8 tips voor een goede administratie

Start jij binnenkort je eigen onderneming en kijk je op tegen de administratie en boekhouding? In de praktijk zien wij dat veel ondernemers dit tot het laatste moment voor zich uitschuiven. Super zonde, want als je dit vanaf de start al direct regelt zul je zien dat je een groot voordeel hebt. Wij hebben 8 handige tips voor een goede administratie voor jou op een rij gezet.

Tip 1: houd je administratie regelmatig bij

Hou je administratie goed en regelmatig voor jezelf bij. Probeer jezelf aan te wennen dat je bonnetjes meteen verwerkt. Echt waar, dat scheelt je zoveel tijd. Je hoeft dan bij de btw-aangifte niet meer last minute uit te zoeken wat dat ene cryptische bonnetje of afschrift ook alweer was. Wij begrijpen dat je het als ondernemer druk hebt, maar bezorg je zelf geen last minute administratie stress. Plan indien nodig vaste momenten dat je aan je administratie werkt. Dan ben je iedere keer zo klaar!

Zit je bij Paperdork? Dan heeft het een extra voordeel om je administratie regelmatig bij te houden. Je cijferbaas kan daardoor sneller en uitvoeriger controleren. Daar leer je niet alleen van, het bespaart je ook fouten.

Tip 2: houd je gewerkte uren vanaf de start bij

Als ondernemer heb je recht op extra aftrekposten wanneer je voldoet aan het urencriterium van 1225 uur (per kalenderjaar). Niet iedere ondernemers beseft dit, maar dit kan je letterlijk duizenden euro’s aan belasting besparen. Zorg dat je elk gewerkte uur bijhoudt. Dat geldt niet alleen voor declarabele uren, maar voor alle tijd die je aan je bedrijf besteedt. Denk aan je administratie, de tijd die je besteedt aan marketing en (zakelijke) reistijd.

Tip: je kunt je uren heel gemakkelijk bijhouden in een boekhoudprogramma zoals Paperdork. Ook zijn er vele handige (gratis) apps voor.

Tip 3: vraag zoveel mogelijk om digitale facturen

Facturen per post of op papier kunnen makkelijk kwijtraken (of door de hond opgegeten worden 😉). Probeer je boekhouding vanaf de start zoveel mogelijk digitaal bij te houden. Niet alleen de facturen dus, ook de administratie zelf. Op die manier werk jij het meest efficiënt en kun je jouw facturen het snelst verwerken in je administratie.

Tip 4: investeer in een boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat noodzakelijke berekeningen automatisch gebeuren. Als je alle inkopen en verkopen hebt ingeboekt, berekent een boekhoudprogramma bijvoorbeeld automatisch de omzetbelasting die je over een maand, kwartaal of jaar moet betalen (of terug krijgt). Het werken met een boekhoudprogramma is wat ons betreft de belangrijkste tip voor een goede administratie. Je wilt daarna niet meer zonder, promised.

Bij Paperdork krijg je daarnaast een cijferbaas toegewezen, die je helpt bij jouw administratie en aangiften. Zie het zo: het geld wat je investeert kan je niet belastingvoordeel opleveren, het bespaart je ook fouten én wellicht veel stress.

Tip 5: laat je bonnen automatisch doorsturen

Werk jij al met een boekhoudprogramma? Bekijk dan of er een mogelijkheid is om je bonnen door te sturen. Bij Paperdork hebben we daarvoor de Dorkmail functie. Indien je bonnen automatisch kunt laten doorsturen bespaart dit je niet alleen tijd, het voorkomt ook dat je de bonnen vergeet in te voeren.

Tip 6: onderzoek mogelijke belastingvoordelen

Het onderzoeken van de mogelijke belastingvoordelen staat bij weinig ondernemers bovenaan de to do-lijst, maar veel ondernemers kunnen hier wel degelijk van profiteren. Denk bijvoorbeeld aan de Kleineondernemersregeling (KOR) of Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Het kan handig zijn om hierbij de hulp van een boekhouder in te schakelen. Aan de regelingen kleven vaak een aantal voorwaarden, en soms ook nadelen. Weet dus altijd wat je doet, en pas ze nooit zomaar toe!

Tip 7: uitstellen kost alleen maar geld

Betrap je jezelf erop dat je facturen of offertes eigenlijk veel te laat stuurt, omdat je er geen zin in hebt? Weet dan dat dit zal betekenen dat je minder snel je geld ontvangt. Wanneer je bijvoorbeeld te lang wacht met het sturen van een offerte naar een potentiële klant, is de kans groter dat zij een andere partij kiezen. Daarnaast is het ook van belang dat je alle belastingaangiftes op tijd indient en betaalt, om boetes te voorkomen.

Tip 8: bewaar je administratie minstens 7 jaar

De basisgegevens uit je administratie, zoals de inkomsten en uitgaven en bijbehorende gegevens van (openstaande) betalingen, moet je altijd 7 jaar bewaren. Dit wordt ook wel de bewaarplicht genoemd. De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is zelfs minimaal 10 jaar. Ook hier is het handig om je bonnetjes online in te scannen. Zo kun je ze niet zo makkelijk kwijtraken.

Nog meer tips voor een goede administratie? Bekijk dit artikel van de Belastingdienst eens.