Privacy- en cookieverklaring

Hier kun jij een overzicht vinden van de gegevens die wij van jou verwerken, waarom wij dit doen, welke juridische grondslag wij hebben om deze gegevens van jou te mogen verwerken en hoe lang wij deze gegevens zullen bewaren.

Wij verwerken jouw naam, bedrijfsnaam met bijbehorende Kamer van Koophandelgegevens, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer en andere gegevens die nodig zijn om onze overeenkomst uit te kunnen voeren. Je kunt hierbij denken aan de foto die jij hebt ingesteld in systemen waarmee wij werken, jouw BSN, geboortedatum, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, inkomen, verzekeringsgegevens, btw-id, omzetbelastingnummer, loonheffingsnummer en werkverleden, NAW en geboortedatum van de (ex)partner en de geboortedatum van het jongste kind. Ook bewaren wij onze communicatie en e-mailverkeer in het kader van onze overeenkomst. Wij gebruiken deze gegevens om van jou een tevreden klant te maken gedurende de looptijd van onze overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar na het indienen van de laatste aangifte.

Wij kunnen onze overeenkomst alleen uitvoeren na een check van jouw identificatiegegevens in verband met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze check is uit maatschappelijk belang. We zijn ook verplicht om de gegevens van je legitimatiebewijs in het kader van deze wet vast te leggen.

Om jouw bestelling te beheren zullen wij jouw (bedrijfs)naam, naam van de contactpersoon, leveringsadres, factuuradres, e-mail, telefoonnummer, aankoopgeschiedenis en betaalgegevens tot 7 jaar na het sluiten van onze overeenkomst bewaren in ons klantenbestand. Dit doen wij uit hoofde van uitvoering en eventuele wijziging of vervolg van de overeenkomst, alsmede voor de Belastingdienst.

Voor facturatie en de financiële administratie verwerken wij jouw (bedrijfs)naam met eventueel bijbehorende Kamer van Koophandel gegevens, factuuradres, klantnummer, e-mail, telefoonnummer, betaalgegevens en openstaand saldo. Zonder deze gegevens kunnen wij jouw betaling niet verwerken. Volgens een wettelijke verplichting van de Belastingdienst dienen wij deze gegevens 7 jaar te bewaren. Na deze periode zullen wij deze gegevens van jou verwijderen.

Mocht jij onverhoopt een klacht hebben over onze dienstverlening, zullen wij jouw naam, e-mail, telefoonnummer, bestelnummer en de inhoud en communicatie omtrent deze klacht verwerken om tot een zo goed mogelijke oplossing voor jou te kunnen komen. Deze gegevens gebruiken wij voor een optimale uitvoering van de overeenkomst. Wij zullen gegevens met betrekking tot klachten 7 jaar na afhandeling verwijderen.

Wij hebben een commercieel belang om enkele persoonsgegevens van jou te gebruiken voor marketingdoeleinden. Wij verwerken jouw naam, e-mail en social media account voor direct marketing en social media marketing. Wij zullen deze gegevens verwijderen zodra jij je uitschrijft van onze nieuwsbrief of aangeeft niet meer door ons benaderd te willen worden.

Wij verwerken jouw naam, eventuele bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, website of social media account en bankrekeningnummer voor affiliate marketing. Wij verwijderen deze gegevens zodra de cookie-periode van de affiliatie is beëindigd of jij geen lid meer bent van het affiliate programma. Wanneer wij zelf affiliate zijn voor één van onze partners zullen deze partijen cookies op onze website plaatsen. Er worden hierdoor geen persoonsgegevens van jou aan ons kenbaar gemaakt. Voor meer informatie verwijzen wij je naar ons cookiestatement en de privacyverklaringen van deze partijen (waaronder Knab en Brand New Day).

Om deze website mogelijk te maken en te optimaliseren gebruiken wij analytics en retargeting diensten. Wij hebben een commercieel belang om jouw surfgedrag en daarmee samenhangende gegevens te gebruiken om onze service te analyseren en waar nodig te verbeteren. Wij zullen jouw gebruik van onze website tracken met Google Analytics en een Meta Pixel en zijn hierbij aan de bewaartermijnen van deze derde partijen gebonden.

Deze diensten maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die bij het bezoek van onze website worden meegestuurd aan jouw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van het apparaat waarmee jij onze website bezoekt worden opgeslagen. Deze cookies zullen jouw apparaten niet beschadigen.

