Hoe lang moet je bonnen bewaren voor de Belastingdienst?

Je hebt vast wel eens gehoord dat boekhouders aardig streng kunnen zijn op het bewaren van je bonnetjes. Maar hoe lang moet je bonnen bewaren voor de Belastingdienst? En mag je jouw bonnetjes ook digitaal bewaren? En wat nou als je een keer een bonnetje kwijtraakt? Daar vertellen we je alles over in dit artikel.

Hoe lang moet je je bonnen bewaren voor de Belastingdienst?

Het is verplicht om alle facturen die je ontvangt of verstuurt te bewaren in je administratie. Dat is verplicht, omdat de Belastingdienst de mogelijkheid moet hebben je administratie te controleren. Je bewaart facturen voor 7 jaar. Ook als je bijvoorbeeld je bedrijf uitschrijft bij de Kamer van Koophandel. De facturen over onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren. Ook kent de Belastingdienst een uitzondering voor digitale diensten. Bij digitale diensten geldt ook een bewaartermijn van 10 jaar.

Wat valt er onder digitale diensten?

Digitale diensten is nogal een algemene term. Helemaal omdat er tegenwoordig steeds meer digitaal gebeurt. De Belastingdienst verstaat onder digitale diensten de volgende diensten:

• Elektronische diensten: dit zijn de diensten die via het internet of een digitaal netwerk worden geleverd. Vaak zijn deze diensten grotendeels geautomatiseerd en zonder informatietechnologie kunnen ze niet geleverd worden.
• Telecommunicatiediensten: telecom houdt in telefonie, maar ook de televisie, de radio en het internet vallen onder dit begrip. Bij deze communicatiemiddelen wordt gebruik gemaakt van datakabels om gegevens over te dragen. Denk bijvoorbeeld aan telefonie, sms, toegang tot internet en voicemail.
• Radio- en televisieomroepdiensten: hier vallen de diensten onder zoals radio- of televisieprogramma’s.

Mag je bonnetjes ook digitaal bewaren in een app?

De algemene regel is dat je facturen moet bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd. De originele vorm dus. Digitale facturen hoef je dus niet per se uit te printen, maar mag je gewoon digitaal bewaren (let wel op goede back-ups!). Daarnaast is het tegenwoordig ook toegestaan om papieren facturen en bonnetjes in te scannen en digitaal te bewaren. Als je dat goed doet, dan mag je het originele papieren bonnetje alsnog weggooien. Wel moet er sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Alle kenmerken moeten op de scan duidelijk leesbaar aanwezig zijn. En als er bijvoorbeeld ook nog belangrijke informatie op de achterkant van het bonnetje staat, dan moet je die dus ook scannen. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om dit goed te doen. En je moet er natuurlijk nog steeds voor zorgen dat je de digitale bestanden volgens de geldende bewaartermijnen bewaart.

TIP: scan al je bonnen in met de Paperdork app. Op die manier staan ze veilig opgeslagen in de cloud (met back-ups), en hoef je niet al je papieren bonnen nog te bewaren.

Moet ik nog meer dan alleen mijn bonnen bewaren?

Voor een controle zal de Belastingdienst naar je bonnen vragen, maar je hele administratie is meer dan dat. Denk aan eventuele voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, loonadministratie, projectadministratie, detailgegevens van kassasystemen of webshops, afschrijvingsstaten, gegevens uit elektronische communicatiemiddelen en geregistreerde uren in bijvoorbeeld agenda’s. Bedenk dus goed wat voor jou van toepassing is, en zorg ervoor dat je dit altijd paraat hebt voor een eventuele Belastingdienst controle.

Hoe zit het met zakelijke correspondentie via elektronische communicatiemiddelen?

Als jij zakelijke gegevens en correspondentie in Whatsapp of andere elektronische communicatiemiddelen hebt staan, dan valt dit ook onder de bewaarplicht. Als de Belastingdienst daarom vraagt dan moet je deze dus ter beschikking kunnen stellen. Heb je geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke in je Whatsapp of agenda? Dan moet je ook je privégegevens bewaren. Daarom is het ten zeerste aan te raden om de correspondentie van je bedrijf te scheiden van jouw privégegevens.

Wat moet je doen als je geen origineel bonnetje meer hebt?

Het kan natuurlijk gebeuren dat je iets zakelijk hebt aangeschaft, maar dat je de bon of factuur bent kwijtgeraakt. In dat geval loop je een risico, want je kunt je koop niet meer verantwoorden naar de Belastingdienst toe. Je mag in zo’n geval ook de btw niet meer terugvragen. Voor de inkomstenbelasting zou je de kosten eventueel wel in je administratie opnemen. Maar in zo’n geval is het aan te raden om de koop wel op de een of andere manier te verantwoorden. Voeg in zo’n geval bijvoorbeeld je bankafschrift toe als bijlage in je boekhoudprogramma, in plaats van de bon. Als dat een heel enkele keer voorkomt dan zal de Belastingdienst je wellicht matsen. Heb je echt een meerderheid van de bonnen niet meer? Dan wordt het een lastig verhaal. Zorg er dus altijd voor dat je jouw bonnen en facturen meteen scant in een app. Dan hoef je nooit in deze situatie terecht te komen.