Nieuw: Paperdork automatiseren met Zapier

Deze trigger wordt afgevuurd op het moment dat je in de Paperdork app een nieuw tarief hebt toegevoegd in de lijst met standaard producten/diensten.

Je kunt in deze trigger de volgende instellingen wijzigen:

• Filter: het filter is een optionele instelling om op de naam van een tarief te filteren. Dit gebruik je als je wilt dat alleen de tarieven met een specifieke tekst in de naam een trigger moeten veroorzaken. Wil je dat alle nieuwe tarieven een trigger veroorzaken? Dan kun je het filter leeg laten. 

Deze trigger wordt afgevuurd op het moment dat je in de Paperdork app een nieuwe klant hebt aangemaakt.

Je kunt in deze trigger de volgende instellingen wijzigen:

• Filter: het filter is een optionele instelling om op de naam van een bedrijf of contactpersoon te filteren. Dit gebruik je als je wilt dat alleen de klanten met een specifieke (bedrijfs)naam een trigger moeten veroorzaken. Wil je dat alle nieuwe klanten een trigger veroorzaken? Dan kun je het filter leeg laten. 

Deze trigger wordt afgevuurd op het moment dat je in de Paperdork app een nieuwe factuur hebt aangemaakt.

Je kunt in deze trigger de volgende instellingen wijzigen:

• Filter: dit is een optionele instelling om op factuurnummer, omschrijving of klantnaam te filteren. Dit gebruik je als je wilt dat alleen de facturen die aan dit filter voldoen een trigger moeten veroorzaken. Wil je dat alle nieuwe facturen een trigger veroorzaken? Dan kun je het filter leeg laten. 

Deze actie zorgt er voor dat er een nieuw standaard tarief wordt aangemaakt in je lijst met producten of diensten.

Je kunt in deze actie de volgende instellingen wijzigen:

• Name: dit is de naam van het product of de dienst. Deze naam komt ook op eventuele factuurregels te staan.
• Price: dit is de prijs van het product of de dienst
• Include VAT: hiermee geef je aan of de prijs die je hebt aangegeven inclusief (true) of exclusief (false) btw is.
• VAT type: hiermee geef je aan of jouw producten of diensten zijn belast met btw (percentage) of dat je bent vrijgesteld van btw (exempt).
• Revenue type: hiermee geef je aan of het gaat om goederen of diensten. Zorg ervoor dat dit goed staat ingevuld, want dit is van grote invloed op buitenlandse facturen.

Deze actie zorgt er voor dat er een nieuwe factuur wordt aangemaakt in je lijst met producten of diensten.

Je kunt in deze actie de volgende instellingen wijzigen:

