Soorten rittenregistraties bij een auto op de zaak

Heb je een auto op de zaak staan of ben je dat van plan? Dan moet je ook nadenken of en hoe je een rittenregistratie wilt bijhouden. Je hebt de optie om geen rittenregistratie bij te houden, je kunt een eenvoudige rittenregistratie bijhouden of een zogenaamde sluitende rittenregistratie. Deze keuze heeft gevolgen voor je administratie. In dit artikel vertellen we je meer over de verschillende soorten rittenregistraties bij een auto op de zaak, en de gevolgen die daarbij horen

Wanneer mag ik mijn auto op de zaak zetten?

Je kunt niet zomaar besluiten om een auto op de zaak te zetten. Je kunt deze keuze eigenlijk maar op twee momenten maken: het moment dat je start met ondernemen, of wanneer je een (voor jou) nieuwe auto koopt. Het is daarnaast belangrijk dat je de auto jaarlijks voor minstens 500 kilometer zakelijk gebruikt. Gebruik je de auto jaarlijks voor minder dan 500 kilometer per jaar privé? Dan mag je niet kiezen, maar móet je de auto op de zaak zetten.

Tip: wil je meer informatie over of het slim is om een auto op de zaak te zetten of privé te houden? Lees dan ons artikel over een auto op de zaak of privé.

Geen rittenregistratie

De meeste ondernemers houden voor een zakelijke auto helemaal geen rittenregistratie bij. En dat mag gewoon! In dat geval betaal je de zogenaamde ‘forfaitaire’ percentages voor de berekening van de bijtelling. Dit zijn vooraf bepaalde percentages die vast staan, waarbij de werkelijke verhouding tussen privé en zakelijke kilometers geen rol speelt. Dit zijn de algemeen bekende bijtellingspercentages voor de inkomstenbelasting. Daarnaast is er ook een (lager) bijtellingspercentage voor de btw.

Het nadeel van geen rittenregistratie bijhouden is dat wanneer je (relatief) veel zakelijk rijdt, je over het algemeen meer belasting betaalt dan onderstaande opties. Het grootste voordeel van geen rittenregistratie bijhouden is dat het je een hoop administratieve rompslomp bespaart. En dat is ook de reden waarom veel ondernemers voor deze optie kiezen.

Eenvoudige rittenregistratie

Het is ook mogelijk om een standaard rittenregistratie bij te houden. Deze rittenregistratie is alleen relevant voor de btw, en dus niet voor de inkomstenbelasting. Voor een standaard rittenregistratie houd je de kilometerstand bij op het begin en het einde van het jaar. Daarnaast registreer je jouw privé óf zakelijke ritten. Zorg dat je dit ook kunt verantwoorden. Registreer dus wanneer je van/naar welke locaties bent gereden, het aantal kilometers, en voor welke reden.

Het voordeel van een standaard rittenregistratie is dat het je een (beperkt) btw voordeel kan opleveren. In plaats van de standaard bijtellingspercentages mag je de btw naar rato van zakelijk gebruik terugvragen. Het nadeel is dat dit dus wel voor een administratieve last zorgt. Veel ondernemers vinden het die moeite ten opzichte van het (meestal beperkte) voordeel niet waard.

Sluitende rittenregistratie

Een sluitende rittenregistratie is de meest uitgebreide vorm van een rittenregistratie. Dit is voor zowel de inkomstenbelasting als btw relevant. Voor een sluitende rittenregistratie moet je letterlijk elke gereden kilometer kunnen verantwoorden, zowel privé als zakelijk. Omdat dit enorm veel werk met zich meebrengt kiezen veel ondernemers ervoor om een kastje in de auto in te bouwen en/of dit met een app bij te houden. Het is verstandig om te kiezen voor een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen.

Het gevolg van een sluitende rittenregistratie is dat je hiermee naar rato het zakelijke deel van de kosten mag meenemen voor de btw. Voor de inkomstenbelasting geldt dat een sluitende rittenregistratie alleen relevant is als je jaarlijks minder dan 500 km privé rijdt. In dat geval betaal je namelijk voor de inkomstenbelasting helemaal geen bijtelling. Indien je (relatief) veel zakelijke kilometers rijdt dan levert deze optie je dus vaak het meeste belastingvoordeel op. Het geeft je echter ook de grootste administratieve last.

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzonderingen waarvoor het niet altijd nodig is om een (sluitende) rittenregistratie bij te houden, maar wel van dezelfde voordelen gebruik kunt maken en geen bijtelling betaalt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je rijschoolhouder bent en zelf rijles geeft. Ook wanneer je een bestelauto op de zaak hebt staan zijn er specifieke regels. Indien je bezit over een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Check dit dus goed en neem bij twijfel contact op met je boekhouder!