Over Paperdork

Paperdork ontzorgt jou van de boekhouding! Je krijgt een vaste boekhouder die je aangiftes verzorgt, jouw advies geeft en aan wie je onbeperkt vragen kunt stellen. Én een innovatieve online boekhoudtool waarmee jij gemakkelijk je bonnetjes kunt inscannen, doelen kunt bijhouden en je resultaten kunt monitoren. Samen zijn wij een top team!

Telefoonnummer
+ 31 (0)30 237 8180

Socials

Shopify koppeling boekhouding | Boekhoudprogramma | Webshop koppelen

Nieuw: webshop koppeling met Shopify

Wil je jouw webshop gegevens graag automatisch in je administratie verwerken? Dat kan super makkelijk met onze Shopify koppeling! Met de Shopify koppeling koppel je snel jouw Shopify webshop aan je Paperdork account. Je kunt zelf instellen hoe je wilt dat de bestellingen in je administratie worden verwerkt. In dit artikel leggen we je precies uit hoe dat werkt.

Wat kun je allemaal automatiseren met de Shopify webshop koppeling?

Zodra de koppeling tussen jouw Shopify webshop en Paperdork is gelegd zijn er veel mogelijkheden om te automatiseren. Hieronder een aantal dingen die er mogelijk zijn:

  • Zet webshop bestellingen automatisch in je administratie
  • Verstuur automatisch Paperdork facturen naar je webshop klanten
  • Automatisch creditfacturen maken voor terugbetalingen
  • … en meer!

Installeer de webshop koppeling

Je kunt de Paperdork app voor Shopify vinden in de Shopify app store. Daar kun je de koppeling installeren voor jouw webshop. Bij de installatie wordt je automatisch doorverwezen naar de koppelingen pagina van Paperdork. Daar moet je inloggen met je account en eenmalig akkoord voor de koppeling geven. Vanuit de koppelingen pagina kun je ook al je instellingen regelen.

Hoe werkt de webshop koppeling?

De webshop koppeling werkt eigenlijk vrij simpel. Na het instellen hoef je eigenlijk niets meer te doen en gaat alles automatisch. Toch is het wel belangrijk om ervoor te zorgen dat je de instellingen zorgvuldig hebt doorlopen. Verkeerde instellingen kunnen zorgen voor een fouten in je administratie en/of een mismatch tussen Shopify en Paperdork. Loop al deze instellingen dus zorgvuldig door! We maken een onderscheid tussen instellingen in Shopify zelf, en instellingen van de koppeling. Beide nemen we hieronder met je door.

Tip: Kom je er zelf niet uit hoe je alles goed instelt? Wij adviseren je om contact op te nemen met Lindsay Arts van Get it together. Lindsay helpt klanten om dit soort technische systemen goed in te richten en is goed bekend met zowel Shopify als Paperdork.

Instellingen in Shopify

Om de koppeling tussen Shopify en Paperdork goed te laten werken is het belangrijk dat je een aantal instellingen goed controleert en/of instelt als je dat nog niet had gedaan.

add remove Alleen afrekenen via e-mail
Shopify Checkout instellingen | Shopify boekhoudkoppeling

Via de Instellingen > Checkout is het belangrijk dat je hebt ingesteld dat klanten alleen kunnen afrekenen met hun e-mailadres. Shopify heeft ook de optie om klanten te laten afrekenen met een telefoonnummer, maar dat kan problemen geven voor het verzenden van een eventuele factuur. Neem de instellingen dus over van bovenstaande afbeelding.

add remove Formulieropties
Shopify Formulieropties | Shopify koppeling boekhouding

Via de Instellingen > Checkout kun je bij de formulieropties een aantal dingen instellen. Standaard is de bedrijfsnaam verborgen. Het is aan te raden om deze op optioneel te zetten.

LET OP: Shopify kan btw-technisch gezien niet goed omgaan met bestellingen van bedrijven uit het buitenland. Op deze manier kun je eventuele bedrijfsmatige klanten herkennen en contact met ze opnemen hierover. Via Paperdork kun je in de meeste gevallen namelijk wel de juiste btw buitenland facturen aanmaken.

add remove Btw-registratie
Shopify btw registratie | Shopify koppeling

Via de Instellingen > Btw kun je aangeven hoe btw moet worden berekent. Zorg er altijd voor dat je btw-registratie goed is doorgegeven aan Shopify. Dit doe je door bij de Belastingregio’s achter de Europese Unie te klikken op ‘Beheren’. Via ‘Wijzig registratie’ pas je je instellingen aan. Voor de meeste Paperdork klanten is de middelste optie ‘Vrijstelling kleine onderneming’ van toepassing (dit is wat anders dan de KOR!). Bij de middelste optie gaan ze er vanuit dat je minder dan €10.000 aan omzet uit particulieren in andere EU-landen haalt. In het volgende scherm kun je je btw-nummer doorgeven.

