Stop met het bewaren van tankbonnen
Het verwerken van bonnetjes in de administratie is voor niemand een gewenst klusje. Zeker niet als het veel tijd in beslag neemt voor relatief kleine bedragen. Denk daarbij aan bonnetjes van de parkeergarage, wasstraat of van getankte brandstof. Niets voor niets adviseren boekhouders aan bedrijven om een zakelijke tankpas te gebruiken. In dit gastartikel van tankpas-aanvragen staan we stil bij één van de grootste voordelen van zo’n pas: het terugbrengen van de administratiedruk.
Zonde van je tijd
Herken je dat? Elk bonnetje moeten inboeken? Hoe goed boekhoudprogramma’s het tegenwoordig ook kunnen versimpelen, ondernemers blijven het een vervelend klusje vinden. En met een stapel bonnen ben je zo weer wat minuten verder. Kostbare tijd die je ook aan andere dingen kunt besteden. Kan dat niet efficiënter?
Het boeken van tankbonnen kost toch al snel een minuut of tien.
Tankbonnen moeten ook bewaard worden bij een pinpas
Maar ik gebruik een pinpas of creditcard van de zaak, zul je zeggen. Op het bankafschrift van een zakelijke rekening staat wel het afgeschreven bedrag en waarmee je bewijslast hebt voor de Belastingdienst. Maar op zo’n afschrift staat alleen het totaalbedrag inclusief btw gespecificeerd. Dus je moet zelf de btw berekenen om zo de betaalde btw terug te vragen.
Een medewerker van een tankstation ziet je aankomen
Het is allemaal niet zo moeilijk (het totaal bedrag maal 100 en delen door 121), maar het kost je wel weer tijd. Natuurlijk kun je een bon op (bedrijfs)naam vragen bij het afrekenen, maar dat is omslachtig en kan ook vaak niet. De medewerker van een tankstation ziet je aankomen.
Een tankpas verlaagt administratielast
Boekhouders adviseren steeds vaker om een tankpas te verstrekken aan ZZP’ers. Ook voor MKB’ers met personeel is een tankpas het overwegen waard. Een tankpas heeft meerdere voordelen, zeker als gaat om het verlagen van de administratiedruk. Zeker in geval dat meerdere tankpassen binnen een onderneming gebruikt worden, bespaart het serieus veel tijd in de administratie. Een tankpas geeft een totaal overzicht gegeven van de getankte brandstofkosten van alle tankpassen op één factuur. Die factuur biedt in één keer een overzicht van de betaalde btw. En dit maakt de aangiftes weer een stukje eenvoudiger.
Wat vindt de Belastingdienst ervan?
Voor de Belastingdienst is het vooral belangrijk dat je bewijs kunt overhandigen bij een eventuele controle. Geprinte tankbonnetjes kun je weliswaar scannen en in je boekhoudprogramma zetten, maar dit is een klusje die ondernemers vaak uitstellen. Wanneer je je bonnen kwijtraakt, of als ze niet meer goed leesbaar zijn, kun je de kosten niet meer aantonen.
Een tankpas biedt daarvoor uitkomst, omdat je tweewekelijks of maandelijks een verzamelfactuur ontvangt met daarop de transacties. Deze factuur is gegarandeerd Belastingdienst-proof. De factuur staat op je bedrijfsnaam en alle gemaakte transacties zijn netjes gespecificeerd. Dat zijn de redenen waarom een zakelijke tankpas beter is dan een creditcard.
Soorten tankpassen
Tankpassen bestaan al lang. Met name de grote oliemaatschappijen zoals Shell en Esso hebben een merkgebonden tankpas. Met zo’n tankpas kun je alleen tanken bij het desbetreffende merk. Zo heeft Shell ruim 450 tankstations, op het totaal van 4000 tankstations in Nederland. Een andere voorbeeld is Q8 Liberty Card; een gratis tankpas waarmee je bij 7 merken (waaronder bij Tango, Avis, Esso) brandstof kunt tanken. Je kunt daardoor bij 1000+ tankstations in Nederland de pas gebruiken.
Universele tankpassen
Als je overal wilt tanken, dan is een universele tankpas aan te bevelen. Bekende passen zijn van Travelcard en de MoveMove pas van Multi Tankcard. Fijne bijkomstigheid is dat meerdere diensten (parkeren, tol, wasstraat e.d.) afgerekend kunnen worden met zo’n pas. Want ook die uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur, met alle bovengenoemde voordelen van dien. Er is wel ook een nadeel: universele tankpassen zijn niet gratis. Ze kosten circa 6 euro per maand.
Mobiliteitspas innovatie
De hedendaagse ondernemer is steeds mobieler en wil gebruik maken van meerdere vervoersmiddelen. Met de auto naar de rand van de stad, vervolgens de tram of trein nemen naar het te bezoeken adres. Maar ja, daar komen de bonnetjes weer terug.
De al genoemde Multi Tankcard heeft daar op handig op ingespeeld en heeft een zogenaamde mobiliteitspas geïntroduceerd: de MoveMove pas. Deze pas kun je gebruiken voor de reguliere brandstof, parkeergarage en wasstraat. Maar daarnaast bieden ze ook een OV kaart voor in de trein, bus, tram en zelfs een OV fiets. Al deze uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur. Deze recente innovatie verhoogt het gemak van de gebruiker en stopt het bewaren van bonnen.
Wil je liever geen kosten kwijt zijn aan een tankpas? Dan is de Q8 Liberty card een gratis alternatief.
Meer weten over tankpassen? Vergelijk de meest gebruikte zakelijke tankpassen in Nederland op tankpas-aanvragen.nl, de grootste tankpas vergelijker van Nederland.