• Invoice date: dit is de factuurdatum en dus de datum waarop de factuur verstuurd is naar de klant.
• Description: dit is de omschrijving die je aan de factuur wilt meegeven in Paperdork. Deze omschrijving is puur voor je administratie en komt niet op de factuur te staan.
• Status: hiermee geef je aan welke status de nieuwe factuur moet krijgen. De beschikbare statussen zijn: concept, planned (plannen voor de toekomst), open (onbetaald) en paid (betaald).
• Date paid: dit is de betaaldatum van de factuur. Als de factuur nog niet betaald is en/of als een concept moet worden aangemaakt dan laat je deze open.
• TemplateId: hier selecteer je de Paperdork factuur template die je wilt gebruiken voor het aanmaken van je factuur. Deze wordt gebruikt voor de opmaak van de factuur en eventuele mail teksten.
• Reference: je kunt hier optioneel een referentie op de factuur laten zetten.
• Payment Term: dit is de betaaltermijn die je voor de factuur wilt hanteren.
• Invoice line type: dit is het type factuurregel wat je op de factuur wilt zetten. Dit kan een vrije regel zijn (free format) of een al bestaand tarief (price).
• Invoice line price id: deze hoef je alleen in te vullen als je als type een tarief (price) hebt geselecteerd. Je kunt in dat geval een tarief selecteren, en kunt dan de overige invoice line instellingen achterwege laten omdat deze vanuit het bestaande tarief worden opgehaald.
• Invoice line description: de omschrijving van de factuurregel. Vaak staat hier het product of de dienst die je verkoopt omschreven.
• Invoice line count: het aantal van het product of de dienst die je verkocht hebt.
• Invoice line price: de prijs per stuk van het product of de dienst die je verkocht hebt.
• Invoice line revenue type: hier geef je aan of het om producten of diensten gaat. Dit is belangrijk om goed in te vullen omdat dit bepalend is bij facturen in het buitenland. Indien je verzendkosten hebt ingevuld dan wordt er automatisch vanuit gegaan dat het om goederen gaat.
• Invoice line include VAT: hier kun je aangeven of er bij de prijs al btw zit inbegrepen (true) of nog niet (false).
• Invoice line VAT type: hier geef je aan of je bent belast met btw (percentage) of dat je bent vrijgesteld van btw (false).
• Invoice line VAT percentage: hier geef je het btw percentage aan dat op het product of de dienst zit die je factureert.
• Price shipping costs: de kosten van verzending. Als verzendkosten voor jouw factuur niet van toepassing zijn dan kun je dit leeg laten.
• Include VAT in shipping costs: hier kun je aangeven of bovengenoemde prijs inclusief of exclusief btw is.
• Customer id: hier kun je een bestaande klant selecteren uit de Paperdork klantenlijst. Als dit is ingevuld dan hoef je de overige velden met betrekking tot contactgegevens niet meer in te vullen. Als je een nieuwe klant wilt aanmaken en/of als je wilt dat we voor elke nieuwe klant automatisch een match maken met het klantenbestand dan kun je dit veld leeg laten.
• Customer name: hier vul je in het geval van een bedrijf de bedrijfsnaam in, in het geval van particulieren staat hier de voor- en achternaam.
• Customer type: hier vul je in of het gaat om een bedrijf (business) of om een particulier (private). Dit is belangrijk om goed in te vullen omdat dit bepalend is voor het maken van buitenlandse facturen. 
• First name contact: dit is de voornaam van de contactpersoon.
• Last name contact: dit is de achternaam van de contactpersoon.
• E-mail: dit is het e-mailadres van de klant.
• Phone: dit is het telefoonnummer van de klant.
• Customer VAT number: dit is het btw nummer van de klant. Deze is verplicht om te vullen bij bestellingen naar ondernemers binnen de EU (anders dan Nederland).
• Street: dit is de straatnaam van de klant. Tip: als de bronsoftware de straatnaam en het huisnummer combineert dan kun je beide hier invullen.
• House number: dit is het huisnummer (incl. eventuele toevoegingen) van de klant.
• Postal code: dit is de postcode van de klant.
• City: dit is de stad waar de klant gevestigd zit of woont.
• Country code: hier vul je de landcode van de klant in, bijvoorbeeld NL. Zie hier een complete lijst met de codes van alle landen.
• Schedule date: dit is de datum waarop je de factuur wilt versturen. Dit is alleen van toepassing voor facturen die je de status “Planned” meegeeft.
• Schedule time: dit is de tijd waarop je een factuur wilt versturen. Dit is alleen van toepassing voor facturen die je de status “Planned” meegeeft.
• Send e-mail: hier kun je aangeven of je wilt dat de factuur direct verzonden wordt naar je klant. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer je status open of paid is, en wanneer er een e-mailadres ingevuld is.
• E-mail message: hier kun je de tekst van de factuur e-mail invullen. Indien je de standaard tekst van je gekozen factuur template wilt gebruiken dan laat je dit leeg.

Deze actie zorgt er voor dat er een nieuwe klant wordt aangemaakt in je Paperdork klantenbestand.

