What the FAQ?!

Bonnen zijn noodzakelijk om bij de Belastingdienst aan te tonen dat je bepaalde kosten daadwerkelijk hebt gemaakt of ontvangen. Als jij geen bon hebt, dan heb je ook bij een eventuele controle van de Belastingdienst geen bewijs. Het is dus belangrijk om altijd een bon in te voeren, anders kunnen wij jouw administratieregel helaas niet verwerken. Heb je de bon echt niet meer? Zorg er dan voor dat in ieder geval de af- of bijschrijving op je rekening is bijgevoegd.

Soms komt het voor dat je een bon hebt met meerdere BTW percentages. Bijvoorbeeld wanneer je zowel voedsel als goederen koopt. Om dit goed aan te kunnen geven in het systeem is hiervoor de functionaliteit ‘bon splitsen’ gemaakt. Je kunt de bedragen dan apart opgeven, met verschillende BTW percentages. Maar in de meeste gevallen hoef je deze functionaliteit dus niet te gebruiken!

Een periodieke overschrijving is een uitgave die je periodiek doet, bijvoorbeeld het hosting abonnement van je website of de kosten van je zakelijke rekening. Om het jou gemakkelijk te maken is er de mogelijkheid om van een uitgave een periodieke overschrijving te maken. Je kunt deze administratieregel dan alvast toevoegen voor de rest van het kalenderjaar. Het enige wat je tegen die tijd dan nog hoeft te doen is je bon toevoegen!

Met de knop factuur genereren kun je de applicatie een pdf factuur laten genereren. Deze factuur kun je indien gewenst rechtstreeks versturen naar je klant! De factuur kun je voorzien van jouw eigen logo en producten of diensten. Deze gegevens kun je invullen in het tabblad ‘Bedrijfsinfo’.

Sommige klanten vragen om een of meerdere nummers ter referentie op de factuur te zetten. Deze kun je kwijt onder het veld referentie. Dit veld kun je vrij invullen en indien gewenst kun je hier dus meerdere referentienummers kwijt.

Als je geen producten of diensten kunt toevoegen dan heb je deze nog niet gedefinieerd. Om te voorkomen dat jij elke keer dezelfde producten of diensten moet toevoegen op een factuur, is er de mogelijkheid om deze in ‘Bedrijfsinfo’ in 1x te definiëren. Nadat je deze daar hebt toegevoegd hoef je ze alleen nog maar te selecteren bij het genereren van een factuur.

Als je geen betalingstermijn kunt toevoegen dan heb jij de door jouw gehanteerde betalingstermijn(en) waarschijnlijk nog niet gedefinieerd. Dit kun je doen onder het tabblad ‘Bedrijfsinfo’. Je kunt daarbij ook aangeven wat jouw standaard betaaltermijn is. Als je ze eenmaal hier hebt toegevoegd, kun je ze vervolgens selecteren in je Kasboek.

Als je ervoor kiest om de contactgegevens te bewaren dan worden deze opgeslagen in jouw klantenbestand. Super handig om al je gegevens van klanten bij elkaar te bewaren, helemaal wanneer jij vaker facturen naar deze klant verstuurt. Dan hoef je de volgende keer niet alles opnieuw in te vullen!

In je overzicht zie jij jouw bedragen exclusief BTW.

Als ondernemer moet je omzetbelasting doen om BTW af te dragen. De BTW prognose geeft aan hoeveel geld dit kwartaal apart moet zetten (of juist terug kan verwachten) voor jouw BTW aangifte. Houd er wel rekening mee dat dit slechts een indicatie is! Voor sommige ondernemingen gelden uitzonderingen waardoor de prognose niet geldt. Gebruik dit dus slechts ter indicatie, en stel je vragen eventueel aan je cijferbaas.

Cijfers interpreteren uit je resultaten dat kan alleen jij zelf. Voor de een is een omzet van €10.000 misschien wel een heel groot bedrag, terwijl dit voor de ander een zeer teleurstellend resultaat kan zijn. Daarom kun jij jouw eigen doelen instellen. Zie het als een challenge voor jezelf en jouw bedrijf! Je monitort vervolgens gemakkelijk of jij financieel op schema ligt, of nog een tandje bij moet zetten.

Als ondernemer moet je waarschijnlijk investeringen doen. Investeringen kosten natuurlijk geld, maar ze kunnen je uiteindelijk ook wat opleveren. De Belastingdienst wil investeringen namelijk stimuleren. Over het algemeen geldt: hoe meer je investeert, hoe meer fiscale aftrek je krijgt. De regels voor investeringen gelden per kalenderjaar, en dus maken wij in deze in jouw dashboard inzichtelijk. Dan kun jij zelf zien of het gunstiger is om je Macbook nog dit jaar, of volgend jaar te bestellen!

Dit zijn het aantal to do’s die jij nog te doen hebt. Het kan zijn dat dit niet helemaal overeenkomt met het aantal to do’s dat vervolgens in je overzicht staat. Dit heeft ermee te maken dat debiteuren en crediteuren pas worden geteld wanneer de betalingstermijn hiervan verstreken is. Dit is namelijk het moment dat jij echt actie moet ondernemen.

Debiteuren zijn de personen van wie je nog geld moet betalen. Dit overzicht geeft dus aan of je eventueel betalingsherinneringen naar klanten moet sturen. Crediteuren zijn de bedrijven of personen aan wie jij nog geld verschuldigd bent. Houd deze dus ook goed in de gaten en zorg ervoor dat je op tijd je rekeningen betaalt.

Dat kan zeker! In de eerste kolom kun je ervoor kiezen om een nieuwe to do toe te voegen. Deze kun je indien nodig een datum geven, en het is ook mogelijk om deze (indien van toepassing) te koppelen aan iemand anders binnen je organisatie.

Dit doe je onder de knop bedrijfsgegevens. Onderaan de pagina vind je het onderdeel factuurgegevens. Door op ‘wijzigen’ te klikken kun jij al je gegevens over de factuur aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld je eigen logo toevoegen, een verwijzing maken naar je algemene voorwaarden of een automatische e-mailtekst invullen. Je kunt vanuit de bedrijfsgegevens ook een voorbeeld van je factuur inzien.

Het klantenbestand is niet alleen een gemakkelijke plek waar je al je gegevens van je klanten kunt verzamelen, het maakt het boekhouden voor jou ook makkelijker. Als jij een bepaalde klant meerdere factureren stuurt, dan kun je die klant automatisch selecteren in het Kasboek. Zo hoef je niet alle gegevens telkens opnieuw in te vullen.

Soms heb je in je Kasboek alleen de bedrijfsnaam ingevuld, zonder aanvullende gegevens. Je klant komt dan misschien al wel in je klantenbestand te staan, maar er zijn verder nog geen gegevens bekend. Je kunt dit aanvullen door op de puntjes bij acties op bewerken te klikken.

Dit doe je in het onderdeel Catalogus. Als je de producten en diensten hier hebt toegevoegd kun je ze vervolgens ook selecteren bij het genereren van een factuur vanuit het Kasboek.

Dit is niet verplicht. Als je je eigen facturen wilt maken dan heb je dit onderdeel niet nodig. Als je ervoor kiest om facturen te genereren met Paperdork dan is dit wel nodig. Dit onderdeel zorgt ervoor dat je slechts 1x je producten en diensten hoeft toe te voegen, en dat je deze vervolgens alleen nog maar hoeft te selecteren op de factuur. Houd er rekening mee dat je de prijs per eenheid (bijvoorbeeld je uurtarief) in dit overzicht zet. Bij het genereren van de factuur kun je vervolgens zoveel eenheden selecteren als je wilt.