Nieuw: Paperdork webshop koppeling met Plug & Pay
Wil je jouw Plug & Pay bestellingen graag automatisch in je administratie verwerken? Dat kan super makkelijk met onze Plug & Pay koppeling! Met de koppeling koppel je snel jouw Plug & Pay account aan je Paperdork account. Je kunt zelf instellen hoe je wilt dat de bestellingen in je administratie worden verwerkt. In dit artikel leggen we je precies uit hoe dat werkt.
Wat kun je allemaal automatiseren met de Plug & Pay koppeling?
Zodra de koppeling tussen Plug & Pay en Paperdork is gelegd zijn er veel mogelijkheden om te automatiseren. Hieronder een aantal dingen die er mogelijk zijn:
- Zet bestellingen automatisch in je administratie
- Verstuur automatisch Paperdork facturen naar je Plug & Pay klanten
- Automatisch creditfacturen maken voor terugbetalingen
- … en meer!
Installeer de koppeling
Wanneer je bent ingelogd in Plug & Pay ga je naar je instellingen. Daar zie je onder het kopje ‘Integraties’ het menu voor ‘Ontwikkelaars’ staan. Daar kun je een nieuwe API sleutel aanmaken die je nodig hebt voor de koppeling. Geef de nieuwe API sleutel een naam naar keuze. Je krijgt dan een lange API token code. Deze kun je kopiëren. Je vult deze vervolgens in op de koppelingen pagina van Paperdork. Daar moet je inloggen met je account en eenmalig akkoord voor de koppeling geven. Vanuit de koppelingen pagina kun je ook al je instellingen regelen.
Hoe werkt de koppeling met Plug & Pay?
De koppeling met Plug & Pay werkt eigenlijk vrij simpel. Na het instellen hoef je eigenlijk niets meer te doen en gaat alles automatisch*. Toch is het wel belangrijk om ervoor te zorgen dat je de instellingen zorgvuldig hebt doorlopen. Verkeerde instellingen kunnen zorgen voor fouten in je administratie en/of een mismatch tussen Plug & Pay en Paperdork. Loop al deze instellingen dus zorgvuldig door! We maken een onderscheid tussen instellingen in Plug & Pay zelf, en instellingen van de koppeling. Beide nemen we hieronder met je door.
* het kan tot 2 uur duren voordat je bestelling in Paperdork zichtbaar is. Daarnaast worden alleen betaalde bestellingen + automatische incasso’s doorgezet naar Paperdork. Dit om te voorkomen dat onafgeronde bestellingen ook in Paperdork worden gezet (we kunnen helaas geen orderstatus ophalen bij Plug & Pay).
Tip: Kom je er zelf niet uit hoe je alles goed instelt? Wij adviseren je om contact op te nemen met Lindsay Arts van SCHERP!. Lindsay helpt klanten om dit soort technische systemen goed in te richten en is goed bekend met zowel Plug & Pay als Paperdork.
Instellingen in Plug & Pay
Om de koppeling tussen Plug & Pay en Paperdork goed te laten werken is het belangrijk dat je een aantal instellingen goed controleert en/of instelt als je dat nog niet had gedaan.
add remove Productinstellingen
Bij Producten > [jouw product] > Algemeen kun je aangeven of het gaat om een fysiek product. Indien het gaat om goederen, dan is het belangrijk dat je dit aangevinkt hebt. Dit kenmerk is namelijk van belang voor het juist opstellen van buitenlandse facturen.
add remove Btw instellingen
Bij Instellingen > Btw is het belangrijk dat je alle instellingen goed hebt staan. Met name de instelling “Bij verkoop buiten de EU 0% btw rekenen” moet je in veel gevallen* inschakelen.
*LET OP: in de meeste gevallen reken je geen btw als je verkoopt buiten de Europese Unie. Maar: er zijn uitzonderingen. Als je bijvoorbeeld reguliere diensten (geen digitale diensten) levert naar particulieren buiten de EU moet je weer wel btw rekenen. Houd dit dus altijd heel goed in de gaten! Check voor de zekerheid de rekenhulp van de Belastingdienst voor goederen en/of diensten.
add remove E-mail instellingen
Bij Instellingen > E-mail instellingen kun je instellen wanneer je e-mails wilt versturen naar je klanten. Indien je alle mails (denk aan facturen en betaalherinneringen) vanuit Plug & Pay verstuurt dan kan het zijn dat deze ook nogmaals vanuit Paperdork worden verstuurd, en dat kan verwarrend zijn voor de klant. Als je dit wilt voorkomen kun je alle e-mail instellingen in Plug & Pay aanvinken. Hiermee voorkom je dat de klant vanuit Plug & Pay nog facturen en betaalherinneringen ontvangt. Deze verstuur je dan vanuit Paperdork. Let wel op: Paperdork heeft geen inzage in mislukte incasso’s, en zal daarvoor dan ook geen mails versturen.
