorheen Nordigen) is het mogelijk om je rekening te koppelen en van de afgelopen tijd automatisch je banktransacties in te laden. Met deze tussenpartij is het mogelijk om banktransacties op te halen. Houd er rekening mee dat je voor het gebruik van de automatische bankkoppeling maandelijks €1,50 per gekoppelde bank betaalt. Vanwege veiligheidsredenen zul je eens in de 90 of 180 dagen opnieuw toestemming moeten verlenen om je banktransacties op te halen. Je ontvangt dan vanzelf een mailtje.

Bekijk hier de banken die worden ondersteund door GoCardless (voormalig Nordigen).

3. Verwerk de banktransacties

Nadat je je bankbestand hebt geïmporteerd of ingeladen via de automatische koppeling kun je per transactie aangeven hoe je deze wilt verwerken in je boekhouding. Je zult dan ook zien dat er verschillende kleurtjes ontstaan bij de regels van de banktransacties, die je elk op verschillende manieren kunt verwerken.

Tip: gebruik het filter om te filteren op de regels die je wilt verwerken. Je kunt filteren op ongekoppelde regels (roze en gele regels), gekoppelde regels (groene regels) en genegeerde regels (grijze regels). Je kunt dit eventueel ook combineren met het datumfilter.

Tip: klik op de regel met de banktransactie om meer info over de transactie te zien. Op die manier kun je ook de omschrijving van de transactie bekijken, en zie je eventueel het IBAN nummer van de tegenrekening.

Roze regels (ongekoppeld)

Wanneer je jouw banktransacties hebt geimporteerd dan zullen ze in eerste instantie grotendeels een roze/rode kleur hebben. Dit betekent dat deze regels nog ongekoppeld zijn. Kortom: je moet ze nog verwerken. Voor het verwerken heb je bij deze regels 3 opties:

• Je kunt voor de transactie een nieuwe boeking in het kasboek aanmaken als deze nog niet in je boekhouding staat;
• Je kunt de transactie koppelen aan een bestaande onbetaalde boeking in je administratie. Op deze manier kun je bijv. inkomsten of uitgaven de status ‘betaald’ geven;
• Je kunt de transactie negeren. Dit laatste is van toepassing wanneer je de boeking bijvoorbeeld al in je administratie hebt staan of als het bijvoorbeeld en privé transactie betreft die je niet in je boekhouding hoeft op te nemen.

Let op: indien je transactie al op betaald in het kasboek staat dan zul je de banktransactie daar niet aan kunnen koppelen. Koppelen heeft dan namelijk geen enkele invloed, want de transactie is al helemaal gereed voor je administratie. Je kunt de transactie in dat geval negeren. 

Gele regels (ongekoppeld – voorstel)

De gele regels zijn net als de roze regels nog niet verwerkt (en dus nog ongekoppeld). Maar: bij deze banktransacties heeft Paperdork wel een match kunnen vinden met een bestaande transactie in het kasboek die nog op onbetaald stond. Er wordt dan dus een suggestie gegeven om de banktransactie aan de kasboek regel te koppelen. Via het icoontje bij de gekoppelde regel kun je de originele kasboek transactie bekijken. Met het vinkje kun je de koppelsuggestie goedkeuren. Op die manier wordt de kasboek transactie op betaald gezet, en worden ze definitief aan elkaar gekoppeld. Met het kruisje kun je het koppelvoorstel afkeuren, zodat je deze transactie daarna zelf kunt verwerken.

Groene regels (gekoppeld)

Groene regels heb je reeds succesvol verwerkt. Deze banktransacties zijn dus al gekoppeld aan een regel in het kasboek, en hoef je dus in principe niets meer mee te doen. Is er bij de koppeling toch iets misgegaan? Dan kun je de banktransactie ook weer ontkoppelen. De banktransactie wordt dan weer roze (of geel), waarna je deze opnieuw kunt verwerken.

Grijze regels (genegeerd)

Grijze regels zijn banktransacties die je genegeerd hebt. Ook dit zijn dus transacties die verwerkt zijn. Het kan zijn dat transacties genegeerd zijn omdat ze niet relevant zijn voor je inkomsten en uitgaven (bijv. betalingen naar de Belastingdienst of transacties tussen je eigen rekeningen), of omdat je er al een betaalde transactie voor in het kasboek had staan. Genegeerde regels kun je eventueel herstellen, zodat je ze opnieuw kunt verwerken.

Tussentijds afsluiten

Even klaar met het verwerken van je banktransacties? Je kunt tussentijds gewoon switchen tussen andere functionaliteiten in de app. De importfunctie zal onthouden welke transacties je wel of niet bent doorlopen, en je kunt later verdergaan waar je gebleven was.

Uitleg video

Troubleshoot

• Banktransacties moeten altijd chronologisch geïmporteerd worden. Je kunt dus geen transacties toevoegen die ouder zijn dan eerder toegevoegde transacties. Levert dit problemen op? Neem dan even contact op met hello@paperdork.nl.
• Check bij problemen met de automatische bankkoppeling altijd eerst of je rekeningen nog allemaal de status ‘Actief’ hebben. Dit kun je controleren in het menu Bank import > Importeren > Met een bankkoppeling.
• Is je banktransactie niet automatisch binnengekomen terwijl je een automatische bankkoppeling hebt? Sommige specifieke banktransacties worden helaas pas vertraagd doorgegeven aan de API. Wacht dus eerst 3 dagen om er zeker van te zijn dat de transactie niet alsnog zichtbaar wordt.
• Token verversen: komen banktransacties nog steeds niet binnen of ontvang je een mailtje van een verlopen token? Probeer je token te refreshen. Je kunt dit op de volgende plek doen: Bank import > Importeren > Met een bankkoppeling. In het GoCardless/Nordigen rijtje zie je een overzicht van je gekoppelde rekeningen. Als je daarachter op de 3 puntjes klikt heb je de optie om je token te vervangen. Wacht vervolgens minstens een dag om te zien of je transacties daarna wel binnenkomen.
• Komen je transacties nog steeds niet binnen? Probeer dan je gekoppelde rekening eens helemaal te verwijderen en opnieuw te koppelen (maak je geen zorgen: je geïmporteerde banktransacties blijven gewoon staan).
• Kom je er nog steeds niet uit? Stuur een mailtje naar hello@paperdork.nl met zoveel mogelijk relevante gegevens, dan kijken we met je mee.