Starten met je boekhouding als zzp’er: 10 slimme tips
Wanneer je net je eigen onderneming bent gestart dan hoort daar helaas ook een minder leuk klusje bij: de boekhouding. Dat kan behoorlijk overweldigend zijn met al die regeltjes. Wat zijn dan de belangrijkste dingen waar je je bewust van moet zijn? In dit artikel lees je meer over waar je op moet letten bij het starten met je boekhouding als zzp’er.
1. Aanloopkosten zijn aftrekbaar
Aanloopkosten zijn zakelijke uitgaven die je hebt gedaan voor je onderneming van start ging. Heb je bijvoorbeeld marktonderzoek gedaan? Heb je al geïnvesteerd in een huisstijl of zakelijke website? Je mag tot 5 jaar voor de start van jouw onderneming de kosten nog terugvragen. Maar: je moet dan wel kunnen aantonen dat je die kosten echt puur voor de zaak hebt gemaakt. Het is dus niet de bedoeling dat je je laptop die je een half jaar voor de start van je onderneming hebt gekost als aanloopkosten gaat aanmerken. Vergeet in elk geval in de aanloopfase dus niet om de bonnen te bewaren van zakelijke uitgaven. Die kun je dan meenemen bij je eerste aangifte.
2. Telefoonkosten mag je (gedeeltelijk) op de zaak zetten
Als jij jouw telefoon zakelijk gebruikt dan zijn die kosten aftrekbaar. De meeste ondernemers hebben één telefoon die ze zowel zakelijk als privé gebruiken. In dat geval bepaal je ‘naar redelijkheid’ hoeveel je de telefoon ongeveer zakelijk gebruikt, en zet je dat deel van je abonnementskosten op de zaak. Dus stel je gebruikt de telefoon 50% zakelijk, dan zet je de helft van het maandelijkse bedrag op de zaak. Koop je echt een nieuwe telefoon? Dan zet je in eerste instantie de complete toestelkosten in je administratie. In dat geval wordt ook de gehele btw teruggevraagd. In de laatste btw aangifte van het jaar (Q4) maak je een correctie voor het privégebruik van het toestel.
3. Internetkosten zijn een grijs gebied
Veel ondernemers werken (deels) vanuit huis en daarbij is een goede internetverbinding onmisbaar. Het is echter een grijs gebied in hoeverre internetkosten aftrekbaar zijn. Je had de kosten voor het internet namelijk waarschijnlijk ook gemaakt als je geen ondernemer was geweest. En in de basis is de regel dat je als ondernemer geen voordelen mag hebben die je anders ook niet had gehad. Als je echt kunt aantonen dat je meerkosten hebt gemaakt voor je internetabonnement vanwege je onderneming (bijv. een snellere internetbundel) dan is dat deel van je internetkosten wel aftrekbaar. Voor overige situaties blijft het een grijs gebied en vinden wij het persoonlijk het risico niet waard ten opzichte van de (minimale) besparing.
4. Houd je uren bij
Wist je dat je extra belastingvoordelen krijgt als je meer dan 1225 uur per jaar besteed aan je onderneming? Dit heet het urencriterium. Als je voldoet aan het urencriterium heb je mogelijk recht op financiële voordelen zoals de zelfstandigen- of startersaftrek. Alle uren die je aan je bedrijf besteed tellen mee. Niet alleen declarabele uren, maar ook de tijd die je aan (zakelijke) social media of je administratie besteed. Het is wel belangrijk dat je deze uren goed bijhoudt. De Belastingdienst kan hier naar vragen en dan moet je kunnen aantonen dat je die uren ook echt hebt gemaakt.
5. Verdiep je in verzekeringen en pensioen
Nu je niet (meer) in dienst bent van een werkgever moet je ook je eigen verzekeringen en pensioen regelen. Want waar dit in loondienst vaak standaard voor je geregeld is, ben je hier als ondernemer helemaal zelf verantwoordelijk voor. Het is goed om je te verdiepen in de verschillende verzekeringen die voor jouw onderneming handig zijn en te bekijken welke aftrekbaar zijn. De meest voorkomende verzekeringen zijn een aansprakelijkheidsverzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV). Maar er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden om je te verzekeren. Ook is het verstandig om na te denken over je pensioen. Bekijk de mogelijkheden en ga er eens voor zitten wat past bij jouw situatie en het risico dat je bereid bent om te nemen. Leuke bijkomstigheid: met het investeren in pensioen en/of bepaalde verzekeringen krijg je ook nog een belastingvoordeel in je inkomstenbelasting.
