Boekhouding voor webshops 📦

Wist je al dat Paperdork met veel webshops gratis koppelingen heeft? Op die manier wordt je webshop boekhouding helemaal een fluitje van een cent. Al je bestellingen worden dan namelijk automatisch al in je boekhouding gezet. Paperdork heeft o.a. koppelingen met WooCommerce, Shopify en Plug & Pay. Voor Etsy hebben we specifieke conversiebestanden. Maar ook met andere webshops zijn koppelingen vaak mogelijk! Er zijn daarom veel e-commerce ondernemers die gebruikmaken van onze dienstverlening.

Herman is al jaren enthousiast ‘aan het Marktplaatsen’ met muziekinstrumenten. Herman is zelf muzikant, heeft veel spullen nodig voor zijn werk als muziekdocent én is verzamelaar. Hij was altijd al handig met ruilen en inruilen, maar op een dag was daar het besef dat hij het ook commercieel kon aanpakken. Zijn vrouw (ook klant bij Paperdork) bouwde een webshop. Toen kwam Herman thuis te zitten met een hartstilstand. Dat zorgde er wel voor dat hij actiever met zijn webshop aan de slag ging, en inmiddels is DropShopDrums zijn hoofdinkomen.

Kirsten is het gezicht achter maison KOOS: een online conceptstore met unieke cadeaus, stijlvolle woon- en lifestyleaccessoires, sieraden en papergoods. Alles met oog voor duurzaamheid, eenvoud en tijdloze charme. Het idee ontstond tijdens een vakantie in Griekenland, waar Kirsten een prachtig merk ontdekte dat hier nog nergens te vinden was. Dat bracht het balletje aan het rollen, en zo ontstond de webshop die inmiddels al bijna 10 jaar bestaat.

Met de groei van maison KOOS, groeide ook de administratie: een simpel Excelsheetje voldeed niet meer. Na een korte omweg via een ander programma kwam Kirsten terecht bij Paperdork. “Wat ik vooral heel fijn vind is dat je zelf de touwtjes in handen houdt. Ik heb goed overzicht, maar altijd een expert achter de hand voor hulp en advies. De software is super gebruiksvriendelijk: geen overbodige knoppen of ingewikkelde instellingen, dus ook minder kans op fouten”, aldus Kirsten.

“Heel fijn is de koppeling met mijn webwinkel. Verkoopfacturen worden automatisch ingelezen en hoeven niet handmatig te worden ingeboekt. Het uploaden van bonnen of facturen gaat zowel met de app als de desktop versie super eenvoudig. Zeker omdat ze gelezen worden en veel informatie al wordt ingevuld. Lekker efficiënt!”

📸 Reggy van Liempd

Paperdork’s tips voor webshops

Als webshop eigenaar zijn er een aantal specifieke zaken in je boekhouding waar je mee te maken hebt, die voor jou wellicht relevanter zijn dan voor andere ondernemers. We zetten een aantal boekhoudtips voor webshops voor je op een rijtje:

👉 Maak gebruik van koppelingen. We hebben niet voor niets gratis koppelingen beschikbaar voor veel webshop software (o.a. WooCommerce, Shopify, Plug & Pay en Etsy), maak er gebruik van! Dat maakt je leven echt een stuk makkelijker. Zonder dat je er iets voor hoeft te doen stromen al je bestellingen ook automatisch je boekhoudprogramma binnen. Ka-ching!

👉 Zet nooit al je bestellingen regel voor regel in je administratie. Dit hangt natuurlijk samen met de vorige tip. Maar ook als je met jouw webshop geen automatische koppeling wilt (of kunt) maken, is het niet nodig om bestellingen één voor één in je administratie over te nemen. Overleg met je cijferbaas hoe je dit beter kunt doen!

👉 Verdiep je in buitenlandse btw-regels. De regels rondom buitenlandse btw zijn complex. Dat geldt zowel voor inkopen in het buitenland, als wanneer je naar het buitenland verkoopt. Gelukkig helpt ons boekhoudprogramma en je cijferbaas hierbij!

👉 Verkopen aan particuliere EU-klanten? Lees je in over de OSS. De One Stop Shop (OSS) regeling is een systeem waarmee het makkelijker wordt gemaakt om in andere EU-landen aangifte te doen. In sommige gevallen ben je namelijk verplicht om dat te doen (en dat kan best complex worden!).

👉 Koop je regelmatig in buiten de EU? Dan is een Artikel 23 vergunning wellicht handig. Als je goederen invoert van buiten de Europese Unie dan moet je hierover bij de douane btw betalen, die je later via de btw-aangifte kunt terugvragen. Met een Artikel 23 vergunning voorkom je dat je bij de douane btw hoeft voor te schieten, en kun je dit zelf aangeven in je aangifte.

👉 Lees je goed in voor je start met dropshipping. Overweeg je een dropshipping webshop? Online worden vaak gouden bergen beloofd, maar besef je dat er ook veel nadelen zitten aan dit model. Zo ook op belastingtechnisch gebied. Bij een voorraad buiten de EU kunnen de belastingregels erg complex worden (Paperdork ondersteunt om die reden helaas geen ondernemers met buitenlandse dropshipping).

Relevante blogs voor webshops