Over Paperdork

Paperdork ontzorgt jou van de boekhouding! Je krijgt een vaste boekhouder die je aangiftes verzorgt, jouw advies geeft en aan wie je onbeperkt vragen kunt stellen. Én een innovatieve online boekhoudtool waarmee jij gemakkelijk je bonnetjes kunt inscannen, doelen kunt bijhouden en je resultaten kunt monitoren. Samen zijn wij een top team!

Telefoonnummer
+ 31 (0)30 237 8180

Socials

Bonnen doorsturen met dorkmail

Nieuw: bonnen doorsturen met dorkmail

Je mail vol met bonnetjes en facturen? Vanaf nu heeft boekhoudprogramma Paperdork een nieuwe mogelijkheid om bonnen door te sturen naar je administratie: dorkmail. Handig voor als je de bon niet wilt vergeten, maar je op dat moment even geen tijd (of zin 😉) hebt om deze te verwerken.

Wat kun je met dorkmail?

Zodra je de account instelling voor dorkmail hebt ingeschakeld heb je een aantal nieuwe en handige mogelijkheden:

  • E-mails met bonnen en facturen doorsturen naar je eigen dorkmail adres, zodat ze zichtbaar worden in je Paperdork account
  • Bonnetjes in bulk (zip bestanden) uploaden en/of doorsturen
  • Automatische beeldherkenning op geuploade dorkmail bonnen
  • Slimme voorstellen als een geuploade bon kan worden gekoppeld aan een bestaande transactie zonder bon

In onderstaande alinea’s leggen we per onderdeel uit hoe het werkt.

1. Zet de account instelling aan

Dorkmail is een optionele functionaliteit in het Paperdork boekhoudprogramma. Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst activeren. Dat doe je door naar je account instelingen te gaan. Je vindt dorkmail onder het tabblad ‘automatiseren’.

2. Check je dorkmail e-mailadres

Allereerst is het belangrijk om te kijken wat je dorkmail-adres is. Standaard is dit je bedrijfsnaam waarmee je een account hebt, maar je kunt dit ook aanpassen. Dit doe je door naar Bedrijfsinfo > Facturatie > Algemeen te gaan. Daar (en in je dorkmail menu) kun je altijd zien wat je huidige dorkmail adres is.

3. Stuur je mails door

Mailtjes met bonnetjes en facturen erin kun je vanaf dan doorsturen naar je eigen dorkmail e-mailadres. Daarmee worden de bonnetjes automatisch aan jouw Paperdork account gekoppeld. Een aantal dingen om op te letten:

  • De bonnen/facturen moeten in de bijlage staan van de e-mail om herkend te worden
  • Alleen bonnen met de formats worden verwerkt: .jpg, .png, .pdf, .zip
  • Alleen het doorsturen van je bon is niet voldoende voor je administratie, je moet deze daarna vanuit het dorkmail menu zelf nog verwerken
  • Het kan tot 10 minuten duren voordat je bon zichtbaar wordt in je dorkmail menu

Tip: in je mailbox* kun je vaak automatische regels instellen om mail op een bepaalde manier te verwerken. Dit kun je ook gebruiken om mails van bepaalde afzenders automatisch door te sturen naar je dorkmail e-mailadres. Denk aan: facturen van je telefoonabonnement, je software abonnementen of de Paperdork facturen 🙂
* Sommige e-mailclients (zoals Gmail) willen dat het nieuwe e-mailadres geverifieerd wordt met een code. Zodra de code verzonden is, mail ons dan naar hello@paperdork.nl. Dan kunnen wij de mail voor je bekijken om de juiste code terug te geven.

4. Upload je bonnen

Naast het doorsturen van je bonnen is het ook mogelijk om je bonnen bij dorkmail direct te uploaden. Dit kun je doen door een bestand te selecteren via de knop, of een bestand in de dropzone te plaatsen. Ook hierbij geldt dat alleen bonnen/facturen met de formaten .png, .jpg, .pdf en .zip worden geaccepteerd.

Tip: wij raden je aan om het uploaden van bestanden zoveel mogelijk direct via je kasboek te doen. In dat geval kun je meteen de bijbehorende gegevens invullen, en ben je daarna klaar. Alleen het uploaden van het bestand in dorkmail is niet voldoende voor je administratie! Dorkmail kan wel handig zijn als je bestanden in bulk wilt verwerken.