Daarnaast verzamelt Meta doelgroepstatistieken door middel van een first party cookie. Met deze gegevens kunnen wij gerichter advertenties plaatsen. Deze cookies zijn twee jaar actief. De data die door Meta wordt verzameld met behulp van deze cookie wordt echter geanonimiseerd aan ons doorgegeven. Wij kunnen versleutelde klantgegevens (zoals een gehasht e-mailadres) delen met advertentieplatforms als Meta om bestaande klanten uit te sluiten van advertenties en om vergelijkbare doelgroepen te vinden. De platforms kunnen deze gegevens niet herleiden tot personen en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden.

Om het plaatsen van recensies over onze diensten mogelijk te maken, verwerken wij jouw naam, eventuele bedrijfsnaam, foto of video en inhoud van jouw bericht. Met het plaatsen van jouw bericht worden deze gegevens zichtbaar voor ons. Recensies over onze diensten kunnen wij op onze website plaatsen uit commercieel belang. Wij verwijderen deze zodra ze niet meer representatief zijn voor onze dienstverlening of jij een verzoek doet tot verwijdering.

Wanneer jij contact met ons op wilt nemen via de website, vragen wij om jouw naam en e-mail. Optioneel kun jij ook je telefoonnummer achterlaten. Met het versturen van het contactformulier worden deze gegevens zichtbaar voor ons om jouw contactaanvraag te kunnen beantwoorden. De gegevens van een verzonden contactformulier verwijderen wij uiterlijk een jaar nadat de contact vraag is afgerond, tenzij hier een overeenkomst uit voortvloeit.

Wij verwerken jouw naam, gravatar, e-mail, IP-adres en inhoud van je bericht wanneer jij een reactie op onze artikelen of berichten achter wilt laten. Deze gegevens worden automatisch zichtbaar voor ons en zullen wij bewaren totdat jij jouw reactie verwijdert of wij ons bericht permanent verwijderen.

Wij verwerken jouw naam, e-mail en overige gegevens die van belang zijn voor de desbetreffende training, webinar of freebie wanneer jij je hiervoor inschrijft. Deze gegevens worden verzameld via een inschrijfformulier. Wij bewaren deze gegevens tot jij je uitschrijft. Jij kunt nog opvolgmails krijgen die verband houden met het onderwerp van de training, webinar of freebie waarvoor jij je hebt ingeschreven. Daarnaast kan het privacybeleid van een derde partij van toepassing zijn op deze gegevens, wanneer jij via deze derde partij een toegangsbewijs aanschaft. Indien het een betaalde webinar of training betreft, verwerken wij tevens jouw factuurgegevens. Deze gegevens bewaren wij 7 jaar conform de regels van de Belastingdienst.

Optioneel kun je je aanmelden voor de Paperdork community via het Circle platform. In de community kun jij informatie delen met mede-deelnemers. Het is jouw eigen verantwoordelijk om geen privacygevoelige informatie te delen.

Ten behoeve van jouw persoonlijke account verwerken wij tot slot een wachtwoord. Wij slaan dit wachtwoord versleuteld op in combinatie met jouw e-mailadres. Dit doen wij om beveiligingsfraude te voorkomen. Wij bewaren deze accountgegevens totdat jij je abonnement beëindigt en wij je account definitief verwijderen.

Bovenstaande gegevens hebben wij van jou als klant of websitebezoeker verkregen, omdat jij deze gegevens aan ons hebt verstrekt. Daarnaast kan het zijn dat wij enkele gegevens over jou verwerken die wij hebben verkregen via de administratie van onze klanten om te helpen met hun bedrijfsvoering, van de Belastingdienst over de status van jouw belastingaangifte, andere overheidsinstanties, banken, verzekeraars en incassobureau’s.

Wij maken bij onze bedrijfsvoering gebruik van AI-ondersteunde tools. Dit betreft onder meer ChatGPT, Claude, Gemini en Copilot (voor tekst), Canva en Adobe Lightroom (voor beeld), projectmanagementsoftware met AI-functies, Otter.ai (voor notuleren) en N8N (workflow-automatisering).

Voor zover wij bij het gebruik van deze tools persoonsgegevens van jou verwerken, betreft dit met name namen, contactgegevens, klantcommunicatie (zoals e-mails of berichten) en financiële gegevens, bijvoorbeeld wanneer wij met AI-ondersteuning een analyse, rapportage of dashboard voor jou opstellen.

Gelet op de financiële aard van deze gegevens gaan wij hier extra zorgvuldig mee om. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van onze overeenkomst met jou, dan wel ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte en zorgvuldige dienstverlening. Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking door contact met ons op te nemen via he***@*******rk.nl.

