Aanloopkosten: kun je de btw nog terugvragen?

Wanneer je een onderneming hebt weet je waarschijnlijk dat je de btw mag terugvragen over de kosten die je maakt voor je onderneming. Maar hoe zit dat met de kosten die je hebt gemaakt tijdens de aanloopfase? Oftewel: de aanloopkosten. Officieel ben of was je op dat moment dan nog geen ondernemer, maar mag je deze aanloopkosten nog opgeven en kun je de btw nog terugvragen?

Wat zijn aanloopkosten?

Veel ondernemers maken al kosten voordat ze officieel gestart zijn en zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor advies dat je hebt ingewonnen, reiskosten die je hebt gemaakt of een marktonderzoek dat je hebt gedaan. Dit zijn aanloopkosten, omdat de kosten zijn gemaakt om de onderneming te kunnen starten. Kosten van dingen die je ook privé gebruikt (zoals een mobiele telefoon of een laptop) tellen niet mee. Je kunt in dat geval namelijk niet aantonen dat je ze echt voor je onderneming hebt aangeschaft. Het is dus een voorwaarde dat je (net zoals bij andere kosten) kunt aantonen dat de kosten een zakelijk karakter hebben. Ook is het van belang dat je de kosten niet langer dan 5 jaar voor het starten van de onderneming hebt gemaakt.

Zijn van aanloopkosten de btw en kosten aftrekbaar?

Als de kosten voldoen aan de hierboven genoemde eisen kun je de btw over de aanloopkosten terugvragen. Het is dan wel belangrijk dat je alle bonnetjes en facturen hebt bewaard of (voor de reiskosten) een kilometeradministratie hebt bijgehouden. Dat is natuurlijk ook het geval voor andere kosten, maar omdat dit ‘bijzondere’ kosten zijn is dit extra van belang. De makkelijkste manier om de btw over de aanloopkosten terug te vragen, is door deze op te voeren bij je eerste btw aangifte. Hierbij wordt de btw over de aanloopkosten dan meegenomen in de berekening van je te betalen of te ontvangen btw over de betreffende btw termijn. Als je gebruikmaakt van Paperdork dan is het verstandig om in de omschrijving het woord aanloopkosten te benoemen, zodat je cijferbaas snapt waar het over gaat. Wij zorgen er dan voor dat we dit meenemen in je aangifte.

Als je de aanloopkosten niet in je eerste btw aangifte hebt meegenomen dan kun je dit ook nog later doen. Dat doe je dan met een suppletie. Een suppletie is een correctie op een eerder ingediende btw-aangifte. Dit is wel een iets lastigere manier en kan je mogelijk extra kosten opleveren. Bekijk dus goed of de kosten die je hierin opvoert niet hoger worden dan het bedrag dat je terug kan krijgen. Als je deze suppletie hebt ingediend, wordt de berekening opnieuw gemaakt. Inmiddels is er weer tijd verstreken, dus let er wel op dat je termijn van 5 jaar niet laat verlopen.

Aanvullende tip: urencriterium

Een extra tip: voor speciale regelingen (zoals de zelfstandigenaftrek) moet je aan het urencriterium voldoen. Hiervoor is het van belang dat je de uren bijhoudt die je besteedt aan je onderneming. Dit kan je ook doen voordat je onderneming officieel is ingeschreven. Deze uren kun je namelijk ook meerekenen voor het minimumaantal benodigde uren.