Nieuw: periodieke facturen

Tegenwoordig wordt het steeds gangbaarder om diensten of zelfs producten in abonnementsvorm aan te bieden. Wij snappen dat het bijhouden van je administratie nou niet bepaald het leukste klusje van de week is. En als we het een beetje makkelijker kunnen maken dan doen we dat graag. En dus is het vanaf nu mogelijk om periodieke facturen aan te maken in onze app. Dan hoef je er na het eenmalig aanmaken van je factuur verder niet meer naar om te kijken.

Optionele functionaliteit

Het maken van periodieke facturen is een optionele instelling in Paperdork. Je kunt deze functionaliteit dus zelf activeren als dit voor jou relevant is. Dit doe je door via het account instellingen menu de functie “Concept facturen maken en inplannen” aan te zetten, en vervolgens de optie “Periodieke facturen maken” te activeren. Als je dit hebt gedaan dan ontstaat er naast de opslaan knop bij het maken van gegenereerde facturen een extra pijltje.

Tip: wij raden aan om eerst een test abonnement naar jezelf op te stellen. Dan weet je hoe het werkt zodat je geen foutjes maakt als je daadwerkelijk facturen naar je klanten gaat sturen.

Maak gebruik van datumtags

Voor periodieke facturen is het handig om gebruik te maken van datumtags. Met deze tags kun je op dynamische wijze de periode waarop de factuur betrekking heeft op je facturen zetten. De datumtags kun je gebruiken in je tarievenlijst, bij vrije regels op de factuur, in factuur omschrijvingen en in e-mail templates.

Het format van de datumtags is als volgt:
{datum_(min, plus)(_getal_)(jaar, kwartaal, maand, week, dag)}

Let op: alles wat tussen de () staat kun je optioneel gebruiken, je hoeft ze niet per se allemaal te gebruiken. Jaartal wordt aangegeven in yyyy, kwartaal in q, maand in mm, week in ww en dag in dd. 

We snappen dat dit wellicht nog lastig klinkt dus geven je een aantal voorbeelden van hoe dit concreet werkt. Stel het is vandaag 30 juni 2021. Onderstaande tags geven dan de volgende resultaten:

{datum(dd-mm-yyyy)} –> 30-06-2021
Q{datum(q yyyy)} –> Q2 2021
{datum_plus_1_jaar(yyyy/mm)} –> 2022/06
{datum_min_1_kwartaal(qq-yyyy)} –> 01-2021

Tip: om er zeker van te zijn dat je datumtag ook werkt kun je eerst de preview van de factuur bekijken. Daarop zie je hoe je datumtag wordt omgezet in een daadwerkelijke datum.

Plan je factuur in

In het menu om facturen te genereren heb je nu een extra pijltje naast het opslaan van de factuur.  Om een periodieke factuur aan te maken klik je op het pijltje naast opslaan en kies je voor “Inplannen”. Vervolgens kom je in een menu waar je zelf kunt specificeren hoe je de factuur wilt inplannen. De frequentie is in te stellen op eenmalig, per week, per kwartaal, per maand en per jaar. De einddatum staat standaard op het einde van het huidige jaar. Maar je kunt dit bijvoorbeeld op het jaartal 2099 zetten als je wilt dat het abonnement ‘oneindig’ doorloopt. Tot slot kun je ervoor kiezen of je wilt dat de factuur tegen die tijd wordt klaargezet in concept, of dat je deze direct per e-mail wilt versturen.

Tip: bij het aanmaken van een periodieke factuur zal er waarschijnlijk een geplande factuurregel in de toekomst staan. Let erop dat als je deze regel verwijdert dat dan ook de reeks wordt beëindigd.

Goed om te weten: de datumtag wordt in de omschrijving bij geplande facturen nog eerst als datumtag weergegeven. Dit is namelijk een blauwdruk voor toekomstige facuteren. Pas nadat de geplande factuur definitief is gemaakt wordt er een echte datum van gemaakt.