Wij hebben met de leveranciers van de door ons gebruikte AI-tools verwerkersovereenkomsten gesloten en hebben ingesteld dat door ons ingevoerde gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van de onderliggende modellen, voor zover dit door de leverancier wordt aangeboden.

Op ons platform bieden wij een AI-chatbot (Dorkie) en een uitgebreidere AI-assistent (Power Dorkie) aan. Beide zijn gebaseerd op een AI-model van OpenAI, gehost binnen een Microsoft-omgeving, met verwerking op Europese servers en zero data retention.

Dorkie maakt daarnaast gebruik van een eigen kennisbank, waaronder blogartikelen en documentatie, opgeslagen in een Pinecone-vectordatabase.

Power Dorkie kan, indien je dit zelf activeert, taken uitvoeren binnen jouw eigen administratie, zoals het aanmaken van facturen, uitgaven, rittenregistraties en urenregistraties. Hierbij verwerkt Power Dorkie de gegevens die al in jouw administratie aanwezig zijn. Power Dorkie staat standaard uit en dien je zelf te activeren.

Bij het gebruik van Dorkie en Power Dorkie wordt duidelijk vermeld dat je met een AI-systeem te maken hebt en niet met een medewerker van Paperdork.

Bij het verwerken van bonnetjes en facturen maken wij gebruik van een scan- en herkenfunctie met AI-ondersteuning, om relevante informatie, waaronder omschrijvingen en kostenposten, te herkennen. Dit betreft gegevens die je zelf aanlevert ten behoeve van je administratie.

Daarnaast laten wij ingevoerde uitgaven beoordelen door een AI-systeem (AI Audit), ter aanvulling op onze eigen steekproefsgewijze controle. Het systeem kent een risicoscore toe op basis van feitelijke criteria, zoals de juistheid van bedrag, factuurdatum en tenaamstelling.

Uitgaven met de laagste risicoscore worden automatisch goedgekeurd, met uitzondering van vooraf bepaalde situaties waarbij altijd een menselijke beoordeling plaatsvindt. Wij zijn van mening dat dit geen geautomatiseerde besluitvorming over jouw persoon betreft in de zin van artikel 22 AVG, omdat het een feitelijke controle van documentatie op basis van objectieve regels betreft. Je kunt desondanks altijd een menselijke beoordeling van een specifieke uitgave opvragen.

Beide systemen draaien op het moment van opstellen van deze verklaring op het model Kimi 2.5, gehost binnen onze beveiligde Microsoft-omgeving met een fallback naar OpenRouter. Uitgangspunt hierbij is steeds verwerking op Europese servers met zero data retention. Het gebruikte model kan in de toekomst wijzigen.

Je kunt de AI-component van de scan- en herkenfunctie zelf uitschakelen via je accountinstellingen.

Je kunt er zelf voor kiezen om, via een MCP-koppeling, een extern AI-systeem, zoals Claude, toegang te geven tot jouw eigen gegevens binnen Paperdork. Deze koppeling staat standaard uit.

Wanneer je deze koppeling activeert, worden jouw gegevens gedeeld met de aanbieder van het externe AI-systeem. Wij zijn niet de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker voor de verwerking die vervolgens door dat externe systeem plaatsvindt; dit valt onder het privacybeleid van de betreffende aanbieder. Voorafgaand aan activering ontvang je een disclaimer met een toelichting op de risico’s hiervan.

Wij werken samen met medewerkers en freelancers die bij de uitvoering van hun werkzaamheden gebruik kunnen maken van AI-tools. Wij hebben intern beleid vastgesteld over welke gegevens wel en niet in AI-tools mogen worden ingevoerd en dit beleid is kenbaar gemaakt aan alle betrokkenen. Alleen medewerkers en ingeschakelde derden die hierover zijn geïnformeerd hebben toegang tot de AI-systemen die wij inzetten bij de verwerking van persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft jou een aantal rechten gegeven met betrekking tot de persoonsgegevens die jij door ons laat verwerken.

1. Inzage – Jij kunt te allen tijde een verzoek doen bij ons om jouw gegevens in te zien.
2. Wijziging – Als jij op basis van inzage jouw gegevens aan wilt laten passen, laten verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, kun jij hiertoe een verzoek indienen. Jij kunt zelf ook een aantal gegevens aanpassen in jouw persoonlijke account.
3. Bezwaar – Tegen de verwerking van jouw gegevens gebaseerd op een belangenafweging kun jij bezwaar maken.
4. Gegevensoverdracht – Mocht jij jouw gegevens bij een andere aanbieder onder willen brengen, zullen wij jouw gegevens verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm die door gangbare digitale systemen te openen is.
5. Intrekking – Wanneer wij gegevens hebben verwerkt op basis van jouw expliciete toestemming, heb jij het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan wel gevolgen hebben voor de diensten die wij jou kunnen leveren.

