Wat is een factuurnummer en is dit verplicht?

Wil jij binnenkort jouw eerste factuur versturen? Dan krijg je te maken met factuurnummers. Maar wat is een factuurnummer nou eigenijk? En is dit verplicht? Om maar direct met de deur in huis te vallen: Ja! Een factuurnummer op een factuur is verplicht voor jou als ondernemer. In dit artikel vertellen we je alles over factuurnummers en de regels rondom factuurnummering.

Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer is een nummer dat vaak bovenaan de factuur wordt vermeld. Het is een van de verplichte onderdelen van de factuur. Je moet er als ondernemer dus zelf voor zorgen dat dit nummer op je factuur komt te staan.

Naast dat het verplicht is voor de Belastingdienst om op elke factuur een factuurnummer te vermelden, is het ook voor je eigen boekhouding erg handig. Zo kun je hierdoor betalingen makkelijker volgen en helpt het voor je overzicht. Heeft een klant een vraag over een factuur? Dan kun je aan de hand van het nummer direct het juiste document vinden.

Factuurnummer regels

Het starten van een factuurnummer-reeks is eigenlijk super simpel. Je mag bij ieder getal beginnen! Maar er zijn wel een aantal regels waaraan je gebonden bent. Factuurnummers altijd opeenvolgend en uniek moeten zijn. Streepjes tussen cijfers door zijn toegestaan, maar je mag geen spaties gebruiken.

Veel bedrijven benoemen het jaartal in het factuurnummer. Let hierbij wel op dat je genoeg ruimte achter het jaartal laat om op te vullen met volgnummers. Ben je bijvoorbeeld van plan om meer dan 1000 facturen dit jaar te gaan versturen? Dan is het handig als je hier met het aantal nullen rekening houdt.

Een voorbeeld factuurnummer-reeks is bijv. het volgende:

20240001
20240002
20240003
etc.

Het is belangrijk dat je voor jezelf bedenkt wat jij een fijne factuurnummer-reeks vindt om te gebruiken. Doe dit bij voorkeur voor de eerste factuur die je verstuurt. Je zult er namelijk vaak gebruik van maken.

Extra tips voor factuurnummers

Vanuit Paperdork hebben we nog een aantal extra tips voor je om slim om te gaan met jouw factuurreeksen:

• Wil je liever niet dat jouw opdrachtgever ziet dat het je eerste klus is? Of dat je klanten precies kunnen zien hoeveel facturen je dat jaar al verstuurd hebt? Zorg dan voor een andere opbouw dan de standaard jaartal-volgnummer. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om er maandnummer in te verwerken, bijvoorbeeld: 2405001.
• Heb je meerdere bedrijfsactiviteiten of inkomstenstromen, bijvoorbeeld vanuit verschillende platforms? Denk aan reguliere diensten die je factureert vanuit je boekhoudprogramma of automatische verkopen vanuit een webshop. Dan kun je ervoor kiezen om meerdere factuurreeksen aan te maken. Zorg er wel voor dat je dit overzichtelijk houdt (maak dus niet tientallen reeksen), en dat de reeksen alsnog aan de regels voldoen.
• Gebruik een boekhoudprogramma. In een boekhoudprogramma kun je zelf je eigen factuurreeks instellen. De software zorgt er dan voor dat er automatisch wordt doorgenummerd. Op die manier hoef je er eigenlijk nooit meer over na te denken en voorkomen je foutjes.

Een foutieve factuur: wat nu?

Controleer factuurnummers goed voordat je een factuur verstuurt. Zodra je een factuur eenmaal verzonden hebt mag je deze namelijk niet meer zomaar aanpassen.

Toch een foutje gemaakt? Geen probleem, maar verwijder de factuur niet! Hiermee veroorzaak je namelijk een gat in de factuurnummering. En dat is nou juist waarom de Belastingdienst graag wil dat de factuurnummers opeenvolgend en uniek zijn. Zo kunnen ze controleren of je administratie compleet is. Bij een foutieve factuur kun je het beste een creditfactuur maken. Hiermee annuleer je de oorspronkelijke factuur. De creditfactuur krijgt dan uiteraard ook weer een factuurnummer. Daarna kun je indien gewenst een nieuwe factuur sturen. Op deze manier blijven je factuurnummers zonder gaten doorlopen.

Tip: probeer gaten in factuurnummers altijd te voorkomen. Maar is er om wat voor reden dan ook toch een gat in je factuurnummering ontstaan? Maak dan een notitie van de reden en bewaar dit. Zo kun je dit bij een eventuele controle beter verantwoorden.