5. Scan & herken

Bonnen die in je dorkmail worden gezet, worden automatisch door het scan & herken algoritme gehaald. Daarmee wordt gepoogd om al zoveel mogelijk gegevens van de bon uit te lezen. Met de uitgelezen info kan een bon soms ook worden gematcht met een bestaande transactie (zonder bon), daarover lees je hieronder meer. Maak je geen zorgen als de info niet goed van de bon is herkend. Je kunt de gescande gegevens altijd overrulen. Check dit dus altijd goed!

6. Bonnen verwerken

Als je bonnen hebt doorgestuurd en/of geupload dan moeten ze nog verwerkt worden voordat ze zichtbaar worden in het kasboek. In je to do-scherm zul je vanzelf een item krijgen in de linkerkolom als er nog onverwerkte items in je dorkmail staan. Er zijn vervolgens verschillende manieren waarop je bonnen kunt verwerken, die worden in onderstaande alinea’s uitgelegd.

Uitgave toevoegen

Één van de dingen die je met een bon in dorkmail kunt doen is om een nieuwe uitgave aan te maken. Dat is handig om te doen als je nog geen transactie voor deze bon in je kasboek hebt staan. Dit werkt vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuwe uitgave via het kasboek, je doet het dus alleen vanuit een ander scherm. Zodra je de uitgave vanuit dorkmail hebt toegevoegd met de juiste gegevens, verdwijnt de bon uit je dorkmail menu. Vanaf dan is de bon zichtbaar in het kasboek (en ook zichtbaar voor je cijferbaas en in aangiftes).

Gekoppelde bonnen beoordelen

Het kan ook zo zijn dat je bonnen aan dorkmail hebt toegevoegd waarvoor je al transacties in het kasboek had staan (zonder bon). Denk bijvoorbeeld aan periodieke uitgaven waarvoor je nog geen bon had. In dat geval zal geprobeerd worden om een match te vinden. Er wordt voor het matchen gekeken naar de bedrijfsnaam, de datum en het bedrag. Indien er een match is gevonden, wordt er een voorstel gedaan. In dat geval worden er 2 regels onder elkaar weergegeven met een koppelteken. Dat ziet er als volgt uit:

Voorstel Gekoppelde Dorkmail

Het voorstel kun je vervolgens goedkeuren of afkeuren. Indien je het voorstel afkeurt dan blijft de bon in dorkmail staan, en kun je deze vervolgens koppelen aan een andere transactie en/of nieuw toevoegen als uitgave.

Tip: via het icoontje voor de gekoppelde transactie ga je naar een nieuw venster om de bestaande transactie (zonder bon) te bekijken. Zo kun je eventueel dubbelchecken of de bon inderdaad bij die transactie hoort.

Uitgave koppelen

Had je voor de bon al wel een transactie in het kasboek staan (zonder bon), maar is deze nog niet automatisch gekoppeld? Dat kan het geval zijn als bijvoorbeeld de informatie van de bon niet helemaal goed is uitgelezen door de scan & herken. In dat geval is het lastig om een goede match te maken. Je kunt in dit geval de optie ‘uitgave koppelen’ gebruiken om de bon alsnog aan een bestaande transactie te koppelen. Je kunt in dat geval een bestaande transactie selecteren die nog geen bon had. Zodoende kun je de bon vanuit dorkmail koppelen aan het juiste bestand in het kasboek. De bon wordt dan ook zichtbaar voor je cijferbaas.

Disclaimer

Houd er rekening mee dat het doorsturen en/of uploaden van bonnen met dorkmail nog niet voldoende is voor je administratie. Het is puur een manier om de bonnen te verzamelen en voor je klaar te zetten. Zolang bonnen nog in het dorkmail menu staan zijn ze nog niet zichtbaar voor je cijferbaas, en/of worden ze ook nog niet meegenomen in aangiftes. Je moet de bonnen altijd eerst zelf verwerken.

Zorg er dus voor dat je regelmatig het dorkmail menu en/of je to do’s checkt om te kijken of je nog onverwerkte bonnen hebt staan. Hoe sneller jij je dorkmails wegwerkt, hoe meer tijd je cijferbaas heeft om met je mee te kijken en te checken op foutjes.

Tot slot goed om te weten dat dit een eerste (bèta) versie is van deze functionaliteit. We zitten nog vol met ideeën hoe we dit nog verder kunnen verbeteren, maar we horen graag eerst jullie feedback!

Plaats reactie