Kantoor aan huis: dit zijn de regels van de Belastingdienst

Veel ondernemers beginnen hun bedrijf met een kantoor aan huis. Of een zolderkamer, of gewoon met de laptop op de keukentafel 😉 Anyway, een kantoor aan huis kan je in de opstartfase behoorlijk wat kosten besparen. Daarnaast kan werken vanuit huis kan ook nog eens heel effectief zijn. In deze coronacrisis weten we eigenlijk bijna niet meer anders. Een fijne bijkomstigheid is dat in sommige gevallen een kantoor aan huis ook nog eens fiscaal aantrekkelijk kan zijn.

De fiscale regels voor een kantoor aan huis

Je staat op, maakt een ontbijtje en kunt meteen achter je laptop gaan zitten. Niemand die weet dat jij nog in je pyjama zit 😉 Tussendoor nog even een wasje draaien en de vaatwasser uitruimen. Voor veel mensen werkt het prima, al heb je wel discipline nodig. Maar wist jij dat onder bepaalde voorwaarden de kosten van een kantoorruimte aan huis aftrekbaar zijn? Daarbij benadrukken we het ‘onder bepaalde voorwaarden‘. Want dit is typisch zo’n regeling waar veel ondernemers iets te gretig gebruik van maken.

De ruimte moet zelfstandig zijn

De eerste eis die de Belastingdienst stelt voor het zetten van een deel van je woning op de zaak is dat het kantoor aan huis zelfstandig moet zijn. Dat wil zeggen: je zou het ook zelfstandig moeten kunnen verhuren aan bijvoorbeeld een andere ondernemer. Als je met jouw laptop aan de keukentafel zit dan is dit tegelijkertijd ook jouw privé leefomgeving. En dus valt dit niet binnen het zelfstandigheidscriterium. Daarnaast is het belangrijk dat de ruimte een eigen ingang heeft en voorzien is van eigen sanitair. Niemand zal blij worden van een kantoor zonder toilet, toch? 😉 En dit is eigenlijk ook meteen het criterium waar de meeste ruimtes aan huis afvallen. Het is dus niet toegestaan om zomaar je werkkamer op zolder op de zaak te zetten.

Je moet de meerderheid van je inkomsten vanuit het kantoor genereren

Om belastingvoordeel te ontvangen moet jouw ruimte intensief gebruikt worden voor het verwerven van inkomsten voor jouw bedrijf. Maar wat is ‘intensief’? Daar heeft de Belastingdienst gelukkig een grens voor. Minimaal 70% van jouw totale inkomsten uit jouw werk moeten in of vanuit de werkruimte verdiend worden.

Check dubbelcheck

Als je zelf wilt checken of je jouw werkruimte aan huis op de zaak mag staan dan kun je daarvoor het hulpmiddel van de Belastingdienst gebruiken. Dubbelcheck voor de zekerheid nog wel even een aantal voorwaarden. Het kan zijn dat jouw gemeente specifieke regels heeft voor een kantoor aan huis, of dat hiervoor specifieke voorwaarden in jouw huurcontract of hypotheek staan. Als je van plan bent om personeel aan te nemen dan kun je hier het beste nogmaals je gemeente over contacten. In veel gevallen is dit niet toegestaan bij een bedrijfsruimte aan huis.

Wat als je wel aan de voorwaarden voldoet?

Voldoe je aan alle voorwaarden om een kantoor aan huis op de zaak te zetten? Als uitgangspunt geldt dat je de kosten voor het deel van de woning dat je zakelijk gebruikt op de zaak mag zetten. Als je een huurwoning hebt dan is dat dus onder andere een percentage van je huurkosten. Maar ook de energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten en inrichtingskosten van deze specifieke ruimte mogen op de zaak worden gezet. Let op dat bij een eigen woning nog wat extra regeltjes komen kijken. In sommige gevallen behoort (een deel van) je pand dan namelijk tot het ondernemersvermogen. Dat betekent ook dat je dat deel van de hypotheekrenteaftrek niet mag terugvragen en dat je belasting moet betalen over een deel van de overwaarde bij verkoop. Hoe dat precies zit kun je het beste navragen bij je boekhouder.