Wat is het verschil tussen het factuurstelsel en het kasstelsel?
Bij Paperdork is de factuurdatum leidend voor de btw aangifte. We krijgen wel eens de vraag waarom dat niet de betaaldatum is. Dat is omdat we bij Paperdork het factuurstelsel gebruiken. Daarnaast bestaat er ook zoiets als het kasstelsel. Maar wat is nou het verschil tussen het factuurstelsel en het kasstelsel? Dat zijn nou eens de echte diehard boekhouding vragen! Voor wie dat liever aan ons overlaat (vergeven we je 😉 ) zou ik aanraden om dit artikel lekker te skippen. Voor al jullie overgebleven dorks leggen we in dit artikel uit wat het verschil is tussen het factuurstelsel en het kasstelsel.
Wat is het factuurstelsel?
Voor de Belastingdienst ben je verplicht een factuur te sturen wanneer je goederen en diensten aan ondernemers levert. Bij het aangeven van de btw aan de Belastingdienst ben je dan verplicht het factuurstelsel toe te passen. Maar wat is dat nou eigenlijk?
Bij het factuurstelsel bereken je btw aan de hand van facturen die je hebt verzonden in het tijdvak waarvan je aangifte doet. Je houdt je administratie bij aan de hand van binnengekomen en verstuurde facturen. In de btw aangifte neem je dus alle facturen mee die een factuurdatum hebben binnen het aangiftetijdvak, ongeacht of ze al betaald zijn of niet. Het voordeel daarvan is dat de hoogte van je winst- en verliesrekening niet afhangt van de betaalsnelheid van je klanten. Het factuurstelsel gaat er namelijk vanuit dat je al geld verdient op de factuurdatum. Dat is natuurlijk vaak ook de datum waarop de dienst is uitgevoerd of wanneer je de goederen hebt geleverd. Het is dus in die zin een heel realistisch stelsel. En heel handig, want op elk moment kun je bekijken of een investering haalbaar is. Het nadeel is wel dat je wellicht al btw moet afdragen voordat je dit geld daadwerkelijk ontvangen hebt. Gelukkig hebben we daar in de Paperdork app een handige btw prognose voor gemaakt zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wat is het kasstelsel?
Wanneer je voornamelijk goederen en diensten aan particulieren verstuurt, ben je niet verplicht facturen mee te sturen. Bij de btw aangifte heb je dan ook de keuze om het kasstelsel toe te passen. Op basis van je kas- en bankadministratie ga je dan je btw aangifte doen.
Btw aangifte op basis van het kasstelsel, hoe gaat dat te werk? Je gaat de btw berekenen over het inkomen dat daadwerkelijk is bijgeboekt op je bankrekening of ontvangen is in je kas, in het tijdvak waarover je de btw-aangifte doet. Dat vergt ook een andere manier van administratie bijhouden. Dit doe je dus op basis van daadwerkelijke uitgaven en inkomsten, en niet op basis van facturen. Een groot nadeel van het kasstelsel is dat je dus pas achteraf registreert. Concreet kan dit betekenen dat je een uitgave hebt gedaan, waarvan je er later achter komt dat deze helemaal niet haalbaar was. Dan is dat dus helaas te laat.
Factuurstelsel vs. kasstelsel: wat is het verschil?
Het verschil tussen het kas- en factuurstelsel zit hem dus in het moment waarop jij als ondernemer de btw afdracht moet doen. Bij het kasstelsel is de betaling leidend en niet de factuur. In tegenstelling tot het factuurstelsel, waar de factuur dus leidend is. Bij Paperdork wordt het factuurstelsel gebruikt. De laatste tijd is het factuurstelsel populair – en zelfs verplicht – bij veel ondernemers. In tegenstelling tot het kasstelsel laat het factuurstelsel je niet achter de feiten aan lopen. Bij het moderne boekhouden zien we dus steeds meer het factuurstelsel, maar dit betekent niet dat het kasstelsel per definitie fout is.
Mag je kiezen welk stelsel je gebruikt?
Over het algemeen geldt dat wanneer je facturen moet versturen dat je het factuurstelsel moet toepassen. Wanneer je diensten of goederen voornamelijk levert aan particulieren dan kun je kiezen welk stelsel je toepast. Voor een aantal beroepen geldt nog dat het kasstelsel verplicht is. In dit lijstje kun je vinden om welke beroepen het dan gaat. MAAR: het woord ‘verplicht’ is in dit geval een beetje misleidend. Om het nog wat makkelijker te maken 😉 Als namelijk uit je administratie blijkt dat je het factuurstelsel toepast – wat bij Paperdork zo is – dan mag je alsnog afzien van het kasstelsel.