Je kunt in deze actie de volgende instellingen wijzigen:

• Name: hier vul je in het geval van een bedrijf de bedrijfsnaam in, in het geval van particulieren staat hier de voor- en achternaam.
• Type: hier vul je in of het gaat om een bedrijf (business) of om een particulier (private). Dit is belangrijk om goed in te vullen omdat dit bepalend is voor het maken van buitenlandse facturen. 
• First name: dit is de voornaam van de contactpersoon.
• Last name: dit is de achternaam van de contactpersoon.
• E-mail: dit is het e-mailadres van de klant.
• Phone: dit is het telefoonnummer van de klant.
• VAT number: dit is het btw nummer van de klant. Deze is verplicht om te vullen bij bestellingen naar ondernemers binnen de EU (anders dan Nederland).
• Country code: hier vul je de landcode van de klant in, bijvoorbeeld NL. Zie hier een complete lijst met de codes van alle landen.
• Postal code: dit is de postcode van de klant.
• City: dit is de stad waar de klant gevestigd zit of woont.
• Street: dit is de straatnaam van de klant. Tip: als de bronsoftware de straatnaam en het huisnummer combineert dan kun je beide hier invullen.
• House number: dit is het huisnummer (incl. eventuele toevoegingen) van de klant.

Deze actie zorgt ervoor dat je kan zoeken in je lijst met tarieven van Paperdork, en eventueel een nieuw tarief kunt aanmaken als er geen match is.

Je kunt in deze actie de volgende instellingen wijzigen:

• Filter: het filter is een optionele instelling om op de naam van een tarief te filteren. Dit gebruik je als je wilt dat alleen de tarieven met een specifieke tekst in de naam een match moeten veroorzaken. Wil je dat alle tarieven een mogelijke match veroorzaken? Dan kun je het filter leeg laten. 
• Success: hier geef je aan wat er moet gebeuren op het moment dat er geen match is gevonden. Bij ‘false’ worden er geen vervolgstappen uitgevoerd als er geen match wordt gevonden. Dit komt het meeste voor. Bij ’true’ worden er ook vervolgstappen uitgevoerd als er geen match is gevonden. Het resultaat “not found” resultaat wordt dan ook als succes gezien.
• Create rate: hier kun je aanvinken of je wilt dat er een nieuw tarief in Paperdork wordt aangemaakt als er geen match is gevonden. Bij het selecteren van deze optie vul je vervolgens de details in van het tarief dat moet worden aangemaakt. Let op: je zult bij het aanvinken van dit selectievakje een extra waarschuwing krijgen over extra fields. Dit is een standaard waarschuwing van Zapier en deze kun je negeren.

Deze actie zorgt ervoor dat je kan zoeken in je lijst met klanten van Paperdork, en eventueel een nieuwe klant kunt aanmaken als er geen match is.

Je kunt in deze actie de volgende instellingen wijzigen:

• Filter: het filter is een optionele instelling om op de (bedrijfs)naam van de klant te filteren. Dit gebruik je als je wilt dat alleen de klanten met een specifieke naam een match moeten veroorzaken. Wil je dat alle klanten een match mogelijk maken? Dan kun je het filter leeg laten. 
• Success: hier geef je aan wat er moet gebeuren op het moment dat er geen match is gevonden. Bij ‘false’ worden er geen vervolgstappen uitgevoerd als er geen match wordt gevonden. Dit komt het meeste voor. Bij ’true’ worden er ook vervolgstappen uitgevoerd als er geen match is gevonden. Het resultaat “not found” resultaat wordt dan ook als succes gezien.
• Create customer: hier kun je aanvinken of je wilt dat er een nieuwe klant in Paperdork wordt aangemaakt als er geen match is gevonden. Bij het selecteren van deze optie vul je vervolgens de details in van de klant die moet worden aangemaakt. Let op: je zult bij het aanvinken van dit selectievakje een extra waarschuwing krijgen over extra fields. Dit is een standaard waarschuwing van Zapier en deze kun je negeren.