Wil je liever dat Plug & Pay deze mails verstuurt? Zorg er dan voor dat je in de instellingen van de Paperdork koppeling mails niet laat versturen naar de klant, en zorg er daarnaast voor dat je Plug & Pay klanten geen betaalherinneringen verstuurt via Paperdork zolang ze nog op ‘onbetaald’ staan.
add remove Geavanceerde instellingen
Via Checkouts > [jouw check-out] > Geavanceerd kun je aantal instellingen wijzigen. Hierbij is het vooral belangrijk om de volgende instellingen te hanteren:
- “Bedrijfsnaam” als veld inschakelen. Hiermee kun je herkennen of het om een ondernemer gaat. In het buitenland gelden er voor ondernemers namelijk andere btw regels.
- “Geen btw verleggen” uitgevinkt laat staan. Indien je dit aanvinkt, worden buitenlandse facturen niet goed opgesteld.
- “Verberg het btw-id voor alle bestellingen” uitgevinkt te laten staan. Ook hiervoor geldt dat buitenlandse facturen niet goed worden aangemaakt als de instelling is aangevinkt.
add remove Alleen voor vrijgestelde ondernemers
Als je in de Kleineondernemersregeling (KOR) valt dan geldt dat je bent vrijgesteld van btw. In dat geval hef je dus geen btw op je producten of diensten. Zorg er daarom voor dat je dit goed verwerkt bij de btw-instellingen.
Ben je ook van plan om te verkopen naar het buitenland? Weet dat hier veel dingen bij komen kijken, en de KOR regeling dit extra complex maakt. Het gevolg kan ook zijn dat je de koppeling tussen Plug & Pay en Paperdork niet meer kunt gebruiken. Neem daarover contact op met je cijferbaas.
Instellingen koppeling
De Plug & Pay koppeling heeft de volgende instellingen.
add remove Bestellingen automatisch verwerken
Als je dit vinkje zet dan worden de bestellingen die worden gedaan automatisch doorgestuurd naar jouw Paperdork account. In principe heb je dit vinkje altijd aan staan als je wilt dat de koppeling actief is.
add remove Negeer €0 bestellingen
Als je deze instelling hebt ingeschakeld dan komen bestellingen met een waarde van €0 niet in je Paperdork administratie terecht. Dit kunnen bijvoorbeeld zogenaamde ‘freebies’ zijn. Voor de administratie hebben bestellingen van €0 geen effect, maar ze kunnen wel je kasboek en overzicht vervuilen.
add remove Factuur verzending
Bij deze instelling kun je aangeven of je wilt dat de factuur na de bestelling wordt verzonden. Je hebt de volgende 3 opties:
- Factuur aanmaken zonder versturen: deze optie zorgt ervoor dat de bestelgegevens met bijbehorende factuur netjes in Paperdork worden gezet, maar de factuur wordt niet verzonden naar de klant. Dit is aan te raden als jouw klanten allemaal particulieren zijn, aangezien het voor particulieren niet per se nodig is om een factuur te versturen. Mocht een klant achteraf alsnog vragen om de factuur, dan kun je deze downloaden en alsnog verzenden.
