Wanneer zijn kantoormeubelen zakelijk aftrekbaar als zzp’er?

Werk jij als ondernemer vanuit huis en ben je van plan diverse kantoorartikelen zoals een bureau, bureaustoel, kast en laptop te kopen? Spoiler alert: dan zijn deze kosten niet zomaar aftrekbaar. In dit artikel lees je wanneer kantoormeubelen zakelijk aftrekbaar zijn voor jou als zzp’er.

Aan de start van je onderneming

Wanneer je aan de start van je onderneming staat komt er veel op je af: een inschrijving bij de KVK, het openen van een zakelijke rekening en wanneer je vanuit huis werkt wellicht ook de inrichting van een werkplek. Jij wilt namelijk niet elke dag uren lang op een barkruk aan de keuken zitten. In deze drukke opstartfase worden er helaas veel fouten gemaakt, en de aftrekbaarheid van kantoormeubelen is er daar één van die we jou willen besparen.

Zelfstandige werkruimte vs. normale ruimte

De eerste belangrijke regel die de Belastingdienst stelt voor de aftrekbaarheid van kantoormeubelen is dat jouw kantoor zelfstandig moet zijn. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar door jezelf enkele vragen te stellen kom je er snel achter of dit voor jou geld.

• Heeft het kantoor een eigen ingang?
• Heeft het kantoor sanitaire voorzieningen?
• Zou je het kantoor zelfstandig kunnen verhuren aan anderen?

Kun je de bovenstaande vragen beantwoorden met nee? Dan is jouw kantoor waarschijnlijk geen zelfstandige werkruimte. In dat geval zijn kantoormeubelen in die ruimte ook NIET aftrekbaar.

Heb je wel een zelfstandige werkruimte? (of bijvoorbeeld een extern kantoor) Dan is er een grote kans dat je de meubelen mag aftrekken. Controleer dan voordat je de kantoormeubelen aftrekt ook of je voldoet aan de belastingregel met betrekking tot voldoende gebruik. Werk je vaak buiten de deur? Dan voldoe je hoogstwaarschijnlijk niet aan deze voorwaarde. Tenminste 30% van de inkomsten moet verdiend worden in het kantoor aan huis. Wanneer je ook beschikt over een extern kantoor is dit zelfs 70%.

TIP: gebruik het hulpmiddel van de Belastingdienst om te bepalen of jouw ruimte wel of geen zelfstandige werkruimte is. Zo loop je automatisch alle vragen door en krijg je direct de uitkomst te zien of de kantoormeubelen zakelijk aftrekbaar zijn.

Dus.. zelfs mijn bureau en bureaustoel zijn niet aftrekbaar?

Inderdaad! Althans: voor de inkomstenbelasting. Want de Belastingdienst maakt hierbij onderscheid tussen de inkomstenbelasting en omzetbelasting (btw). Voor de inkomstenbelasting geldt dat huurkosten, energiekosten, behang- en schilderwerk, stoffering en inventaris zoals jouw bureau, bureaustoel, kast en lamp niet aftrekbaar zijn als je niet aan de voorwaarden voldoet. In de meeste woningen is de thuiswerkplek een ‘gewone’ kamer in de woning. En daarom geldt voor de meeste thuiswerkende ondernemers dat de kosten die je maakt om een werkruimte thuis in te richten niet aftrekbaar zijn. Al deze inventariszaken worden gezien als algemene middelen die horen tot de privé inrichting van je huis.

Daarentegen zijn er uitzonderingen. Zo heeft een architect een tekentafel nodig om zijn/haar werk te doen. En in dit geval is een tekentafel ook niet iets wat je snel privé zult/kunt gebruiken. Om deze reden valt een tekentafel tot bedrijfsmiddelen en is het aftrekbaar.

Is de btw van kantoormeubelen wel aftrekbaar?

Om het ingewikkeld te maken: ja, kantoormeubelen kunnen wel aftrekbaar zijn voor de btw. Voor de btw wordt namelijk gekeken of kantoormeubelen worden gebruikt ten behoeve van een onderneming. De kantoormeubelen dienen dan dus bij te dragen aan het behalen van btw-belaste omzet. Als jouw kantoormeubelen aan die voorwaarden voldoen, dan mag je het zakelijke deel in je administratie verwerken. Je maakt daarbij dus een correctie voor het eventuele privégebruik.

Is mijn laptop wel geheel zakelijk aftrekbaar?

Voor veel ondernemers is een laptop een onmisbaar onderdeel van hun onderneming. Een laptop valt niet onder de inrichting (of tot één specifieke ruimte) in het huis. Deze mag je dan gelukkig wel aftrekken bij je aangifte. Zowel voor de inkomstenbelasting als voor de omzetbelasting. Let wel op: een laptop valt meestal in de categorie ‘investeringen’ (indien deze meer dan €450 excl. btw heeft gekost). In dat geval mag je de kosten niet in 1x aftrekken, maar moet je ze in minstens 5 jaar afschrijven. Daarnaast maak je een correctie voor het privégebruik.