Wat is er nodig om een (internationale) webshop op te starten?

Het lijkt gemakkelijk, een eigen (internationale) webshop opzetten. Het is toch niet meer dan een website bouwen waarop producten staan geëtaleerd die je naar de klant verzendt? Natuurlijk, je moet ook zorgen voor goede marketing, klantcontact en mooie productfoto’s. Maar daarnaast komt er helaas nog een stuk meer bij kijken. In deze gastblog neemt Jochem van Heek – mede-eigenaar van Amazonsellers & Sellers Academy – je mee door de minimale eisen om een webshop op te starten. De nadruk ligt daarbij op administratie, wetgeving, btw en voorraadbeheer. Misschien de saaiere randzaken, maar wel heel belangrijk!

Dropshipping vs. eigen voorraad

Je hebt een fantastisch product dat je wilt gaan verkopen via je eigen webshop. Eén van de eerste keuzes die je moet maken is of je producten eerst gaat inkopen en daarmee voorraad in beheer neemt, of dat je het direct vanuit de leverancier naar de klant stuurt. Dat laatste staat ook wel bekend als dropshipping. Beide vormen hebben zo hun voor- en nadelen. Je zult een keuze moeten maken wat bij jou past. Aan ons de taak om aan te duiden waar je rekening mee moet houden op administratief vlak bij elk van deze vormen.

Voorraad in eigen beheer nemen

• Regel je een eigen magazijn of maak je afspraken met een partij die namens jou voorraad beheert (fulfilment service)? Ben je van plan om je voorraad in Duitsland neer te leggen, omdat je veel verkopen hebt aan Duitse klanten? Dan is de kans groot dat je een Duits btw-nummer moet registreren. Verderop lees je hier meer over.
• Voorraad Managementsysteem: dit heb je nodig om de stand van je voorraad in te zien en je boekhouding up-to-date te houden. Voor je inkomstenbelasting moet je bijvoorbeeld weten wat de waarde van je voorraad op 31 december is.
• Verzekeringen. Hier denk je waarschijnlijk meteen aan productaansprakelijkheidsverzekeringen. Maar daarnaast zul je ook je magazijn willen verzekeren als je deze in eigen beheer neemt.

Dropshipping

• Zoek een partij die de productinspectie voor jou uit handen neemt. Aangezien de producten direct van de leverancier naar de eindklant gaan, heb je geen zicht op de kwaliteit van het product. En daar worden (helemaal in Europa) regelmatig strenge eisen aan gesteld. Mocht je zekerheid willen dat producten van goede kwaliteit zijn voordat ze verzonden worden naar de eindklant, dan is het raadzaam een inspectie uit te laten voeren.
• Retourafhandeling. Verzend je via een leverancier, dan moet je vaak zelf een oplossing vinden voor het retourproces. Dit omdat de aankoop tussen jou en de leverancier is, en niet tussen de klant en de leverancier. Het is geen garantie dat leveranciers retourzendingen aannemen.
• Europese wet- en regelgeving. Per 1 juli 2021 is de btw-regelgeving behoorlijk aangepast. Dit heeft ook gevolgen voor dropshippers. Hieronder gaan we daar uitgebreider op in. Mocht je gaan verkopen in Duitsland, dan zul je ook rekening moeten houden met de verpakkingswetgeving. Deze is in Duitsland ook wel bekend onder de VerpackG.

Keurmerken

Om ervoor te zorgen dat klanten eerder geneigd zijn een aankoop te doen op jouw webshop, kun je overwegen om een keurmerk te plaatsen op je webshop. Een goed keurmerk zegt namelijk iets over de kwaliteit en service die je levert. Hiermee kun je het vertrouwen in jouw webshop verhogen. Een keurmerk wordt uitgegeven door een onafhankelijk bedrijf, die de garantie geeft dat jouw webshop voldoet aan bepaalde voorwaarden. Bijvoorbeeld dat je een bedenktijd van 14 dagen geeft na aankoop, klachtenbemiddeling hebt en privacy voorwaarden hanteert. Keurmerken zijn helaas niet gratis, houd hier rekening mee. Bekende keurmerken zijn Webwinkelkeur of Thuiswinkelwaarborg.