 

LET OP: Zit jij (bijna) boven de grens van €10.000 omzet aan particulieren binnen de EU (buiten Nederland)? Dan is het belangrijk dat jij jouw instellingen weer wijzigt. Je moet er in dat geval voor kiezen om de btw van dat land te heffen of om de One Stop Shop-regeling toe te passen. Je kunt in dat geval de koppeling tussen Paperdork en Shopify niet meer gebruiken. Neem zo snel mogelijk contact op met je cijferbaas om te kijken wat dit voor jou betekent.

add remove Btw instellingen
Shopify btw instellingen | Shopify koppeling boekhouding

Via de Instellingen > Btw kun je aangeven hoe btw moet worden berekent. Hierbij is het belangrijk om altijd de instellingen ‘Alle prijzen zijn inclusief belasting‘ en ‘Btw heffen op verzendtarievenaan te hebben staan. Met name die laatste is goed om te controleren, want deze staat standaard uitgeschakeld in Shopify. Je bent echter verplicht om btw te rekenen over je verzendkosten.

 

LET OP: de overige instellingen staat in principe standaard uit. Maar let op: niet voor elke verkoper is het toegestaan om deze vinkjes uit te laten staan. Dat is afhankelijk van het type goederen of diensten dat je levert en aan welke landen je dit verkoopt. Echter in dat geval kan het zo zijn dat je niet meer de Paperdork koppeling kunt gebruiken. Zie daarvoor ook de disclaimer onderaan deze pagina.

add remove Producten met verschillende btw percentages
Shopify koppeling | Instellen laag btw tarief

Het is in Shopify enigszins omslachtig om producten met verschillende btw percentages in te stellen. Verkoop je ook producten waarop een laag btw tarief zit? Dan is het belangrijk dat je dit goed instelt om ervoor te zorgen dat de facturen in Paperdork overeneenkomen met de btw die wordt berekend door Shopify. Standaard gaat Shopify uit van het hoge btw tarief van 21%. Als je bij bepaalde producten het lage btw tarief wilt toevoegen doe je dat als volgt:

  • Maak één of meerdere producten aan zoals je dat gewend bent
  • Creëer een nieuwe collectie speciaal voor producten met 9% btw. Kies als type collectie ‘Handmatig’ en kies vervolgens voor opslaan.
  • Open opnieuw de collectie en voeg de producten met een laag btw tarief toe aan deze collectie.
  • Ga vervolgens naar Instellingen > Btw > Europese Unie > Beheren.
  • Kies onderin voor ‘Productoverschrijving toevoegen’.
  • Filter de collectie eruit die je hebt aangemaakt voor jouw producten met een laag btw tarief. Vul daaronder het land in waarvoor het lage btw tarief geldt, bijvoorbeeld Nederland*, en voeg als belastingtarief het lage btw tarief van 9% toe.

* Let erop dat als je alleen bij Nederland het lage btw tarief instelt dat ook alleen naar Nederlandse klanten het lage btw tarief wordt berekent. Verzend jij ook naar andere landen? Dan moet je dus voor al deze landen een productoverschrijving toevoegen.

add remove Alleen voor KOR ondernemers

Als je in de Kleineondernemersregeling (KOR) valt dan geldt dat je bent vrijgesteld van btw. In dat geval hef je dus geen btw op je producten of diensten. Zorg er daarom voor dat bij al jouw producten het vinkje ‘Hef btw op dit product’ staat uitgeschakeld.

 

Ben je ook van plan om te verkopen naar het buitenland? Weet dat hier veel dingen bij komen kijken, en de KOR regeling dit extra complex maakt. Het gevolg kan ook zijn dat je de koppeling tussen Shopify en Paperdork niet meer kunt gebruiken. Neem daarover contact op met je cijferbaas.

