Producten gratis weggeven aan influencers: hoe doe je dat in de boekhouding?

Een influencer kan een goede boost geven aan de verkoop van jouw artikelen. Vaak ontvangt een influencer een gratis product in ruil voor promotie of een review. Maar als je een product weggeeft aan een influencer, hoe verwerk je dat dan in je boekhouding? Spoiler alert: niets doen is niet de juiste manier. In dit artikel vertellen we je hoe jij jouw administratie netjes verwerkt als je een gratis product aan een influencer hebt gegeven.

Waarom je iets moet doen in je administratie als je een product gratis weggeeft

We gaan er voor dit artikel even vanuit dat je een btw-plichtige ondernemer bent. Op de inkoop van je producten zit mogelijk btw en die heb je dan als voorbelasting mogen terugvragen bij de btw-aangifte. Normaal gesproken draag je ook weer btw af bij de verkoop ervan. Maar: als jij een product gratis weggeeft dan is dat natuurlijk niet het geval. Om te bepalen wat je precies moet doen wordt er onderscheid gemaakt tussen 2 situaties:

1. Een ruil samenwerking (barterdeal): je stuurt een product op in ruil voor bijvoorbeeld een post, foto, video of review.
2. Echt gratis weggeven: je stuurt een product op zonder afgesproken tegenprestatie

Situatie 1: producten opsturen in ruil voor iets (barterdeal)

Als er content tegenover jouw producten staat, is er meestal sprake van ruil. Dat kan content in allerlei vormen zijn: foto’s, video’s, social media posts of een review bijvoorbeeld. Dit noem je ook wel een barterdeal. Bij ruil geldt: je doet een btw-belaste levering, alleen je wordt in dit geval niet betaald in geld maar in natura. In de vorm van promotie om precies te zijn. In het geval van ruilen is de regel van de Belastingdienst dat je btw moet rekenen over de waarde van wat je ontvangen hebt (de promotie). In veel gevallen is dat gelijk aan de waarde van wat jij zelf geleverd hebt (het product).

Wat moet je doen met de btw?

1. Jij rekent btw over de producten die je weggeeft

Eigenlijk is dit niet anders dan anders. Jij verwerkt het alsof je een normale verkoop doet. Dat betekent dat je btw rekent over de waarde van het product, meestal is dat 21% btw. Hiervoor maak je een factuur die je naar de influencer stuurt.

1. De influencer rekent btw over de promotiedienst (als die btw-ondernemer is)

In een ideale wereld moet de influencer eigenlijk precies hetzelfde doen als jij. Jij ontvangt dus een factuur voor de promotie. Dat kan een factuur voor hetzelfde bedrag zijn, als er verder geen geldvergoedingen zijn afgesproken. De betalingen vallen dan dus tegen elkaar weg waardoor niemand elkaar geld verschuldigd is.

Het kan zo zijn dat een influencer niet altijd btw-plichtig is. Als dat niet het geval is, dan zal er op de factuur (of kwitantie) naar jou geen btw staan. Let er in dat geval wel op dat het bedrag voor de promotie hetzelfde moet zijn als jouw productwaarde exclusief btw. In dat geval betekent dit dat jij wel btw moet afdragen, maar die heb je ook teruggevraagd bij de inkoop ervan.

Dus kort samengevat:

• Jij maakt een factuur voor de producten (met btw)
• De influencer maakt een factuur voor de promotiedienst (afhankelijk van de situatie van de influencer kan dat zonder of met btw zijn)
• Betalingen kunnen tegen elkaar wegvallen, maar de btw loopt wél via de aangifte.

Wil je precies zien hoe je dit boekt? Dan kun je meer lezen over het verwerken van barterdeals (met voorbeelden).

Situatie 2: echt gratis weggeven (zonder tegenprestatie)

Geef je een product weg zónder dat er een afgesproken tegenprestatie is? Dan is het voor de Belastingdienst eigenlijk geen ruil, maar is het een soort fictieve levering. Omdat je de btw op inkoop wel hebt afgetrokken, moet er dan een btw-correctie plaatsvinden. Je draagt in dat geval de btw af alsof je het product aan iemand hebt geleverd.

Wat moet je doen met de btw?

Je draagt btw af als:

• het géén monster of klein geschenk is én
• de kostprijs hoger is dan €15 exclusief btw. Dit geldt per product.

Kort gezegd: boven €15 is weggeven meestal belast met btw. Daaronder hoef je geen btw af te dragen. De uitzondering voor geschenken van kleine waarde of monsters geldt tot €15 en wordt per product beoordeeld. Je bekijkt dit dus niet over het totaal van de hele samenwerking.

Conclusie: ook als je geen product verkoopt draag je btw af

Bij het weggeven van een product aan een influencer moet je in de meeste gevallen dus btw afdragen, maar deze btw heb je ook ontvangen bij de aankoop. Ontvang je geen factuur van de influencer? Vraag hier dan om. Als de influencer niet staat in geschreven bij de Kamer van Koophandel dan kan deze eventueel een kwitantie sturen. Als je een product gratis weggeeft zonder een tegenprestatie dan moet je in de meeste gevallen een btw-correctie maken.