Verkoop je ook in Duitsland?
Dan zul je nog beter moeten letten op de wettelijke verplichtingen. De meest bekende is misschien wel het Impressum. Het Impressum is wettelijk verplicht voor onder andere webshops. Het Impressum geeft aan wie de eigenaar is en auteursrecht heeft. Heb je deze informatie niet, dan zijn er bureaus of concurrenten die hier actief naar op zoek gaan en eisen dat je het Impressum (tegen hoge betaling of boetes) alsnog regelt. Wees hier alert op!

Privacy

De meeste webshops traceren graag het gedrag van hun klanten om te bepalen hoe ze de webshop verder kunnen optimaliseren. Gebruik maken van zogeheten Tracking Cookies betekent echter wel dat je dit moet benoemen in een cookiebeleid en de gebruiker actief goedkeuring moet geven. Wil je na aankoop ook nieuwsbrieven of kortingsacties delen met de klant? Vraag dan actief om toestemming hiervoor. Dit kan bijvoorbeeld door de klant een ‘vinkje’ te laten invullen bij de vraag of ze geïnteresseerd zijn om de beste deals per mail te ontvangen.

Importeren en btw

Stel dat je met je internationale webshop producten inkoopt uit Vietnam. De vracht uit Vietnam komt per schip binnen in Rotterdam en hierover betaal je 21% Nederlandse btw. Dit geldt voor ieder type incoterm. Op een bedrag van €100.000 is dit dus €21.000. Aan het einde van het kwartaal doe je de aangifte omzetbelasting en vraag je de €21.000 weer terug. Het kan behoorlijk wat beslag leggen op je cashflow dus kiezen veel ondernemers ervoor om het bedrag te laten ‘verleggen’. In plaats van dat je betaalt bij import, geef je bij de aangifte omzetbelasting aan dat je €21.000 had moeten afdragen en vervolgens vraag je het op datzelfde formulier weer terug. Zo betaal je onderaan de streep dus niets. Dit heet ook wel de artikel 23-regeling. Je moet daar echter wel een Artikel 23 vergunning voor aanvragen. Dit kun je makkelijk aanvragen bij de Belastingdienst.

Facturatie naar het buitenland

Wanneer je webshop groeit, wil je waarschijnlijk ook klanten bedienen in andere landen dan Nederland. Verschillende type klanten vergen soms ook verschillende facturen. Zo is er in ieder geval een onderscheid tussen:

• Nederlandse particulieren
• Nederlandse bedrijven
• EU particulieren
• EU bedrijven
• Particulieren buiten de EU
• Bedrijven buiten de EU
• Goederen of diensten

Zoals je ziet zijn er behoorlijk wat varianten. Gelukkig zorgt de Paperdork app er automatisch voor dat buitenlandse facturen op de juiste manier worden opgesteld. Sinds 1 juli 2021 is verkopen vanuit Nederland naar EU-particulieren een stuk eenvoudiger geworden qua btw-aangiften. Via het éénloketsysteem kun je dit namelijk nu via de Nederlandse Belastingdienst regelen, in plaats van in het land zelf. Het is daarentegen complexer geworden voor je facturatie. Wanneer je meer dan €10.000 verkoopt aan EU-particulieren, dan ben je namelijk verplicht om het btw-tarief van het land van je klant te hanteren. Bij een Zweedse klant is dat bijvoorbeeld 25% en bij een Franse 20%.

Voorraad in het buitenland

Wanneer je voorraad in het buitenland legt voor je internationale webshop, wordt het verhaal iets anders. Stel je legt een lading producten neer in Duitsland en verstuurt ze vanuit daar naar de klant. Dit kan via een eigen opslag of met een partner die het opslaat en verzendt, zoals Amazon FBA of Zalando ZFS. Verzend je de producten vanuit die Duitse opslag naar Duitse klanten, dan draag je Duitse btw af. Dit betekent dus ook dat je in Duitsland een btw-nummer geregistreerd moet hebben.

Zorg er te allen tijde voor dat je weet welke wettelijke eisen er aan je producten zitten, en richt je administratie goed in. Het liefst maak je aan het begin al keuzes waar je in de toekomst nog steeds plezier van hebt!

—

Deze gastblog is geschreven door Jochem van Heek. Ben je op zoek naar advies over verkopen buiten Nederland, en alles wat daarbij komt kijken? neem dan contact op met Amazonsellers.