Doorbelasten van kosten en btw: met of zonder btw factureren?

Als ondernemer kun je te krijgen maken met het doorbelasten van kosten. Denk hierbij aan de kosten die je maakt voor jouw opdrachtgever, zoals een etentje of inkopen die je voor iemand anders doet. Maar hoe ga je hier in je boekhouding eigenlijk mee om? Moet je de kosten doorbelasten met of zonder btw? In dit artikel vertellen we je alles over doorbelasten van kosten en btw.

Wat houdt doorbelasten van kosten in?

Het doorbelasten van kosten aan jouw opdrachtgevers moet je zien als het declareren van de gemaakte onkosten. Deze doorbelaste kosten factuureer je dan aan de klant, waarna de betaling plaatsvindt. Maar dan is het natuurlijk wel belangrijk om te weten hoe dat doorbelasten van kosten precies werkt. Vaak worden er fouten gemaakt tijdens het factureren van deze kosten omdat er niet goed gelet wordt op het juiste bedrag of btw percentage.

Stappenplan doorbelasten van kosten en btw

Om een duidelijk beeld te krijgen hoe je op een juiste manier jouw onkosten in de boekhouding verwerkt, hebben we een duidelijk stappenplan opgesteld.

1. De onkosten/inkopen moet je gewoon zien als zakelijke uitgaven. Je registreert de onkosten als elke andere zakelijke uitgave, bewaar de factuur (of bon) en vraag de betaalde btw over doorbelaste onkosten terug aan de Belastingdienst (indien je btw-plichtig bent).
2. Zet de kosten exclusief btw op de factuur aan de opdrachtgever. Als je de btw over de doorbelaste onkosten of inkopen niet terug kunt vragen, zet de kosten dan inclusief btw op je factuur. Een goed voorbeeld hiervan zijn de onkosten voor eten & drinken in horeca.
3. Over het geheel van de gefactureerde bedragen (bestaande uit de kosten voor jouw dienstverlening en onkosten) bereken je vervolgens het btw-tarief dat voor jouw dienstverlening van toepassing is.
4. Als laatste stuur je de opdrachtgever jouw factuur en kopieën van de bonnen als verantwoording van de doorbelaste onkosten. Het is belangrijk dat je de originele bonnen verzamelt voor je eigen administratie, mocht je deze kosten moeten verantwoorden tegenover de Belastingdienst.

Uitzondering: doorlopende posten

Er is ook een uitzondering waarbij je bij het doorbelasten van kosten geen btw hoeft te rekenen. Dit is het geval wanneer er sprake is van zogenaamde ‘doorlopende posten’. In dat geval betaal je iets op naam en voor rekening van de afnemer. Je hebt dan dus namens je opdrachtgever een bedrag betaalt aan een derde partij, en brengt het apart in rekening bij je opdrachtgever. Let dus op dat het hier belangrijk is dat de naam + gegevens van je opdrachtgever ook duidelijk op de factuur staan! Om iets als doorlopende post aan te merken moet er daarnaast ook een rechtsverhouding zijn tussen jou en je afnemer. Is dat er niet? Dan moet je alsnog btw rekenen.

Voor het doorbelasten van doorlopende posten gelden de volgende voorwaarden:

• Je berekent de kosten voor hetzelfde bedrag en onder hetzelfde btw-tarief door aan je opdrachtgever en voldoet de hierover verschuldigde btw op aangifte
• Je vermeldt de kosten afzonderlijk op de factuur aan de opdrachtgever
• Je rekent het bedrag van deze kosten niet mee bij de vaststelling van zijn recht van aftrek op zijn algemene kosten.

Tip: niet zeker of de door jou gemaakte kosten doorlopende posten zijn? In de wet staan een aantal voorbeelden van doorlopende posten.

Andere feitjes over het doorbelasten van kosten en btw

Naast doorlopende posten zijn er nog een aantal andere feitjes en veelgemaakte fouten om rekening mee te houden. Check dus nog even goed of een van onderstaande situaties voor jou van toepassing is:

• Voor verzendkosten geldt dat de btw altijd doorbelast moet worden. Zelfs als de kosten zonder btw naar jou toe in rekening zijn gebracht.
• Een veelgemaakte fout: voor het openbaar vervoer (bijv. treinkaartjes) geldt altijd 9% btw. Deze btw kun je aftrekken als voorbelasting. Plaats je deze onkosten op de factuur? Hou er dan rekening mee dat je de kosten exclusief btw, en daarna met het reguliere btw-tarief (21%) doorbelast.
• Wil je uiteten? Super gezellig! Maar houdt er wel rekening mee dat deze btw nooit aftrekbaar is. Je bent dan ook verplicht om deze kosten inclusief btw op je factuur door te belasten.

Tip: eerder schreven wij een blog over het doorbelasten van reiskosten. Heb je ook reiskosten voorgeschoten? Dan is het handig om het artikel over het doorbelasten van reiskosten even goed door te lezen.