Hoe weet je of een boekhouder ‘goed’ is?

De afgelopen tijd ging er blijkbaar iets niet helemaal lekker in boekhoudland. De één na de andere nieuwe klant meldde zich bij ons met bizarre verhalen over hun vorige boekhouder. De vorige boekhouders reageerden pas na wekenlang op vragen, konden niets uitleggen in begrijpelijke taal, vergaten om aangiftes te doen, deden aangiftes compleet verkeerd, pleegden opzettelijk fraude of waren zelfs ineens van de aardbodem verdwenen. Slechts een greep uit de verhalen die wij de afgelopen weken voorbij hebben zien komen. Voor al deze ondernemers geldt dat we het inmiddels (gelukkig) allemaal weer recht hebben kunnen zetten. Maar deze verhalen hebben ons ook wel even aan het denken gezet. Je vertrouwt er namelijk op dat een boekhouder verstand heeft van deze zaken en dat de belastingzaken netjes voor je geregeld worden. Nou, niet altijd dus. Maar hoe weet je dan of een boekhouder goed is?

Vraag door naar kennis en ervaring

Wist je dat praktisch iedereen zich een boekhouder kan noemen? In tegenstelling tot een accountant is een boekhouder geen beschermde titel. Het is dus erg belangrijk dat je informeert naar de kennis en ervaring van de boekhouder. Heeft diegene een relevante opleiding gevolgd? Op welk niveau heeft deze persoon een opleiding gevolgd? Wat is de ervaring van de boekhouder? En dan bedoelen we niet alleen de ervaring in jaren, maar ook de ervaring met jouw type business. Is de boekhouder bijvoorbeeld bekend met een online business, met webshops, of met inkopen en verkopen in het buitenland? Bedenk wat voor jou van toepassing is en informeer in hoeverre dit nieuw is voor je boekhouder.

Check reviews van klanten

Om erachter te komen of een boekhouder goed is kun je ook op zoek gaan naar reviews en ervaringen van andere ondernemers. Maar wees hierbij ook kritisch. Tegenwoordig bestaan er hele bedrijven voor het verhandelen van nep reviews. Denk dus even twee keer na als een boekhouder honderden heel positieve reviews heeft. Kijk desnoods of je in contact kunt komen met een van de klanten en check daar of de boekhouder zijn werk goed doet. Google reviews geeft over het algemeen een goed beeld, en soms kun je ook op social media wat dingen vinden die over een boekhouder geschreven zijn.

Bespreek wederzijdse verwachtingen

De meest gehoorde klacht van vorige boekhouders is toch wel dat ze ontzettend laat reageren. En dat áls ze dan reageren het in zulke moeilijke taal is dat je alsnog niet begrijpt wat je moet doen. Bespreek dus van tevoren al wat je van je boekhouder kunt verwachten. Hoe kun je hem of haar bereiken en wat vind jij prettig? (per e-mail, telefonisch, in real life, per whatsapp etc.) Wanneer mag je hem of haar benaderen? En binnen hoeveel dagen kun jij een antwoord verwachten? Het liefst heb je dit zwart op wit staan, zodat je er eventueel naar terug kunt verwijzen. Let er ook op dat een boekhouder andersom ook van jou mag verwachten dat jij je zaken op orde hebt en op tijd je spullen kunt aanleveren. Boekhouders hebben het over het algemeen ontzettend druk in aangifteperiodes. Je kunt dus zelf ook niet verwachten dat iets op tijd wordt ingeleverd als jij 1 dag voor de deadline pas jouw gegevens inlevert.

Gebruik je gezonde verstand

Als een boekhouder iets zegt dat te mooi is om waar te zijn, dan is het dat meestal ook. Houd in je achterhoofd dat je in principe alleen de echt zakelijke kosten in je aangiftes mag verwerken. Als een boekhouder dus zegt dat je de complete huur van je woning op de zaak mag zetten omdat je een kantoortje op zolder hebt – ja lieve mensen, deze hebben we serieus meegemaakt – dan klopt er waarschijnlijk iets niet. Gebruik dus je gezonde verstand en Google het bij twijfel ook even zelf. Maar pas ook daar op: er zijn websites die compleet verkeerde informatie geven. Het liefst check je het dus even op de website van de Belastingdienst.

Check of de boekhouder een beconnummer heeft en hoe diegene aangiftes doet

Een professionele boekhouder zal over het algemeen beschikken over een beconnummer. Met een beconnummer staat een boekhouder namelijk ook bij de Belastingdienst op die manier geregistreerd. Beconnummers worden over het algemeen meegestuurd met een aangifte. Als er dan vanuit de Belastingdienst een vraag is over je aangifte dan kunnen ze op die manier ook direct contact zoeken met de boekhouder. Vraag ook na op welke manier een boekhouder je aangifte doet. Een boekhouder die professioneel te werk gaat doet dit bijvoorbeeld via aangiftesoftware. In elk geval niet via jouw persoonlijke DigiD code. Op die manier lijkt het namelijk alsof de aangifte door jou persoonlijk is ingediend en kun je nergens aantonen dat iemand anders dit voor je heeft gedaan.

Check je aangifte altijd zelf, je bent zelf verantwoordelijk!

Laat nooit een aangifte de deur uitgaan waar je niet eerst zelf naar gekeken hebt. Uiteindelijk blijf jij er namelijk altijd zelf verantwoordelijk voor. In Nederland is het zo geregeld dat geen enkele boekhouder of accountant deze verantwoordelijkheid van je kan overnemen. Is dit jou toch verteld? Dan is het een valse belofte.

Maar, hoe doe je dat dan? Zo’n aangifte bekijken? Je vertrouwt immers de boekhouder en hebt er zelf maar weinig verstand van. Ook dan zijn er een aantal dingen waar je wel degelijk naar kunt kijken. Allereerst kun je een check doen op compleetheid. Denk bijvoorbeeld aan: inkomsten uit je onderneming, eventuele inkomsten uit loondienst, een eigen huis, je vermogen: zie je dit allemaal terug in je aangifte? Daarnaast kun je een check doen of de uitkomst van je aangifte enigszins overeen komt met wat de rekenhulp aangeeft. Met de rekenhulp kun je een schatting maken van wat je opzij moet zetten voor de inkomstenbelasting. In de daadwerkelijke aangifte komen nog veel meer onderdelen aan bod, waardoor het kan zijn dat het werkelijke bedrag afwijkt. Maar als de uitkomst van je aangifte echt grote afwijkingen heeft, dan is het verstandig om na te gaan of dit wel klopt.