- Factuur versturen per e-mail: deze optie zorgt ervoor dat de factuur wordt aangemaakt en in Paperdork wordt gezet, en dat deze daarna ook wordt verzonden naar de klant.
add remove Vrijgesteld van btw
Schakel deze instelling alleen in als je bent vrijgesteld van btw. Zo worden je facturen op de juiste manier (zonder btw) in Paperdork verwerkt.
add remove Factuur template
Je selecteert hier de factuur template van Paperdork die je wilt gebruiken voor het versturen van mailtjes en facturen naar je klanten. Tip: het kan aan te raden zijn om een aparte factuur template te maken voor je Plug & Pay klanten. In de meeste gevallen zullen Plug & Pay klanten namelijk direct betalen. In dat geval zou het gek zijn als er in het mailtje wordt gevraagd om de factuur zo snel mogelijk te betalen (wat voor reguliere facturen buiten de webshop om vaak wel het geval is). Met een aparte factuur template voor je Plug & Pay klanten kun je ook andere e-mailteksten verwerken.
add remove Betaaltermijn
Vul hier de betaaltermijn in dagen in die je wilt hanteren voor de webshop. Voor de meeste betaalmethodes zal er direct betaald worden, en in dat geval wordt de betaaltermijn genegeerd. Maar deze is wel van toepassing voor bijvoorbeeld bestellingen met een handmatige bankoverschrijving. Ook voor een ingestelde incasso is dit van toepassing. In dat geval geeft de betaaltermijn een indicatie van wanneer het bedrag wordt afgeschreven.
Let op met andere apps
Hoewel de Paperdork koppeling in de meeste gevallen gewoon zal werken, kan het natuurlijk zo zijn dat er bepaalde plugins zijn die conflicten veroorzaken. We raden je in ieder geval aan om even te dubbelchecken welke plugins en integraties je voor Plug & Pay hebt geïnstalleerd. Met name plugins die van invloed zijn op je checkout en/of facturatieproces kunnen problemen veroorzaken.
Disclaimer
Let goed op dat deze koppelingen niet in alle gevallen geschikt is om te gebruiken. Met name in het buitenland gelden complexe btw regels die fouten kunnen veroorzaken. Houd rekening met het volgende:
- Deze koppeling is niet geschikt als jij digitale diensten levert buiten de Europese Unie. Dit is namelijk een uitzondering waarvoor de dienst belast is in het land van de afnemer. Het is voor deze uitzondering niet mogelijk om de factuur vanuit Paperdork juist op te stellen.
- Deze koppeling is niet geschikt als jij de MOSS regeling / One Stop Shop (éénloketsysteem) toepast. In dat geval moet je namelijk de btw percentages rekenen van het land van je klant. Dit vergt andere btw instellingen in Plug & Pay, die niet meer zomaar kunnen worden gematcht met het systeem van Paperdork.
Tot slot ben je altijd zelf verantwoordelijk voor jouw administratie, ook als je deze gaat automatiseren. Verkeerde instellingen in Plug & Pay en/of de instellingen van de koppeling kunnen zorgen voor fouten in je administratie. Monitor dus regelmatig of het automatiseren helemaal goed gaat. Met name voor aangiftes is het verstandig om te dubbelchecken of alle transacties goed zijn doorgekomen. En geef ons ook even een seintje als er iets niet werkt, zodat wij ook met je mee kunnen kijken 🙂
Troubleshoot
- Weet je zeker dat je alles goed hebt ingesteld volgens de beschrijving in dit artikel?
- Heb je de juiste API-sleutel ingevoerd bij Paperdork? Je moet niet de API-sleutel van de webhooks pagina hebben. Je vindt de juiste API-sleutel onder het menu Integraties > Ontwikkelaars.
- Is het een bestelling die al op de status ‘betaald’ staat? Alleen betaalde bestellingen (of automatische incasso’s) worden doorgezet naar Paperdork. Bij handmatige betalingen kan het zijn dat orders niet in Paperdork komen te staan (omdat het ordernummer niet aan de betaling gekoppeld is). Zulke bestellingen kun je handmatig toevoegen in Paperdork.
- Komt een buitenlandse betaling in Plug & Pay niet overeen met de factuur die is opgemaakt door Paperdork? Lees dan nog even goed het bovenstaande stukje over de btw instellingen en/of geavanceerde instellingen in Plug & Pay. Misschien dat daar iets niet helemaal goed stond ingesteld.
- Heb je de plugin even de tijd gegeven om zijn werk te doen? Er zit wat tijd tussen de bestelling en het verwerken van de transactie in Paperdork. Geef het een paar uurtjes de tijd.
- Heb je misschien andere plugins of integraties actief die conflicten kunnen veroorzaken? (denk aan plugins voor facturen, de check-out, nummering van bestellingen etc.)
- Nog steeds niet opgelost? Activeer de debug-modus en stuur ons een mailtje, zodat wij in de logs beter kunnen meekijken of we gekke foutmeldingen zien.