6. Niet alles is aftrekbaar
Je mag dan misschien nu ondernemer zijn, dat betekent niet dat je zomaar alles op de zaak kunt zetten. Met name rondom etentjes, vakanties en cursussen zien wij vaak dat het mis gaat. Een lunch met een collega ondernemer is niet zomaar zakelijk, tenzij het echt om een potentiële klant gaat. Alle regels rondom zakelijk eten en drinken vind je in dit artikel. Voor overnachtingen en vakanties geldt dat ze voor minstens 50% aantoonbaar zakelijk moeten zijn voordat je ze in je administratie mag opnemen (denk bijv. aan een congres in het buitenland). En ook dan, is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Alles over de aftrekbaarheid van overnachtingen vind je hier. Tot slot zien we veel fouten als het gaat om cursussen en andere vormen van kennisontwikkeling. Kennisontwikkeling is alleen zakelijk aftrekbaar indien het gaat om het op peil houden van bestaande vakkennis. Als je een cursus volgt voor een (voor jou) nieuw vakgebied, dan zijn dat geen zakelijke kosten. Dit artikel geeft daar meer uitleg over.
7. Jouw werkplek thuis is geen kantoor
Veel startende ondernemers gaan de fout in met hun kantoor aan huis. Het is natuurlijk helemaal prima om te werken vanuit huis. Maar: de Belastingdienst ziet een kantoor aan huis meestal niet als een officieel kantoor waarvan je kosten aftrekbaar zijn. Daarvoor zijn alleen mogelijkheden als het kantoor aan strenge voorwaarden voldoet, zoals een eigen ingang en/of eigen sanitaire voorzieningen. Is dat voor jouw werkplek thuis niet het geval? Houd er dan rekening mee dat je de inrichting van jouw werkplek ook niet zomaar op de zaak mag zetten. Zaken als een nieuw bureau, een bureaustoel en dergelijke zijn dan gewoon privékosten.
8. Zaken doen met het buitenland? Verdiep je in de regels!
Zonder dat je het misschien zelf doorhebt, doe je sneller zaken met het buitenland dan je denkt. Denk aan advertenties op Facebook, verkopen op Etsy, op een marktje staan in België et cetera. Bij inkopen of verkopen in/aan het buitenland gelden vaak complexe regels. Zo kan het zijn dat je btw moet verleggen en een aanvullende ICP aangifte moet doen. Als je veel verkoopt aan particulieren in de EU dan kan het ook zijn dat de One Stop Shop regeling van toepassing wordt. Ook kan het zijn dat je in sommige situaties belastingplichtig bent in het buitenland, en daar aangifte moet doen. Als je dit dus van plan bent, zorg dan dat je je hier goed over laat informeren. De Belastingdienst heeft een handige check voor het leveren van goederen en diensten aan het buitenland.
9. Zet genoeg geld opzij voor je aangiftes
In loondienst draagt je werkgever al direct belasting voor je af, voordat je dit op je rekening ontvangt. Als ondernemer moet je dit zelf doen. Je betaalt belasting bij btw aangiftes (ieder kwartaal) en tijdens de inkomstenbelasting. Voor de btw aangifte geldt dat het verstandig is om altijd de ontvangen btw opzij te zetten. Dit moet je immers aan het einde van het kwartaal ook weer afdragen. In Paperdork kun je dit real-time checken in je btw prognose. Maar vooral de inkomstenbelasting moet je niet onderschatten. Dat kan een flinke rekening worden aan het einde van het jaar. Het is verstandig om meerdere keren per jaar onze rekenhulp in te vullen om een inschatting te maken van de te betalen inkomstenbelasting. Zo kom je niet ineens voor verrassingen te staan, en blijf ter misschien zelfs nog wat over aan het einde van het jaar!
10. Schakel hulp in waar nodig
Vind jij het nog steeds maar lastig met al die regeltjes? Ga dan niet zelf maar wat doen, maar schakel hulp in. Je boekhouding is geen speeltuin. Fouten in je administratie kunnen serieuze gevolgen hebben. Een boekhoudprogramma kan je bijvoorbeeld al helpen om hier structuur in aan te brengen. Wat betreft de aangiftes is met name de inkomstenbelasting vrij complex. Heb je dit nog nooit eerder gedaan, en is dit ook niet waar jouw kennis ligt? Schakel daarvoor dan de hulp in van een boekhouder.
Zoek je zelf nog hulp? Wij helpen je graag! We kijken standaard met je mee, geven je zo tips en feedback en doen alle aangiftes voor je. En heb je dan nog ergens een vraag over? Dan mag je die altijd stellen. Aan je eigen cijferbaas, of in onze klanten community. Als nieuwe klant krijg je daarnaast standaard ons dorks magazine vol met tips en tricks over het starten met je boekhouding als zzp’er.