Om gebruik te maken van jouw rechten kun jij een verzoek sturen, voorzien van een kopie van jouw identiteitsbewijs, naar he***@*******rk.nl. Wij zullen jouw verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 kalenderdagen, beoordelen. Wanneer wij niet aan jouw verzoek kunnen voldoen, zullen wij jou laten weten waarom wij jouw verzoek afwijzen.

Wij zullen jouw gegevens niet verstrekken aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is. Jouw gegevens kunnen voor uitvoering van de overeenkomst worden doorgegeven aan verwerkers, partijen betrokken bij de uitvoering van onze overeenkomst en externe adviseurs. Wij maken gebruik van Notion als CRM-systeem. Wij gebruiken Fiscaal-Online en Blinqx als aangiftesoftware voor het indienen van aangiftes die niet rechtstreeks via Paperdork gedaan kunnen worden.

Wij sluiten met deze derde partijen verwerkersovereenkomsten om jouw privacy optimaal te beschermen. Wij zullen jouw gegevens niet doorverkopen aan derden.

Wanneer wij jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken zullen wij passende (beveiligings)maatregelen treffen.

Wij raden jou aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, omdat wij wijzigingen in het beleid kunnen aanbrengen. Als jij vragen hebt over deze verklaring of de wijze waarop wij jouw gegevens gebruiken, kun jij een e-mail sturen naar he***@*******rk.nl. Als jij een klacht hebt over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan kun jij ons dat ook laten weten. Daarnaast kun jij contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hier kun je een overzicht vinden van de cookies waar wij via de website www.paperdork.nl gebruik van maken en waarom wij dit doen.

Wij maken gebruik van functionele cookies. Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt zodat wij jou kunnen laten zien welke diensten en producten wij aanbieden en de website gebruiksvriendelijk voor jou werkt. Zo hoef jij door het gebruik van deze functionele cookies niet steeds dezelfde informatie te verstrekken, omdat deze informatie wordt bewaard.

Om deze website mogelijk te maken en te optimaliseren gebruiken wij analytics diensten. Wij hebben een commercieel belang om jouw surfgedrag en daarmee samenhangende gegevens te gebruiken om onze service te analyseren en waar nodig te verbeteren. Wij zullen jouw gebruik van de website tracken met Google Analytics. Deze cookies weten of jij onze site al eerder hebt bezocht. Alleen bij het eerste bezoek wordt een cookie aangemaakt, bij volgende bezoeken wordt er gebruik gemaakt van de reeds bestaande cookie. De cookie dient enkel voor statistische doeleinden en verzamelt onder andere gegevens over het aantal unieke bezoeken, welke pagina’s worden bekeken en hoe lang deze worden bekeken. Met behulp van JavaScript kunnen wij pageviews tellen. Zo kunnen wij bepalen welke content het meest interessant is voor jou als bezoeker. Cookies geplaatst door Google Analytics worden twee jaar bewaard.

Wij vinden het beschermen van jouw privacy echter erg belangrijk. Daarom hebben we de volgende maatregelen genomen omtrent deze analytische cookies om jouw privacy minimaal te belasten: wij hebben een verwerkers overeenkomst afgesloten met Google. We zijn overeengekomen dat zij jouw gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en wij laten een deel van jouw ip-adres anonimiseren.

Wij maken, alleen als jij daar toestemming voor geeft, gebruik van marketingcookies van derde partijen. Daarmee meten we welke advertenties werken en kunnen we jou advertenties tonen die bij je passen. Jouw apparaat wordt herkend als jij na je bezoek aan onze website een ander platform bezoekt waar wij adverteren. Wij werken hiervoor samen met:

Let op: wanneer jij cookies uitschakelt in jouw browser of gebruik maakt van een ad-blocker, worden jouw gegevens via de conversions api nog steeds met Meta gedeeld. Jij kunt in onze cookiebanner de toestemming voor deze overige technieken wel uitschakelen.

Wij raden jou aan om dit statement regelmatig te raadplegen, omdat wij wijzigingen in het beleid kunnen aanbrengen. Wijzigingen zullen op de website worden aangekondigd. Als jij vragen hebt over dit statement of de cookies die wij gebruiken, kun je een e-mail sturen naar he***@*******rk.nl.