Nieuw: Paperdork webshop koppeling met Shopify

Via de Instellingen > Checkout is het belangrijk dat je hebt ingesteld dat klanten alleen kunnen afrekenen met hun e-mailadres. Shopify heeft ook de optie om klanten te laten afrekenen met een telefoonnummer, maar dat kan problemen geven voor het verzenden van een eventuele factuur. Neem de instellingen dus over van bovenstaande afbeelding.

Via de Instellingen > Checkout kun je bij de formulieropties een aantal dingen instellen. Standaard is de bedrijfsnaam verborgen. Het is aan te raden om deze op optioneel te zetten.

LET OP: Shopify kan btw-technisch gezien niet goed omgaan met bestellingen van bedrijven uit het buitenland. Op deze manier kun je eventuele bedrijfsmatige klanten herkennen en contact met ze opnemen hierover. Via Paperdork kun je in de meeste gevallen namelijk wel de juiste btw buitenland facturen aanmaken.

Via de Instellingen > Douanerechten en belastingen kun je aangeven hoe btw moet worden berekent. Zorg er altijd voor dat je btw-registratie goed is doorgegeven aan Shopify. Dit doe je door bij de Belastingregio’s achter de Europese Unie te klikken op ‘Beheren’. Via ‘Wijzig registratie’ pas je je instellingen aan. Voor de meeste Paperdork klanten is de middelste optie ‘Vrijstelling kleine onderneming’ van toepassing (dit is wat anders dan de KOR!). Bij de middelste optie gaan ze er vanuit dat je minder dan €10.000 aan omzet uit particulieren in andere EU-landen haalt. In het volgende scherm kun je je btw-nummer doorgeven. Als je dat goed hebt gedaan dan zou je in he overzicht moeten kunnen zien dat je btw heft in de Europese Unie (zie bovenstaande afbeelding).

LET OP: Zit jij (bijna) boven de grens van €10.000 omzet aan particulieren binnen de EU (buiten Nederland)? Dan is het belangrijk dat jij jouw instellingen weer wijzigt. Je moet er in dat geval voor kiezen om de btw van dat land te heffen of om de One Stop Shop-regeling toe te passen. Je kunt in dat geval de koppeling tussen Paperdork en Shopify niet meer gebruiken. Neem zo snel mogelijk contact op met je cijferbaas om te kijken wat dit voor jou betekent.

Via de Instellingen > Btw kun je aangeven hoe btw moet worden berekent. Hierbij is het belangrijk om altijd de instellingen ‘Alle prijzen zijn inclusief belasting‘ en ‘Btw heffen op verzendtarieven‘ aan te hebben staan. Met name die laatste is goed om te controleren, want deze staat standaard uitgeschakeld in Shopify. Je bent echter verplicht om btw te rekenen over je verzendkosten.

LET OP: de overige instellingen staat in principe standaard uit. Maar let op: niet voor elke verkoper is het toegestaan om deze vinkjes uit te laten staan. Dat is afhankelijk van het type goederen of diensten dat je levert en aan welke landen je dit verkoopt. Echter in dat geval kan het zo zijn dat je niet meer de Paperdork koppeling kunt gebruiken. Zie daarvoor ook de disclaimer onderaan deze pagina.

Het is in Shopify enigszins omslachtig om producten met verschillende btw percentages in te stellen. Verkoop je ook producten waarop een laag btw tarief zit? Dan is het belangrijk dat je dit goed instelt om ervoor te zorgen dat de facturen in Paperdork overeneenkomen met de btw die wordt berekend door Shopify. Standaard gaat Shopify uit van het hoge btw tarief van 21%. Als je bij bepaalde producten het lage btw tarief wilt toevoegen doe je dat als volgt:

• Maak één of meerdere producten aan zoals je dat gewend bent
• Creëer een nieuwe collectie speciaal voor producten met 9% btw. Kies als type collectie ‘Handmatig’ en kies vervolgens voor opslaan.
• Open opnieuw de collectie en voeg de producten met een laag btw tarief toe aan deze collectie.
• Ga vervolgens naar Instellingen > Btw > Europese Unie > Beheren.
• Kies onderin voor ‘Productoverschrijving toevoegen’.
• Filter de collectie eruit die je hebt aangemaakt voor jouw producten met een laag btw tarief. Vul daaronder het land in waarvoor het lage btw tarief geldt, bijvoorbeeld Nederland*, en voeg als belastingtarief het lage btw tarief van 9% toe.

