Wanneer is een zakelijk etentje (zoals lunch of diner) aftrekbaar?

Met de vrijheid van het ondernemerschap is er niets zo lekker om af en toe de horeca in te gaan voor een lunch of diner. Koffietentje hier, etentje daar. Maar wanneer is een zakelijk etentje aftrekbaar voor jou als ZZP’er? Dat is soms een grijs gebied waar veel vragen over bestaan én veel fouten worden gemaakt in de boekhouding. Om te weten wanneer jouw lunch of diner aftrekbaar is zetten wij de regels voor je op een rijtje.

Wanneer is een etentje zakelijk?

Zoals je waarschijnlijk weet zijn kosten alleen aftrekbaar als dit zakelijke kosten zijn. Maar in hoeverre is een etentje zakelijk en dus ook aftrekbaar? Dat is ook meteen waar het grote grijze gebied ligt. Je snapt vast nog wel dat als je dagelijks je boodschappen op de zaak zet dat de Belastingdienst hier niet mee akkoord gaat. Hetzelfde geldt wanneer jij er voor kiest om jezelf eens te trakteren op een lekkere lunch bij je favoriete spot. Als je gaat lunchen met een potentiële klant dan is het over het algemeen duidelijk dat dit wél zakelijke kosten zijn. Dit kan namelijk een manier zijn om nieuwe klanten binnen te halen.

Maar: ben je 10x met deze persoon uit eten geweest en heb je er nooit een euro voor teruggezien? Of ga jij lunchen met een vriend van je terwijl je ook wat bedrijfszaken met hem bespreekt? Dan zit je duidelijk in een grijs gebied. In zulke gevallen moet je eigenlijk zelf logisch nadenken wat redelijk is. De Belastingdienst zal in alle gevallen een bewijs van je willen om aan te tonen dat het om zakelijke kosten gaat. Wij raden je daarom aan om deze afspraken goed te noteren in je agenda én in je boekhoudprogramma. Dat doe je door in je administratie de naam op te nemen van de zakenrelatie met wie je uit eten bent geweest.

Eten en drinken onderweg: zakelijk of niet?

Sorry guys, nog zo’n grijs gebied. Want hoe zit het wanneer je onderweg bent en ondertussen even ergens snel een broodje scoort bij het tankstation? Ook hier is het eigenlijk niets anders dan zelf bedenken wat redelijk is. Heb je een keer een afspraak met een klant die ver weg zit en waarvoor je lang onderweg bent? Dan zal de Belastingdienst het echt geen probleem vinden als je kleine consumpties onderweg op de zaak zet. Gaat het om een vaste klant waar je regelmatig naartoe gaat? Dan is het natuurlijk niet de bedoeling om je broodjes elke dag op de zaak te zetten.

Btw op zakelijke lunch en diners

Als het gaat om de btw dan is de regel eigenlijk heel simpel. De btw van een zakelijk etentje in de horeca is nooit aftrekbaar. Het is namelijk voor jou en je zakenrelatie ook gewoon leuk om lekker ergens een hapje te eten. En om te compenseren voor dit stukje privé genot mag je de btw van je etentje niet terugvragen. Bestel je iets en eet je het samen met je zakenrelatie in je eigen kantoor op? Dan is de btw wel aftrekbaar omdat het buiten een horecagelegenheid genuttigd wordt.

Let op: in ons boekhoudprogramma geef je wel gewoon 100% van de kosten op (incl. btw). Wij zorgen er vervolgens voor dat we dit goed meenemen in jouw aangifte. Je hoeft daar dus bij ons zelf niet op te letten 🙂

In hoeverre zijn de overige kosten voor eten en drinken aftrekbaar?

Over het algemeen zijn de kosten voor eten en drinken – ook al is het zakelijk – niet 100% aftrekbaar. Eten moet je immers altijd, en er zit dus ook een privé element in. De regel is dus dat je de kosten voor 80% mag aftrekken van je winst. Maar ook daarvoor gelden uitzonderingen. Organiseer je bijvoorbeeld een cursus waarbij je jouw cursisten van een lunch voorziet? Dan zijn de kosten wel voor 100% aftrekbaar.

Is de fooi ook aftrekbaar?

Ook fooi mag je gewoon meetellen als zakelijke kosten. In veel landen is het zelfs een ongeschreven regel om fooi te geven. Wanneer je de kosten van een etentje verwerkt in je boekhouding neem je dus gewoon het totaalbedrag van de bon – inclusief de fooi – op.