In hoeverre is een werkvakantie/workation aftrekbaar?

Even inspiratie op doen in een andere omgeving. Heerlijk! En waarom niet als jij een online business hebt? Steeds meer ondernemers gaan op een werkvakantie, oftwel een workation. Maar in hoeverre zijn de kosten voor zo’n workation aftrekbaar voor de Belastingdienst? In dit artikel ontdek je of je dit wel of niet mag meenemen als zakelijke kosten.

Wat is een workation?

Een workation is een reis waarin je aan je bedrijf werkt. Je woont bijvoorbeeld een congres bij, bezoekt leveranciers of doet een fotoshoot. Maar er onstaan ook steeds meer georganiseerde workation. Een paar dagen terugtrekken en aan je bedrijf werken in een tiny house in de natuur, of een trip aan het buitenland combineren met verschillende workshops. In een workation combineer je deze zakelijke activiteiten met vakantie. Er is dus ook ruimte voor ontspanning. Daardoor heeft een workation een gemengd karakter en zijn ze niet als geheel zakelijke reizen aan te merken.

Is mijn werkvakantie een zakelijke activiteit?

Of een workation voor de belasting ook echt als zakelijk geldt, wordt altijd individueel bepaald door de Belastingdienst. Er bestaan dan ook veel grijze gebieden. In elk geval moet de reis voor minstens 50% zakelijk zijn om kosten op de zaak te mogen zetten. Een vakantie met een enkele zakelijke afspraak of waar je hier en daar wat kiekjes op Instagram zet voldoet dus niet. En het is ook niet voldoende als je “gewoon zin had om even met je laptop in de zon of in een andere omgeving te werken” 😉 Tot slot moet de reis passen bij jouw bedrijf. Als jij interieurfotograaf bent dan kan het maken van foto’s voor een nieuwe hotelketen een bedrijfsactiviteit zijn. Maar als je vervolgens een tentoonstelling over boten bezoekt dan is dat niet zakelijk.

Welke kosten van mijn werkvakantie zijn aftrekbaar?

Als de Belastingdienst jouw workation inderdaad als een zakelijke activiteit beoordeelt, dan zijn alsnog niet alle reis- en verblijfkosten aftrekbaar. Het gaat immers nog steeds om een mix van zakelijk en privé. Alleen het zakelijke deel van de workation is aftrekbaar. Niet het romantische diner met je liefje dus, maar wel het etentje met je leveranciers. Voor bijvoorbeeld vliegtickets is het handig om een verdeling te maken van het zakelijke karakter van je reis. Je zet dan naar rato de kosten van de vliegtickets op de zaak.

Meestal valt een workation in de categorie ‘representatie, congressen, seminars en studiereizen’. Voor deze categorie geldt een drempelbedrag. De eerste €4.700 aan zakelijke reis- en verblijfkosten is niet aftrekbaar. Van de kosten boven deze drempel mag je maximaal €1.500 aftrekken (dit maximum geldt niet als het voor je werk noodzakelijk was dat je de reis maakte). Nu zul je denken: ja maar hallo, dan is dus eigenlijk het grootste gedeelte van de kosten alsnog niet aftrekbaar? Maar gelukkig: in plaats van de drempel van €4.700 aan te houden, mag je ook 80% van de kosten aftrekken*. Deze bedragen gelden voor het hele jaar, dus ook reis- en verblijfkosten van andere zakenreizen in dat jaar tellen mee.

* Let op: dit betekent dus niet dat je gehele reis voor 80% aftrekbaar is. Je bepaalt eerst welk deel van je vakantie zakelijk was, en van het zakelijke deel is vervolgens 80% aftrekbaar. Ben je klant van Paperdork? Dan voer je het zakelijke deel van de reis in, en verwerken wij indien nodig de rest.

Hoe toon je de zakelijkheid van kosten aan?

Om bij de Belastingdienst te kunnen aantonen dat het ging om een (gedeeltelijk) zakelijke reis, is het verstandig om zoveel mogelijk bewijs vast te leggen en te bewaren. Denk aan verslagen, zakelijke e-mails of notulen. Denk bijvoorbeeld aan de mail of het berichtje waarin je een afspraak maakt bij het restaurant waar jij foto’s gaat maken. En natuurlijk alle facturen, bonnetjes en tickets. Hoe meer bewijs je hebt, hoe sterker je staat in een eventuele discussie tijdens een controle.

Tip: vraag bij twijfel altijd een vooroverleg aan. Zo voorkom je eventuele discussies en boetes achteraf.