Nieuw: urenregistratie, facturatie & urencriterium bijhouden

Als je voldoet aan het urencriterium kan dat je een fijn belastingvoordeel opleveren. Maar: dan moet je die uren wel goed registreren en kunnen aantonen. Vanaf nu kun je dit gemakkelijk doen in Paperdork! Met de nieuwe Paperdork urenregistratie kun je de uren ook meteen gemakkelijk factureren, indien je ook declarabele uren maakt. Lees snel verder hoe deze nieuwe functie werkt.

Wat kun je met de nieuwe urenregistratie?

Zodra je de account instelling voor urenregistratie hebt ingeschakeld heb je een aantal nieuwe en handige mogelijkheden:

• Uren handmatig registreren (evt. met terugwerkende kracht)
• Uren registreren met een lopende timer
• Geregistreerde uren ordenen aan de hand van klantgegevens of tags
• Facturabele uren super snel en gemakkelijk factureren
• De voortgang bijhouden van het urencriterium

In onderstaande alinea’s leggen we uit hoe dit precies werkt.

1. Zet de urenregistratie account instelling aan

Urenregistratie is een optionele functionaliteit in het Paperdork boekhoudprogramma. Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst activeren. Dat doe je door naar je account instelingen te gaan. Je vindt de urenregistratie onder het tabblad ‘resultaten’. De instelling heet ‘urencriterium & uren schrijven’. Nadat je deze instelling hebt geactiveerd ontstaat er een nieuw urencriterium blokje op je resultatenscherm. Je kunt daar op het ronde knopje met de stopwatch klikken om naar je urenoverzicht te gaan.

2a. Registreer je uren (handmatig)

De eerste manier om je uren te registreren is op een handmatige manier. Dat wil zeggen dat je zelf je begin- en eindtijd invoert. Dit is handig als jij het niet fijn vindt om alles op de seconde nauwkeurig te tracken met een timer, of wanneer je bijvoorbeeld met terugwerkende kracht nog uren wilt registreren. Op basis van je ingevoerde start- en eindtijd berekent de software vanzelf het aantal uren en minuten.

Daarnaast kun je de volgende velden toevoegen:

• Omschrijving (verplicht): een duidelijke omschrijving van wat je in die tijd hebt gedaan
• Tags: je kunt maximaal 5 verschillende tags toevoegen om je geregistreerde uren te ordenen
• Facturabel: hiermee kun je aangeven of je de uren kunt/wilt factureren of niet
• Uurtarief: dit veld is alleen zichtbaar indien de uren facturabel zijn. Je kunt hiermee aangeven wat het uurtarief is van de geregistreerde uren. Dit is van toepassing voor als je de uren later wilt factureren.
• Btw percentage: dit veld is alleen zichtbaar indien de uren facturabel zijn. Je kunt hiermee aangeven wat het btw percentage is van de geregistreerde uren. Dit is van toepassing voor als je de uren later wilt factureren.
• Klant: hier kun je (indien van toepassing) de klantgegevens toevoegen die horen bij de geregistreerde uren

Nadat je alles naar wens hebt ingevuld, kun je de handmatig geregistreerde uren opslaan.

Let op: de begin- en eindtijd moeten altijd op dezelfde dag vallen. Dit is van belang om de uren voor de Belastingdienst aannemelijk te maken. Wil je van meerdere dagen uren toevoegen? Dan maak je daarvoor aparte regels aan. Je kunt indien gewenst urenregels kopiëren.

2b. Registreer je uren (timer)

De tweede manier om je uren te registreren is met behulp van een timer. Dit handig wanneer je aan het werk bent en een timer automatisch je tijd wilt laten registreren, zonder dat je er zelf bij na hoeft te denken wanneer je gestart en gestopt bent.

Na het starten van de timer kun je de volgende gegevens toevoegen:

• Omschrijving (verplicht): een duidelijke omschrijving van wat je aan het doen bent
• Tags: je kunt maximaal 5 verschillende tags toevoegen om je geregistreerde uren te ordenen
• Facturabel: hiermee kun je aangeven of je de uren kunt/wilt factureren of niet
• Uurtarief: dit veld is alleen zichtbaar indien de uren facturabel zijn. Je kunt hiermee aangeven wat het uurtarief is van de geregistreerde uren. Dit is van toepassing voor als je de uren later wilt factureren.
• Btw percentage: dit veld is alleen zichtbaar indien de uren facturabel zijn. Je kunt hiermee aangeven wat het btw percentage is van de geregistreerde uren. Dit is van toepassing voor als je de uren later wilt factureren.
• Klant: hier kun je (indien van toepassing) de klantgegevens toevoegen die horen bij de geregistreerde uren

Zodra de timer loopt zal deze ook zichtbaar blijven op andere pagina’s van de Paperdork app. Je kunt de app zelfs tussentijds afsluiten en op een later moment die dag weer inloggen om de timer te stoppen.

Let op: het is niet de bedoeling dat je de timer over meerdere dagen laat doorlopen. Vergeet je de timer te stoppen? Dan zal de timer om middernacht automatisch gestopt worden, en moet je de uren zelf nog weer aanpassen.

3. Factureer je (declarabele) uren

Heb je uren geregistreerd die facturabel zijn? Dan kun je vanuit het urenoverzicht ook heel gemakkelijk je uren factureren. Dit doe je simpelweg door op de knop ‘factureren’ te klikken. Een andere mogelijkheid is om via het contextmenu van de urenregel (de 3 puntjes aan de rechterkant) op factureren te klikken. Is dit niet zichtbaar? Dan heb je bij de geregistreerde uren waarschijnlijk de toggle ‘facturabel’ nog uit staan.

Voordat de factuur wordt opgemaakt kun je bij het factureren eerst kiezen welke uren je wilt factureren. Je kunt bijvoorbeeld een losse regel factureren, maar je kunt ook direct alle openstaande urenregistraties voor een bepaalde klant factureren. Nadat je de juiste regels hebt geselecteerd ga je automatisch naar het kasboek, en wordt er een scherm geopend om een nieuwe factuur aan te maken.

In het kasboek staat alles alvast voor je ingevuld. Losse urenregistraties in het urenoverzicht worden op de factuur ook als losse factuurregels weergegeven. Op de factuur wordt standaard de datum en omschrijving van de uren in de factuurregel zichtbaar. Alles wat standaard staat ingevuld kun je nog aanpassen, voordat je de factuur definitief maakt (Opslaan).

Let op: voor het factureren worden je geregistreerde minuten (indien nodig) automatisch naar boven afgerond op kwartieren. Wil je dit liever niet? Dan kun je dit nog aanpassen voordat je de factuur definitief maakt.

4. Track de voortgang van het urencriterium

Je uren registreer je natuurlijk niet voor niets. Indien je voldoet aan het urencriterium, dan kan je dat een flink belastingvoordeel opleveren. Het geeft je namelijk mogelijk recht op de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Het kan dus erg lonend zijn om goed in de gaten te houden hoe jij ervoor staat met je uren. Vergeet dus niet om regelmatig in je resultatenscherm te kijken hoeveel uren je hebt gemaakt, en of je op schema ligt.

Disclaimer

Houd er rekening mee dat je altijd zelf verantwoordelijk blijft voor het aantonen van je uren voor het urencriterium. Het is daarbij belangrijk dat jij jouw gemaakte uren aannemelijk kunt maken. Zorg er daarom voor dat je urenregistraties goed te onderscheiden zijn, en voorzien zijn van duidelijke omschrijvingen.