Zo doe je elke maand de betalingen in je BV-structuur (holding + werkmaatschappij)

Heb je net een BV opgericht met een holding en een werkmaatschappij? Dan heb je het al goed aangepakt. Zo’n structuur zorgt alleen wel voor wat extra administratie. Geen zorgen: als je eenmaal snapt hoe de geldstromen lopen dan is het niet zo ingewikkeld. In dit artikel leggen we stap voor stap uit welke betalingen je elke maand in je BV’s moet doen. Zo zorg jij meteen voor een goede start.

Hoe zat het ook alweer met die dubbele BV?

Even terug naar de basis. De meeste ondernemers kiezen voor een holding en werkmaatschappij-structuur. Dit heeft namelijk vaak juridische en fiscale voordelen, waardoor je belasting kunt besparen en je je beter kunt indekken tegen risico’s. De holding is jouw persoonlijke BV, en die heeft weer aandelen in de werkmaatschappij. De werkmaatschappij is de BV waarin je echt actief bent: daar werk je voor je klanten en komen de inkomsten binnen.

Je holding stuurt de werkmaatschappij een factuur voor de werkzaamheden die jij verricht: de managementvergoeding. Vervolgens keert je holding (evt. een deel hiervan) naar jou uit als salaris op je privé rekening: je DGA-salaris.

BV betalingen stappenplan

Periodiek moeten er bij een holding en werkmaatschappij een aantal betalingen gedaan worden. Om daar overzicht in te krijgen hebben we dat in een stappenplan voor je uitgewerkt.

1 – Stuur een factuur van je holding naar je werkmaatschappij

Jij levert vanuit je holding managementdiensten aan je werkmaatschappij. Bijvoorbeeld omdat je directeur bent, klanten binnenhaalt of strategie bedenkt. Daar hoort een factuur bij. Een factuur van jezelf (holding) naar jezelf (werkmaatschappij) dus eigenlijk, die ook in beide administraties moet worden gezet. Het bedrag van de factuur staat normaal gesproken opgenomen in de managementovereenkomst. Vergeet ook de btw op de factuur niet als je btw-plichtig bent.

Tip: houd er rekening mee dat dit bedrag exclusief btw minimaal het DGA-salaris (zie stap 3) is. Vaak is de managementvergoeding zelfs hoger, omdat je waarschijnlijk ook in je holding wat kosten maakt of omdat je in je holding extra spaart. Een goede richtlijn is om ten minste 20% van het DGA-salaris extra te factureren, maar het kan vanwege jouw uitgavepatroon ook meer of minder zijn.

2 – Laat je werkmaatschappij de factuur betalen aan je holding

Bij een factuur hoort natuurlijk ook een betaling. Laat je werkmaatschappij het factuurbedrag (en dus de managementvergoeding) overmaken naar de holding. Idealiter doe je dit rond de 24e of 25e van de maand, zodat er voldoende geld in de holding staat voor de volgende stappen.

3 – Doe de verloning

Omdat jij als werknemer op de loonlijst staat van jouw holding moet er een loonaangifte gedaan worden bij de Belastingdienst. Dit doe je uiterlijk de laatste dag van de volgende maand, maar de meeste bedrijven betalen salarissen rond de 25e van de maand uit voor diezelfde maand.

Tip: ga je voor het eerst verloningen doen? Je hebt daarvoor een loonheffingsnummer nodig die je zelf moet aanvragen voor je holding. Doe dit zo snel mogelijk nadat jouw BV’s zijn opgericht.

Bij Paperdork hoef je deze salarisverwerking gelukkig niet zelf te doen, je cijferbaas regelt dit voor je. Je ontvangt rond de 25e van de maand een mail van ons met daarin:

• Je salarisstrook
• Het te betalen nettoloon
• De loonaangifte + betalingskenmerk

Je hoeft zelf alleen nog even te betalen, zo makkelijk kan het zijn!

Let wel op: je mag je salaris niet helemaal zelf bepalen. Je hebt namelijk als directeur-grootaandeelhouder te maken met een minimaal DGA-salaris, meer uitleg daarover vind je in dit artikel. Zorg er dus voor dat je dit salaris vooraf met je boekhouder afgestemd hebt.

4 – Betaal het nettoloon vanuit je holding aan je privérekening

Op je loonstrook staat een ‘netto te ontvangen’ bedrag. Dit is het bedrag dat je vanuit je holding kunt overmaken naar je privérekening. Op je privérekening ben je vervolgens vrij om met het geld te doen wat je wilt.

5 – Betaal de loonheffing aan de Belastingdienst

Een verloning heeft altijd twee betalingen tot gevolg: niet alleen een betaling aan jezelf, maar ook een afdracht aan de Belastingdienst. Zorg er dus altijd voor dat je ook dit bedrag netjes en op tijd (bij voorkeur meteen) overmaakt. Vergeet daarbij niet het betaalkenmerk op te nemen! Het bedrag en betaalkenmerk vind je terug in de aangifte, of in het geval van Paperdork in de informatie die je maandelijks van ons ontvangt.

6 – Verwerk alles in je boekhouding

Zorg ervoor dat je alle belangrijke documenten upload in je administratie:

• De management fee factuur: dubbel, zowel als inkomsten bij de holding en als uitgave bij de werkmaatschappij.
• De salarisstrook: als uitgave bij je holding
• De loonaangifte: als uitgave bij je holding
• Bijbehorende banktransacties: koppel deze aan de relevante documenten in de administratie.
  • Betalingen van facturen kun je koppelen aan de bijbehorende uitgave (werkmaatschappij) en inkomsten factuur (holding).
  • De betaling van het salaris koppel je aan de salarisstrook
  • De betaling aan de Belastingdienst koppel je aan de loonaangifte.

Hoe vaak doorloop je dit proces?

Dit hele riedeltje doorloop je elke maand. De managementfee mag je ook per kwartaal uitbetalen, maar maandelijkse facturatie is overzichtelijker. Zeker als je jezelf iedere maand loon uitkeert. We raden je aan om het stappenplan allemaal direct achter elkaar te doorlopen zodat je geen belangrijke stappen vergeet. Een boete zou zonde zijn!

We gaan er in dit artikel vanuit dat je alleen te maken hebt met betalingen als DGA. Heb je ook personeel in dienst en moet je ook daarvoor verloningen doen? Dan zijn sommige processen net iets anders en uitgebreider. Overleg in dat geval met je cijferbaas!