Dit zijn de 8 meest vergeten kosten in de administratie
Houd jij jouw administratie zelf bij? Dan is het belangrijk dat je dat volledig doet. Fouten zijn snel gemaakt en kunnen ervoor zorgen dat je uiteindelijk meer moet betalen dan eigenlijk nodig is. Dit wil je natuurlijk voorkomen! Om deze reden hebben wij de 8 meest vergeten kosten in de administratie op een rij gezet.
Administratie bijhouden als zzp’er
Een goede financiële administratie als zzp’er is ontzettend belangrijk. Zo ben je verplicht volgens de wet om een correcte administratie bij te houden. Een complete administratie geeft je ook een duidelijk overzicht van hoe jouw bedrijf er nu eigenlijk voor staat. Op die manier kun je berekenen hoeveel belasting je moet afdragen en voorkom je mogelijke boetes. Op basis van de gegevens in jouw administratie kun je weloverwogen zakelijke beslissingen nemen. Met name kosten worden regelmatig vergeten in te voeren, en dat is zonde!
Bankkosten
Heb je een zakelijke rekening? Dan krijg je waarschijnlijk te maken met maandelijkse abonnementskosten en wellicht andere rekeningkosten. Deze kosten zijn fiscaal aftrekbaar en mag je dus aftrekken van jouw winst. Je verwerkt deze kosten in je administratie net zoals alle andere kosten. Let wel op: kosten van de bank zijn vrijgesteld van btw. Je zet ze dus met 0% btw in je administratie.
Verzekeringen
Er zijn twee verschillende soorten verzekeringen. Je hebt verzekeringen waarmee je jezelf als persoon verzekert, en verzekeringen waarmee je jouw bedrijf (waaronder bedrijfsactiviteiten en bedrijfsmiddelen) verzekert. De eerste groep zijn persoonlijke verzekeringen, deze zijn niet zakelijk aftrekbaar. De verzekeringen voor jouw bedrijf wel! Zo is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) wel zakelijk aftrekbaar en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) niet. De AOV zet je dus niet in je zakelijke administratie. Maar: bewaar de jaaroverzichten van je AOV wel goed! Deze verzekering is vaak namelijk wel aftrekbaar in het privé gedeelte van je inkomstenbelasting. Volg je ons nog? 😉
Aanloopkosten
Aanloopkosten zijn kosten die je maakt in de periode voordat je officieel ingeschreven stond bij de Kamer van Koophandel. Wat dacht je bijvoorbeeld van een marktonderzoek, reclamekosten (zoals visitekaartjes) en de kosten van je website? Dit zijn aanloopkosten: kosten die je in het begin (privé) hebt voorgeschoten aangezien je nog niet stond ingeschreven.
Reiskosten
Als zzp’er heb je net zoveel recht op een kilometervergoeding als werknemers in loondienst. De voorgeschreven kilometervergoeding bedraagt €0,23 per kilometer (2024). Dit geldt zowel voor kilometers met de auto en op de fiets (mits ze niet op de zaak staan). De kilometervergoeding zet je als kosten in je administratie zonder btw. Houd er wel rekening mee dat je de kilometers bij een controle moet kunnen verantwoorden!
Telefoonabonnement
Ook zijn telefoon abonnementen vaak (deels) aftrekbaar. Heb je één mobiele telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan mag je alleen het zakelijke deel als kosten in je administratie zetten. Zet je facturen dus in je administratie en vermeld daarbij het percentage dat je jouw telefoon zakelijk gebruikt. Alleen dat deel van de kosten mag je invoeren.
Software abonnementen
Check je administratie ook eens goed op software abonnementen. Vaak heb je er meer dan je denkt, dus het kan zomaar zijn dat je iets vergeet in te voeren. Denk aan Adobe, Canva, Google, Zoom of een andere software die je voor jouw werkzaamheden gebruikt. Let daarbij ook op buitenlandse btw. Veel software aanbieders zitten in het buitenland, regelmatig hebben ze Europese btw-nummers. Software abonnementen betaal je meestal maandelijks. Check dus aan het einde van het jaar ook of je de kosten er 12x in hebt staan!
Kosten boekhouder / boekhoudprogramma
De kosten voor een boekhouder of boekhoudprogramma vallen onder bedrijfskosten en zijn hierdoor volledig fiscaal aftrekbaar. Dit geldt uiteraard ook voor de dienstverlening van Paperdork. Wij hebben het extra makkelijk voor je gemaakt: onze facturen voegen we (indien gewenst) automatisch al toe aan je administratie!
Marketing kosten
Promoot je jouw bedrijf op Facebook, Instagram of op een ander kanaal? Dan zijn ook deze kosten zakelijk aftrekbaar! Let er wel op dat je net zoals bij software abonnementen vaak te maken hebt met buitenlandse btw. Vergeet dus niet om je btw-nummer door te geven, zodat bedrijven de btw naar je kunnen verleggen.
