Is het zinvol om uitgaven op de zaak te zetten als ik geen btw kan terugvragen?

Soms komen we erachter dat bepaalde bedrijfsmiddelen of andere zakelijke uitgaven van ondernemers missen in hun administratie. Als we onze klanten hierop wijzen krijgen wel wel eens de volgende vraag: “Maar als ik de btw niet meer kan terugvragen, wat heeft het dan voor zin om deze kosten op de zaak te zetten?”

Om deze vraag te kunnen beantwoorden is het allereerst belangrijk om een onderscheid te maken tussen btw en inkomstenbelasting. Dat zijn 2 verschillende belastingen, en ook 2 verschillende aangiftes. Beide soorten belastingen moet je als ondernemer afdragen.

Btw

Btw is de meest zichtbare vorm van belasting omdat je deze direct op al je facturen terugziet. Op die manier is het ook een stuk makkelijker om in te schatten wat je aan btw moet afdragen aan de Belastingdienst aan het einde van het kwartaal. Bij voorkeur zet je dit geld meteen op een aparte rekening of in een apart spaarpotje. Dit is ook de reden dat er voor ondernemers vaak wordt gecommuniceerd in prijzen exclusief btw. Btw moet immers toch weer worden afgedragen in het geval van inkomsten, of kun je terugvragen in het geval van uitgaven.

Inkomstenbelasting

Helaas ben je er met alleen het afdragen van btw nog niet. Naast het afdragen van btw moet je ook jaarlijks inkomstenbelasting betalen. Dit is een wat uitgebreidere aangifte waarbij ook allerlei persoonlijk gegevens aan bod komen. In deze aangifte ga je belasting betalen over de winst van je onderneming. Dat wordt nog verrekend met allerlei overige zaken (koophuis, giften, beleggingen etc.) en op basis daarvan betaal je belasting over je inkomen.

De inkomstenbelasting als ondernemer kun je eigenlijk vergelijken met het verschil tussen een bruto en netto salaris in loondienst. In loondienst houdt de werkgever het verschil tussen die 2 al voor je in, als ondernemer moet je dit verschil nog afdragen in je inkomstenbelasting en houd je daarna dus je netto ‘salaris’ over.

Hoe kan ik mijn voorlopige aanslag wijzigen?

De inkomstenbelasting is de reden dat het slim is om uitgaven zonder btw – of waarop je de btw niet meer kunt terugvragen – alsnog op de zaak te zetten. Uitgaven zorgen er namelijk voor dat de winst van je onderneming lager uitkomt. En zoals je weet: over je winst betaal je belasting. Zet ze dus toch in je boekhouding, want dat scheelt je toch weer een beetje belasting betalen.

Uitzonderingen

Het is natuurlijk wel de bedoeling dat de uitgaven in je systeem zakelijke uitgaven zijn. Daarnaast moeten het zakelijke uitgaven zijn die je tijdens je ondernemerschap, of tot 5 jaar voor de inschrijving van jouw onderneming hebt gemaakt. Tot slot kan het in de situatie wanneer je graag een huis wilt kopen voor je hypotheek ook beter uitpakken om dit soort uitgaven niet op de zaak te zetten. Je betaalt dan wel meer belasting, maar banken kijken vaak naar je winst en om een zo hoog mogelijke hypotheek te krijgen wil je dus wél een zo hoog mogelijk winst.