Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding?

Als ondernemer krijg je al snel te maken met zowel administratie als boekhouding. Toch worden deze begrippen nog erg vaak door elkaar heen gebruikt, en in verkeerde situaties benoemd. En daar zijn we zelf eigenlijk ook schuldig aan 🙃 Tijd voor opheldering! In dit artikel lees je wat nou eigenlijk het verschil is tussen administratie en boekhouding.

Wat is een administratie?

Administratie is het bijhouden van alle gegevens die met jouw onderneming te maken hebben. Denk hierbij dus niet alleen aan je bonnen, maar ook je klantgegevens, voorraad en personeelszaken. Door deze zaken bij te houden weet je exact wat er allemaal binnen jouw onderneming gebeurt. Administratie is dus eigenlijk een heel breed begrip. Het gaat dan niet alleen maar over verplichte zaken die je voor de Belastingdienst nodig hebt, maar ook voor randzaken zoals:

• Projectmanagement
• Het bijhouden van handige overzichten
• Contracten met klanten en leveranciers

Een goede administratie bijhouden is niet voor alle onderdelen verplicht, maar helpt je wel enorm in je proces als ondernemer.

Wat is een boekhouding?

Eigenlijk moet je boekhouden zien als het financiële onderdeel van de administratie. Dit houdt in dat je onder andere alle inkomsten en uitgaven bijhoudt, zodat je een goed overzicht hebt van de financiële situatie van je bedrijf. Je houdt als het ware bij wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Denk daarbij aan:

• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen / bonnetjes
• Het verwerken van banktransacties
• Het maken van kastransacties (in het geval van contant geld)

Door het bijhouden van je boekhouding kun je achteraf nagaan welke financiële transacties er in jouw boekhouding hebben plaatsgevonden en heb je een overzicht over bijv. omzet, kosten, winst, bezittingen en schulden.

Boekhouding bewaren voor de Belastingdienst

De meeste ondernemers zijn alleen verplicht om de boekhouding te bewaren. Algemene administratieve gegevens hoef je niet te bewaren. De fiscale bewaarplicht voor de boekhouding bedraagt minstens zeven jaar. Dit betekent dat je de boekhouding zeven jaar moet bewaren, voordat je ze mag vernietigen.

Tip: houd je boekhouding bij in een boekhoudprogramma. Niet alleen geeft je dat meteen een fijne structuur om alles bij te houden, ook maak je het daarmee makkelijker om de gegevens goed en veilig te bewaren.

Verschil tussen administratie en boekhouding in het kort

Concluderend nog even in het kort de belangrijkste verschillen tussen je administratie en boekhouding:

• Adminstratie is een breder begrip, je boekhouding gaat echt over het financiële onderdeel van je administratie.
• Zowel een administratie als boekhouding dragen bij aan een professionele onderneming.
• Het is belangrijk dat je beide correct en up-to-date blijft bijhouden.
• Met jouw boekhouding hou je financieel overzicht over jouw onderneming.
• Jouw administratie draagt bij aan een efficiënte en gestroomlijnde onderneming.
• Voor je boekhouding ben je verplicht om je documenten minstens 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.