Instellingen koppeling

De Shopify koppeling heeft de volgende instellingen.

add remove Bestellingen automatisch verwerken

Als je dit vinkje zet dan worden de bestellingen die worden gedaan automatisch doorgestuurd naar jouw Paperdork account. In principe heb je dit vinkje altijd aan staan als je wilt dat de koppeling actief is.

add remove Factuur verzending

Bij deze instelling kun je aangeven of je wilt dat de factuur na de bestelling wordt verzonden. Je hebt de volgende 3 opties:

  • Factuur als concept: in dit geval wordt de factuur aangemaakt als concept in Paperdork en wordt er dus ook geen e-mail verzonden naar de klant. Je kunt er altijd nog voor kiezen om deze concept facturen vanuit Paperdork definitief te maken en alsnog te versturen. Let op: zolang facturen in concept worden opgeslagen worden deze inkomsten niet meegenomen in de aangiftes.
  • Factuur aanmaken zonder versturen: deze optie zorgt ervoor dat de bestelgegevens met bijbehorende factuur netjes in Paperdork worden gezet, maar de factuur wordt niet verzonden naar de klant. Dit is aan te raden als jouw klanten allemaal particulieren zijn, aangezien het voor particulieren niet per se nodig is om een factuur te versturen. Mocht een klant achteraf alsnog vragen om de factuur, dan kun je deze downloaden en alsnog verzenden.
  • Factuur versturen per e-mail: deze optie zorgt ervoor dat de factuur wordt aangemaakt en in Paperdork wordt gezet, en dat deze daarna ook wordt verzonden naar de klant.
add remove Maak automatisch creditfacturen voor terugbetalingen

Als dit vinkje staat ingeschakeld dan maak je automatisch creditfacturen voor terugbetalingen die je doet in je webshop. Als je hiermee te maken hebt dan is het verstandig om dit vinkje aan te zetten. Zo weet je zeker dat ook terugbetalingen in Paperdork worden verwerkt als negatieve omzet.

add remove Factuur template

Je selecteert hier de factuur template van Paperdork die je wilt gebruiken voor het versturen van mailtjes en facturen naar je klanten. Tip: het kan aan te raden zijn om een aparte factuur template te maken voor je webshop klanten. In de meeste gevallen zullen webshop klanten namelijk direct betalen. In dat geval zou het gek zijn als er in het mailtje wordt gevraagd om de factuur zo snel mogelijk te betalen (wat voor reguliere facturen buiten de webshop om vaak wel het geval is). Met een aparte factuur template voor je webshop klanten kun je ook andere e-mailteksten verwerken.

add remove Betaaltermijn

Vul hier de betaaltermijn in dagen in die je wilt hanteren voor de webshop. Voor de meeste betaalmethodes zal er direct betaald worden, en is de betaaltermijn niet van toepassing. Maar deze is wel van toepassing voor bijvoorbeeld bestellingen met een handmatige bankoverschrijving.

Let op met andere apps

Hoewel de Paperdork app met veel van je apps gewoon zal samenwerken, kan het natuurlijk zo zijn dat er bepaalde apps zijn die conflicten veroorzaken. We raden je in ieder geval aan om even te dubbelchecken welke apps je voor Shopify hebt geïnstalleerd. Met name apps die van invloed zijn op je checkout en/of facturatieproces kunnen problemen veroorzaken.

Disclaimer

Let goed op dat deze koppelingen niet in alle gevallen geschikt is om te gebruiken. Met name in het buitenland gelden complexe btw regels die fouten kunnen veroorzaken. Houd rekening met het volgende:

  • Shopify gaat er in principe altijd vanuit dat een bestelling wordt gedaan door een particulier. Dit kan een probleem zijn wanneer een bedrijf uit het buitenland iets bij jou wil inkopen. In dat geval gelden er namelijk andere btw regels, waar Shopify niet mee om kan gaan. In dat geval raden we je aan om de bestelling niet via Shopify te laten verlopen, maar de factuur rechtstreeks vanuit Paperdork te genereren.
  • Deze koppeling is niet geschikt als jij diensten of goederen levert buiten de Europese Unie. Shopify kan in zo’n geval niet altijd op correcte wijze de btw aanpassen, en dit kan zorgen voor fouten in je administratie of een mismatch met de Paperdork app. Ook in dit geval kun je overwegen om de order handmatig aan te maken en de factuur rechtstreeks vanuit Paperdork te regelen.
  • Deze koppeling is ook niet geschikt als jij de MOSS regeling / One Stop Shop (éénloketsysteem) toepast. In dat geval moet je namelijk de btw percentages rekenen van het land van je klant. Dit vergt andere instellingen in Shopify, die niet meer zomaar kunnen worden gematcht met het systeem van Paperdork.

Tot slot ben je altijd zelf verantwoordelijk voor jouw administratie, ook als je deze gaat automatiseren. Verkeerde instellingen in Shopify en/of de instellingen van de koppeling kunnen zorgen voor fouten in je administratie. Monitor dus regelmatig of het automatiseren helemaal goed gaat. En geef ons ook even een seintje, zodat wij ook met je mee kunnen kijken 🙂

Plaats reactie