Kilometers registreren als ondernemer: wanneer moet het en hoe doe je het?
Ook jij zult ongetwijfeld wel eens op pad moeten voor jouw onderneming. Op bezoek bij klanten of opdrachtgevers, of om nieuwe inkopen te doen. Er zijn verschillende manieren om te reizen. In sommige gevallen is het verplicht om kilometers te registreren: een zogenaamde rittenregistratie. Hiermee kan de Belastingdienst controleren welke ritten jij zakelijk hebt gemaakt. En het levert jou uiteindelijk ook voordeel op. Over het algemeen mag je namelijk €0,23 per kilometer (2024) als kosten opvoeren in je administratie. Dat scheelt je belasting betalen!
Wanneer moet je kilometers registreren?
Er zijn 3 gevallen waarbij het belangrijk is om je gereden kilometers te registreren:
– Op het moment dat je een privé auto hebt en daarmee zakelijke kilometers rijdt. De rittenregistratie wordt gebruikt om aan te tonen voor welke kilometers jij €0,23 per kilometer mag opvoeren als kosten
– Als je auto op de zaak staat maar je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. In dit geval betaal je geen bijtelling en heb je de rittenregistratie nodig om aan te tonen dat jij deze bijtelling niet hoeft te betalen.
– Als je een privé fiets hebt en deze voor zakelijke ritjes gebruikt. Hiervoor geldt hetzelfde als bij een privé auto: je mag €0,23 per kilometer als kosten opvoeren.
Kilometerregistratie voor de auto
Oké, je moet dus je ritten en kilometers gaan registreren voor je auto: hoe doe je dat? Er zijn een aantal gegevens die jouw rittenregistratie moet bevatten: het merk en type van jouw auto, je kenteken, de periode dat je de auto hebt gebruikt en als laatste de ritgegevens. De ritgegevens houd je bij voor elke individuele rit. Je vermeld daarin de datum van de rit, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het begin- en eindadres en het type reis (privé of zakelijk). Als je een niet gebruikelijke route hebt gereden dan moet je dit er ook bij vermelden. Als jij privé omrijkilometers hebt gemaakt op je zakelijke rit, dan noteer je deze ook. Met al deze gegevens heb jij een kilometerregistratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Kilometerregistratie voor de fiets
Voor je (privé) fiets gelden in principe dezelfde regels als voor de auto. Het verschil is dat de fiets natuurlijk geen kilometerteller heeft en dat het daardoor wat lastiger is om deze registratie te controleren. Het is daarom belangrijk dat jij in ieder geval het aantal kilometers van je gemaakte ritjes bijhoudt, inclusief het begin- en eindadres.
Kilometerregistratie voor het openbaar vervoer
Als je reist met het openbaar vervoer hoef je hier geen kilometerregistratie voor bij te houden. Je kunt namelijk gewoon de kosten van je bus- of treinkaartje zakelijk opvoeren. Reis je veel met het OV en geen zin om alle bonnetjes los in je administratie te zetten? Neem dan een NS Business Card. Daarmee krijg jij netjes een complete factuur, die je in 1x in je administratie kunt zetten.