* Let erop dat als je alleen bij Nederland het lage btw tarief instelt dat ook alleen naar Nederlandse klanten het lage btw tarief wordt berekent. Verzend jij ook naar andere landen? Dan moet je dus voor al deze landen een productoverschrijving toevoegen.

Als je in de Kleineondernemersregeling (KOR) valt dan geldt dat je bent vrijgesteld van btw. In dat geval hef je dus geen btw op je producten of diensten. Zorg er daarom voor dat bij al jouw producten het vinkje ‘Hef btw op dit product’ staat uitgeschakeld.

Ben je ook van plan om te verkopen naar het buitenland? Weet dat hier veel dingen bij komen kijken, en de KOR regeling dit extra complex maakt. Het gevolg kan ook zijn dat je de koppeling tussen Shopify en Paperdork niet meer kunt gebruiken. Neem daarover contact op met je cijferbaas.

Als je dit vinkje zet dan worden de bestellingen die worden gedaan automatisch doorgestuurd naar jouw Paperdork account. In principe heb je dit vinkje altijd aan staan als je wilt dat de koppeling actief is.

Als je deze instelling hebt ingeschakeld dan komen bestellingen met een waarde van €0 niet in je Paperdork administratie terecht. Dit kunnen bijvoorbeeld zogenaamde ‘freebies’ zijn. Voor de administratie hebben bestellingen van €0 geen effect, maar ze kunnen wel je kasboek en overzicht vervuilen.

Bij deze instelling kun je aangeven of je wilt dat de factuur na de bestelling wordt verzonden. Je hebt de volgende 3 opties:

• Factuur aanmaken zonder versturen: deze optie zorgt ervoor dat de bestelgegevens met bijbehorende factuur netjes in Paperdork worden gezet, maar de factuur wordt niet verzonden naar de klant. Dit is aan te raden als jouw klanten allemaal particulieren zijn, aangezien het voor particulieren niet per se nodig is om een factuur te versturen. Mocht een klant achteraf alsnog vragen om de factuur, dan kun je deze downloaden en alsnog verzenden.
• Factuur versturen per e-mail: deze optie zorgt ervoor dat de factuur wordt aangemaakt en in Paperdork wordt gezet, en dat deze daarna ook wordt verzonden naar de klant.

Schakel deze instelling alleen in als je bent vrijgesteld van btw. Zo worden je facturen op de juiste manier (zonder btw) in Paperdork verwerkt.

Je selecteert hier de factuur template van Paperdork die je wilt gebruiken voor het versturen van mailtjes en facturen naar je klanten. Tip: het kan aan te raden zijn om een aparte factuur template te maken voor je webshop klanten. In de meeste gevallen zullen webshop klanten namelijk direct betalen. In dat geval zou het gek zijn als er in het mailtje wordt gevraagd om de factuur zo snel mogelijk te betalen (wat voor reguliere facturen buiten de webshop om vaak wel het geval is). Met een aparte factuur template voor je webshop klanten kun je ook andere e-mailteksten verwerken.

Vul hier de betaaltermijn in dagen in die je wilt hanteren voor de webshop. Voor de meeste betaalmethodes zal er direct betaald worden, en is de betaaltermijn niet van toepassing. Maar deze is wel van toepassing voor bijvoorbeeld bestellingen met een handmatige bankoverschrijving.